Balance de Sumas y Saldos

Balance de Sumas y Saldos

Con motivo del lanzamiento de nuestro tercer vídeo explicativo del Modelo de Informe de Asesorías o MESP_001 (https://youtu.be/PLLMLVF3jUM), queremos mencionar algunas características acerca de la importancia del Balance de Sumas y Saldos.

El Balance de Sumas y Saldos (BAL_SS de ahora en adelante) no es un documento contable sin importancia, ya que se debe, al menos, realizar un BAL_SS de forma trimestral siendo una información a incluir en la legalización de los libros en el Registro Mercantil. También se le conoce como Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, ya que nos permite comprobar si la contabilidad se encuentra cuadrada, es decir, todos los movimientos al debe suman el mismo importe que todos los movimientos al haber.

El BAL_SS refleja el resumen de todos los movimientos del libro diario a través del libro mayor, es decir, todas las cuentas contables que se encuentren abiertas en el libro mayor deben verse reflejadas (agrupadas o individualmente) en el mismo. La información a mostrar es el saldo acumulado al debe (suma de cargos), el saldo acumulado al haber (suma de abonos) y saldo de la cuenta.

De esta forma el usuario contable es capaz mediante un simple vistazo de comprobar si la contabilidad contiene algún tipo de descuadre, ya que, si la suma del debe no es igual a la suma del haber, o si la suma de todos los saldos de las cuentas no es 0, sabrá que existe algún asiento descuadrado. Siendo esta uno de sus principales usos, en nuestro Modelo de Informe de Asesorías hemos querido incluir todas las facilidades para ayudar al analista en esta labor de comprobación. 

De forma predeterminada MESP_001 muestra las cuentas agrupadas a nivel 3 en dos grandes grupos de columnas. Como hemos mencionado previamente, vemos que tenemos las sumas del debe, del haber y el saldo en distintas columnas, aunque de forma duplicada. En el primer grupo, encabezado con “Periodo” obtenemos la información referida SOLO al mes que hayamos seleccionado en nuestra portada u hoja “Interface”, y en el segundo grupo observamos los datos acumulados hasta el mes seleccionado. De esta manera el usuario contable dispondrá de mayor información para poder tomar sus propias conclusiones.

Para comprobar si existen descuadres, al final de la tabla tenemos una fila con los totales, que nos servirán para comprobar si la información contable se encuentra “saldada”.

En AM Consultores entendemos que dos empresas nunca son iguales y que depende de múltiples factores el uso que se le dé a cada herramienta, por ello hemos querido dar distintas opciones pudiendo elegir entre mostrar el BAL_SS a nivel 3, a nivel 4 y a nivel máximo. De esta manera, el encargado de revisar la información podrá adaptar la misma a su gusto o necesidad dependiendo de la empresa a analizar.

Esperamos que nuestra hoja de BAL_SS de nuestro Modelo de Informe de Asesorías o MESP_001 les pueda resultar útil y se animen a probar nuestras herramientas de productividad. Este es solo una de las múltiples características que nuestros modelos MESP pueden ofrecerle.

MIGRACIÓN CONTABLE A CONTAPLUS – LA IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE IVA

A lo largo de la vida de un contable, que es a su vez usuario de ContaPlus, es probable que tenga que enfrentarse en algún momento al hecho de tener que incorporar una contabilidad ya hecha o iniciada en otro sistema contable. Si alguien que está leyendo este artículo ya se ha visto en esta tesitura, sabrá que ContaPlus ofrece un sistema de importación NADA intuitivo y muy restrictivo.

Es por esta razón que AM Consultores, allá por el año 2012, desarrolló y lanzó al mercado MESP (Módulo Excel Sistema de Productividad) facilitando la incorporación de asientos contables desde una hoja de cálculo Excel a ContaPlus. Es cierto que, en el mercado, existen otras herramientas que ofrecen utilidades parecidas para abordar esta problemática; pero también es cierto, que casi ninguna de ellas (por no decir ninguna) te ofrecen la posibilidad de incorporar de forma independiente, sin ayuda de un consultor, la información contable y mantener los libros de IVA en ContaPlus tras el proceso. Y es este el objeto principal de este artículo.

Tras muchos años trabajando con el paquete PymePlus de SAGE, hemos identificado que datos son los que ContaPlus necesita para poder mantener los registros de IVA en orden, mas allá de la fecha, la subcuenta, el importe del debe y del haber y el concepto. Estos datos son el número de la factura, el tipo de IVA (0, 4, 10 o 21), la base imponible asociada al importe de IVA, la fecha de operación y fecha de expedición si fueran éstas diferentes de la fecha contable, el NIF del tercero y su nombre. Si disponemos de esta información y de nuestra herramienta de productividad favorita, MESP, tendremos los elementos necesarios para poder trabajar con la contabilidad recibida en muy poco tiempo y con la seguridad de mantener los datos relevantes en su sitio.

Recientemente, en nuestro canal de YouTube hemos lanzado un vídeo explicando como podemos realizar esta incorporación a ContaPlus desde una hoja Excel (https://www.youtube.com/watch? v=PecC4XVhxIE). En este vídeo explicamos el proceso para mantener los libros de IVA de las operaciones interiores, en caso de que necesites incorporar información con operaciones intracomunitarias, retenciones etc., será necesario una explicación más profunda. Con las herramientas que proporciona MESP en su paquete básico, podrá investigar como ContaPlus realiza los asientos y aprender para realizar importaciones de asientos de una mayor calidad. Nuestros modelos de “Estructura de archivos ContaPlus/FacturaPlus” (MESP_000) y “Listados de Diario de ContaPlus” (MESP_150) de forma combinada, le darán las claves para incorporar la información con todo lujo de detalles. Póngase en contacto con nosotros (https://www.allegmusic.com/contacto) y le informaremos sin ningún compromiso de esta utilidad y de muchas otras que pueden ser de su interés.

Por todo lo expuesto, podemos concluir que el sistema que se desarrolló en MESP, y que hemos ido mejorando a lo largo de los 7 años de su existencia, le va a permitir ser independiente, incorporar la información desde Excel (el botón más extendido y usado en todos los programas informáticos es el de “Exportar a Excel”) y poder mantener los libros de IVA tras la migración contable a ContaPlus.

MESP 5.0

Por fin. Tras mucho trabajo y esfuerzo hemos conseguido lanzar la nueva versión de nuestra herramienta de productividad, MESP. Hemos conseguido mejorar muchos aspectos del funcionamiento interno de la herramienta así como arreglar algunos "bugs" que se podían producir en situaciones concretas. La mejora más evidente es que hemos eliminado la barrera de las versiones de Office de 64 bits, antes MESP no funcionaba en dichas instalaciones provocando que muchos usuarios se vieran obligados a realizar una reinstalación del paquete de Microsoft para poder disfrutar de MESP.

También hemos implementado mejoras a distintos modelos, ya muy demandados, como la posibilidad de añadir facturas emitidas de arrendamiento o la adaptación al SII de nuestro modelo de exportación de facturas a Contaplus o modelo MESP_190. (Cierto, los anteriores usuarios de MESP notarán que hemos cambiado la numeración de los modelos), o también el Estado de Origen y Aplicación de Fondos en el modelo MESP_020.

La exportación de asientos a Contaplus, elemento básico de MESP y por lo que muchos usuarios lo han conocido, se ha visto mejorada tanto en su eficiencia como en su rapidez, llegando a realizar una exportación de 6423 apuntes (o 2131 asientos) en apenas 31 segundos, lo que permite observar desde otro prisma las migraciones contables que tanta frustración provocaban.

Como conclusión exponer que esperamos que tanto esfuerzo invertido tras numerosas horas de trabajo junto a las recomendaciones de nuestros clientes, sea de utilidad para todos los usuarios que se animen a probarlo.

Factura con retención FACTURAPLUS

Tras muchos años de experiencia en el uso de Facturaplus (el software de gestión del grupo SP) se nos han presentado distintas situaciones a las que hemos tenido que enfrentarnos y resolver de forma poco convencional. Una de estas situaciones es la recepción de facturas, por parte de uno de nuestros proveedores, en las que se aplica una retención, en este caso, de arrendamientos.

La peculiaridad de este caso es que en la misma factura existe más de un concepto, uno por el propio alquiler y otro por los gastos de suministros. Esto supone que el concepto por el arrendamiento tiene aplicado una retención, pero el de los suministros no la tiene, solo se le aplica el IVA de igual forma que al arrendamiento.

Facturaplus no permite incluir en la misma factura conceptos que tengan retención y conceptos que no la tengan. Tras una lectura de varios artículos y foros que hemos encontrado en Internet, nos hemos topado con varias soluciones “a medias” que no nos han terminado de convencer (separar la factura en dos, una con retención y otra con los demás conceptos). Por ello nos gustaría compartir el método que desde AM Consultores aplicamos.

Gracias al desarrollo de nuestra herramienta de productividad MESP y al continuo contacto con nuestros clientes, hemos podido aprender cómo almacena la información internamente tanto Facturaplus como Contaplus, esto nos ha permitido abordar el problema descrito y solucionarlo de manera efectiva. Se ha de tener en cuenta que lo que describimos a continuación está basado en nuestra experiencia y que no se deben realizar las acciones aquí expuestas si no se está muy seguro de lo que se está haciendo (recomendamos realizar una copia de seguridad previa para poder volver al estado anterior en el peor de los casos).

Para abordar el problema es necesario entrar a Facturaplus por “la puerta falsa”, como nosotros lo llamamos. Pero previamente nos gustaría describir como se configura Facturaplus para la aplicación de retención tanto en facturas emitidas como en facturas recibidas. En las facturas emitidas debemos acceder a la sección Útil->Entorno del Sistema->Personalización y una vez aquí dentro dirigirnos a la pestaña Val. Defecto, donde podremos indicar la serie a la que queremos aplicar el % de retención correspondiente de forma automática. 

En cuanto a las facturas recibidas, el acceso a la configuración es distinto, ya que debemos acceder al proveedor en concreto y dirigirnos a la pestaña de Facturas, en donde le indicaremos el % de retención en la serie de facturas que nos interese.

Una vez recordado como configuramos Facturaplus para aplicar las retenciones a las facturas y habiendo creado la factura en cuestión, volvemos con el llamado acceso por “la puerta falsa”. Tanto Contaplus como Facturaplus se sitúan bajo la misma carpeta de archivos “GrupoSP”, en donde podemos encontrar la carpeta de cada aplicación, en este caso “Fact2013 “. Una vez dentro encontramos, entre otras carpetas, una por cada empresa creada en Facturaplus que comienza por “DBF” y el código que se le haya asignado en la creación de la misma, por ejemplo “DBF01”. Es dentro de esta carpeta donde reside la información sensible de los clientes, proveedores, facturas, artículos, etc. Esta información está organizada mediante tablas libres de datos con extensión “.dbf”, que necesitan de un software lector para poder explorar la información en su interior, el cual ha de ser compatible con bases de datos de FoxPro.

En cuanto a las facturas emitidas debemos abrir la tabla “FaccliT.dbf” y encontrar nuestra factura mediante los campos “cserie” y “nnumfac”. Una vez en el registro correspondiente, debemos cambiar los siguientes campos, “ntotfac” y “ntotfacd” para introducir el total real de la factura, y los campos “ntotirpf” y “ntotirpfd” para introducir el total real de la retención. También debemos acceder a la tabla “Recibos.dbf” y cambiar el campo “nimporte” del registro de nuestra factura (encontrándolo de la misma manera que en la tabla anterior).

Para el caso de las facturas recibidas el proceso es exactamente igual, pero con las siguientes tablas: “FacProT.dbf” y “RecibosP”. Los campos a cambiar son los mismos que ya hemos explicado anteriormente.

Es necesario señalar que se cambian estas dos tablas ya que Facturaplus al crear una factura genera de forma automática un recibo por la misma, por lo que hay que cambiar el valor dicho recibo asociado al cambiar el valor de la factura que en su caso lo originó.

Para terminar, advertir que realizar este proceso es delicado y no lo recomendamos si uno no está 100% seguro y no se ha realizado una copia de seguridad previa. Tras este proceso recomendamos realizar el proceso de Facturaplus “Organización de ficheros” en la pestaña “Útil”. También indicar que estos pasos pueden no provocar el resultado esperado si Sage decidiera cambiar el funcionamiento interno del programa.

Esperamos poder ayudarle pronto en la gestión de su PYME.

Como siempre, un cordial saludo desde AM Consultores. 

Inteligencia del negocio en autoservicio

Hace más de dos años publicaba en este blog el artículo “¿Business Intelligence para Pymes?” probablemente sin entender que el concepto de “Inteligencia del negocio” estaba a efectos prácticos (y probablemente sigue) restringido a grandes organizaciones.

Abogaba por el uso de Excel como herramienta de análisis que permitiera convertir los datos en información útil para la gestión del negocio, sin importar la dimensión de éste.

Cuando se publicó ese artículo, era reciente el lanzamiento por parte de Microsoft de “PowerPivot”, un complemento para Excel que pone al alcance de TODOS el análisis de la información empresarial.

Contabilización automática en Contaplus

En otras entradas de este blog hemos hecho referencia a la importación de asientos en Contaplus, lo que en algunos foros se denomina CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA.

Como los usuarios saben, Contaplus permite importar y exportar asientos mediante unos archivos “puente”, que según la documentación del programa, pueden ser “ASCII” o “Xbase”.

Los archivos puente

ASCII. Para el usuario medio, no informático, esto no es realmente muy útil. “ASCII” es el acrónimo de American Standard Code for Information Interchange — Código Estándar Estadounidense para el Intercambio de Información, como una rápida consulta por internet puede aclarar. Pero lo importante es que se trata de simples “archivos de texto”, que es posible crear con el bloc de notas de Windows.

xBase. Este término se acuñó para agrupar a las tablas de datos que se basan en un sistema de almacenamiento y un lenguaje de programación orientado al manejo de datos denominado “dBase”. Es curioso que la primera versión comercial recibiera el nombre de dBase II, para promover la idea de que era un producto experimentado. En 1985 se lanzó Contaplus como programa de contabilidad para el PC, a precio accesible y disponible en kioscos, y tuvo un enorme éxito. Contaplus almacenaba (y almacena hasta hoy) los datos en tablas de tipo dBase III, que se había lanzado en julio de 1984.

En resumen, para utilizar la IMPORTACIÓN de datos de Contaplus, es necesario generar los registros correspondientes a cada apunte en uno de esos formatos. En la ayuda de versión de 2012 que utilizo actualmente, se incluye una “Estructura XBase del Fichero de Traspaso” que habría que generar, así como algunas indicaciones valiosas e información sobre cómo incluir datos de las subcuentas que aparezcan en los asientos a importar, y que no existan aún en Contaplus.

La solución MESP

Con nuestra aplicación MESP (Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP), a la que venimos refiriéndonos en este blog, establecemos una conexión DIRECTA entre Excel y Contaplus, es decir, no se generan archivos “puente”.

El usuario medio de Contaplus tiende a ser también usuario de Excel, y no está realmente interesado en la estructura de los archivos ni en cómo generarlos. A veces dispone de los asientos en Excel porque su programa de facturación puede generarlos, otras veces porque la facturación en sí ya se hace en Excel, o por multitud de otros motivos. El caso es que las referencias a celdas de Excel son familiares para la gran mayoría de usuarios de Contaplus.

El proceso se realiza paso a paso: 

1)      Indicar la hoja Excel donde están los datos (esta hoja se abre, y se muestra al usuario), así como seleccionar la “empresa Contaplus” de destino.

2)      Indicar a qué información (campos) corresponde cada columna de datos en Excel. Esto se hace gráficamente mediante el ratón, o automáticamente si los encabezados de las columnas coinciden con los nombres de los campos.

    3)      Comprobar la validez de los datos. Si se encuentran errores, es posible corregirlos directamente sobre la hoja de origen sin cancelar el proceso. Si los errores consisten en que faltan subcuentas en Contaplus, es posible generar dichas subcuentas automáticamente.

4)      Realizar la exportación.

Al terminar el proceso los datos están integrados en Contaplus a todos los efectos, y disponibles inmediatamente.

Contabilización de datos bancarios

MESP incluye un modelo Excel para la conciliación electrónica de bancos, que completa las funciones de banca electrónica de Contaplus. Este modelo permite realizar punteos automáticos entre el diario y los movimientos descargados en formato AEB 43 (o CSB 43 como se les conocía anteriormente), de manera mucho más intuitiva, rápida y precisa.

Sin embargo, muchos de los usuarios de MESP y Contaplus utilizan los movimientos descargados en dicho formato, no sólo para conciliar la cuenta bancaria, sino para contabilizar los movimientos. Para ofrecer una solución fiable y eficaz a esta necesidad, nuestra nueva versión de MESP incluye la posibilidad de realizar asientos automáticos en Contaplus a partir de los datos del banco.

A nosotros nos gusta más denominarla contabilización “semiautomática”, porque se realiza siempre bajo la supervisión del usuario. Aunque MESP propone la contrapartida del cargo o abono del banco, es el usuario quien decide a qué subcuenta deberá ir finalmente. Respecto del concepto, es posible utilizar la información que incluye el banco en el archivo, modificarlo o sustituirlo.

Como en la utilidad general de exportación desde Excel a Contaplus, no se utilizan archivos “puente”, y una vez realizada esta exportación los asientos quedan incorporados a Contaplus y disponibles inmediatamente.

Gestión de cobros y pagos
Los usuarios de Facturaplus generalmente realizan la gestión de cobros de clientes y pagos a proveedores a través de esta aplicación, mediante los “recibos”, que es como Facturaplus denomina cualquier derecho de cobro u obligación de pago derivada respectivamente de facturas de venta o de compra.

MESP incluye un modelo para la gestión integrada de cuentas a cobrar (clientes), y otro simétrico para la de cuenta a pagar (proveedores). Lo interesante de la gestión de cuentas a cobrar desde MESP, es que está integrado con Facturaplus y Contaplus, y añade un buen número de funciones de las que carecen esas aplicaciones.

MESP convierte a Facturaplus en un sistema completo de gestión de cuentas a cobrar, incluyendo control de gestiones, mensajes-recordatorio, envío de emails a clientes, tratamiento de cobros parciales, etc.

En cuanto a la contabilización automática, que es lo que nos ocupa en esta entrada, MESP puede generar automáticamente los asientos correspondientes a cobros, devoluciones o compensaciones de deudas de clientes, actualizando los datos simultáneamente en Facturaplus y Contaplus.

Según nuestra experiencia, mantener sincronizada la información de clientes en Facturaplus con la de Contaplus, suele constituir un desafío para la mayoría de los usuarios de ambas aplicaciones. MESP se constituye en una valiosa ayuda para garantizar esta sincronización.

Conclusiones

MESP es una aplicación hecha por profesionales de la administración de empresas, PARA profesionales de la misma área. Con frecuencia las aplicaciones se mueven en ese terreno arenoso entre los usuarios que expresan sus necesidades y los informáticos que desarrollan los programas.

Con frecuencia, los proyectos de desarrollo informático se parecen a la versión caricaturizada que puede verse en http://www.projectcartoon.com/cartoon/28.

Sin embargo, mediante MESP el profesional de la contabilidad puede moverse en “terreno conocido” y realizar procesos de contabilización automática de forma perfectamente controlada, con herramientas que también conoce. Aumentará su productividad, su eficiencia y su eficacia, tres objetivos CLAVE siempre, y especialmente en el contexto actual de la PYME.

Saludos,

Rafael