GENERAR INFORMES EN MS WORD INCORPORANDO DE FORMA AUTOMÁTICA DATOS
CONTABLES Y DE GESTIÓN A TRAVÉS DE MESP.
En este Blog hemos analizado las distintas posibilidades que
ofrece MESP, junto con Microsoft Excel, para facilitar la introducción de
información contable en ContaPlus.
En esta ocasión pasamos a la fase de generación de informes para su análisis. En numerosas
ocasiones debemos organizar la información contable (ya introducida) para su análisis,
por ejemplo, al elaborar la memoria de las CCAA (Cuentas Anuales) o un informe
a la dirección. En cualquiera de los casos, la información sobre la que se
trabaja ya está en su Sistema de Información Contable (ContaPlus, A2, Contasol,
etc.), por lo que preparar estos informes no debería llevar demasiado tiempo.
La realidad es que la generación de informes suele llevar
más tiempo del deseado y al utilizar técnicas de “copia-pega”, no está exenta
de errores. Es por esto que desde la versión de MESP 4.20 hemos introducido la
“Conexión Word”.
La “Conexión Word” de MESP aprovecha toda la capacidad de
los distintos modelos MESP, las funciones de acceso a datos (de MESP) y los
nombres de rangos de Excel para ofrecer una enorme fiabilidad y rapidez al
usuario. Esto se traduce en mayor
productividad: disponer de más tiempo para el análisis de la información y utilizar
mucho menos en la generación de informes y corrección de errores.
Mediante la utilización de marcadores en el documento Word podemos incorporar automáticamente la información ya contenida en nuestros
documentos Excel, sean estos modelos MESP u otros creados desde cero.
En este artículo vamos a explicar cómo crear un informe de
pérdidas y ganancias que usa las funciones de acceso a datos de ContaPlus de MESP.
Para poder entender su funcionamiento de forma completa, este artículo se
complementa con un vídeo donde se va a comprobar el paso a paso de este proceso.
https://www.youtube.com/watch? v=EiI2T3WCqxQ
Pulsando en “Trabajar con plantilla Word” MESP detecta si
tenemos una instancia de Word abierta y nos recomienda cerrarla, pero lo
importante es si queremos trabajar con una plantilla
de informe ya creada o trabajar desde cero con una nueva. En nuestro caso
vamos a comenzar con una nueva para comprobar cómo se realiza.
Una vez que se comienza a trabajar sobre el documento el
aspecto será parecido al de la imagen de más abajo. Tendremos los nombres de
rango de la hoja Excel a la izquierda y la hoja/plantilla Word a la derecha.
A medida que escribimos el texto de nuestro informe y
queremos incluir los datos, no necesariamente cifras, deberemos situar el
cursor en el nombre de la hoja Excel y pulsar “Poner Marca”.
Como podemos ver, MESP coloca el nombre de rango en el lugar
donde estuviera el cursor en el documento Word por última vez. A medida que
creamos la plantilla vamos rellenando los datos de los que disponemos generando
nuestra plantilla de forma personalizada. Si vemos que existe el dato en la
hoja Excel, pero no le hemos asignado un nombre, debemos guardar la plantilla y
asignar los nombres que creamos oportunos. Si volvemos a comenzar a trabajar
con una plantilla, pero queremos seguir construyendo una anterior deberemos pulsar
en “Abrir” en esta ocasión.
Una vez guardada la plantilla, ahora queremos automatizar el
proceso de generación del informe para esta empresa y todas las demás. Volvemos
a nuestra hoja de cálculo donde tenemos los datos que queremos “conectar” con nuestra
plantilla y pulsamos de nuevo “Conexión WORD” para ir ahora a “Generar WORD”.
Tenemos que elegir el modelo de informe o plantilla que
hemos generado, momento en el cuál MESP nos mostrará las coincidencias de los
nombres en nuestra hoja de cálculo y de los marcadores de nuestro documento
Word.
Una vez confirmemos la generación del informe, MESP generará
automáticamente el informe insertando en el lugar de los marcadores los datos
asociados en los nombres de rangos de la hoja de cálculo desde la que estamos
generando el informe.
En nuestro ejemplo, el resultado es el siguiente.
El lector ya habrá comenzado a imaginar las situaciones en
las que poder aplicar la conexión Word de MESP. En la siguiente dirección de
nuestra página web https://www.allegmusic.com/archivos-excel-demostrativos
podrá descargarse la cuenta de pérdidas y ganancias y la plantilla del informe
que hemos usado en este artículo. AM Consultores le anima a descargarse la
versión gratuita de MESP https://www.allegmusic.com/descargar-mesp
para comprobar de primera mano las posibilidades de esta utilidad. Si desea más
información póngase en contacto con nosotros mediante correo electrónico en la
siguiente dirección de correo conexionword@allegmusic.com.
