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Bienvenido a "Excel y Contaplus", un blog para explorar cómo es posible aumentar la utilidad de ContaPlus, FacturaPlus y ahora Sage 50, mediante un buen uso de características de Excel que habitualmente no se enseñan en las academias.

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jueves, 22 de noviembre de 2018

SAGE descataloga FacturaPlus y PymePlus

Desde hace unas semanas SAGE está avisando a través de los mensajes del “Escritorio SAGE” de que descataloga su paquete SAGE PYMEPLUS.

Independientemente de que esta forma de avisar a sus clientes nos pueda parecer un poco “floja”, queda clara la vocación de SAGE por jubilar ContaPlus y FacturaPlus. Llevan años intentando dar en el clavo y acertar en las nuevas soluciones de gestión contable y comercial, ya que tienen una base muy amplia de usuarios de su paquete PymePlus (ContaPlus y FacturaPlus) y no es fácil hacer migrar a todos ellos y adaptarse a un nuevo software.

Creemos que a SAGE le influyen enormemente dos hechos: en primer lugar, ya quedan pocos programadores que puedan trabajar en el lenguaje de programación (ahora obsoleto) con el que se desarrollaron ContaPlus / FacturaPlus / NominaPlus hace años y, en segundo lugar, que la gestión de una base de datos basada en tablas DBF es menos robusta que las modernas basadas en SQL.

En el mensaje se nos indica que, por el momento, van a seguir dando mantenimiento y soporte sin ningún cambio, aunque animan a “evolucionar” a Sage50cloud ofreciendo beneficios en caso de hacerlo. En AM Consultores llevamos años trabajando con ContaPlus y FacturaPlus, y conocemos ambas herramientas en profundidad, como se puede comprobar con nuestra herramienta de productividad MESP. Dicha herramienta aumenta las posibilidades de ContaPlus y FacturaPlus de una manera que minimiza las necesidades de evolucionar a Sage50Cloud o a otras herramientas similares.

Debido a que MESP es una herramienta, aunque muy potente, estándar, es posible que no cubra las necesidades específicas de cada empresa. AM Consultores realiza desarrollos basados en Excel que cubren distintas necesidades específicas: Cuadros de mando, Informes basados en Power BI, Software de gestión para Asesorías Fiscales, Software de Facturación para actividades específicas, adaptación de los modelos MESP a necesidades concretas, etc.

En los últimos años la experiencia con nuestros clientes nos ha demostrado que, por un precio ajustado y adecuado, es posible complementar ContaPlus y FacturaPlus con desarrollos que cubran las necesidades específicas con la operativa que cada empresa ha desarrollado, y en casi todos los casos este proceso es más eficaz que la simple migración a programas más caros.

viernes, 5 de octubre de 2018

Automatización de Informes Contables – Conexión Word

GENERAR INFORMES EN MS WORD INCORPORANDO DE FORMA AUTOMÁTICA DATOS CONTABLES Y DE GESTIÓN A TRAVÉS DE MESP.

En este Blog hemos analizado las distintas posibilidades que ofrece MESP, junto con Microsoft Excel, para facilitar la introducción de información contable en ContaPlus.

En esta ocasión pasamos a la fase de generación de informes para su análisis. En numerosas ocasiones debemos organizar la información contable (ya introducida) para su análisis, por ejemplo, al elaborar la memoria de las CCAA (Cuentas Anuales) o un informe a la dirección. En cualquiera de los casos, la información sobre la que se trabaja ya está en su Sistema de Información Contable (ContaPlus, A2, Contasol, etc.), por lo que preparar estos informes no debería llevar demasiado tiempo.

La realidad es que la generación de informes suele llevar más tiempo del deseado y al utilizar técnicas de “copia-pega”, no está exenta de errores. Es por esto que desde la versión de MESP 4.20 hemos introducido la “Conexión Word”.

La “Conexión Word” de MESP aprovecha toda la capacidad de los distintos modelos MESP, las funciones de acceso a datos (de MESP) y los nombres de rangos de Excel para ofrecer una enorme fiabilidad y rapidez al usuario. Esto se traduce en mayor productividad: disponer de más tiempo para el análisis de la información y utilizar mucho menos en la generación de informes y corrección de errores.

Mediante la utilización de marcadores en el documento Word podemos incorporar automáticamente la información ya contenida en nuestros documentos Excel, sean estos modelos MESP u otros creados desde cero.

En este artículo vamos a explicar cómo crear un informe de pérdidas y ganancias que usa las funciones de acceso a datos de ContaPlus de MESP. Para poder entender su funcionamiento de forma completa, este artículo se complementa con un vídeo donde se va a comprobar el paso a paso de este proceso.

https://www.youtube.com/watch? v=EiI2T3WCqxQ



Pulsando en “Trabajar con plantilla Word” MESP detecta si tenemos una instancia de Word abierta y nos recomienda cerrarla, pero lo importante es si queremos trabajar con una plantilla de informe ya creada o trabajar desde cero con una nueva. En nuestro caso vamos a comenzar con una nueva para comprobar cómo se realiza.


 

Una vez que se comienza a trabajar sobre el documento el aspecto será parecido al de la imagen de más abajo. Tendremos los nombres de rango de la hoja Excel a la izquierda y la hoja/plantilla Word a la derecha.



A medida que escribimos el texto de nuestro informe y queremos incluir los datos, no necesariamente cifras, deberemos situar el cursor en el nombre de la hoja Excel y pulsar “Poner Marca”.



Como podemos ver, MESP coloca el nombre de rango en el lugar donde estuviera el cursor en el documento Word por última vez. A medida que creamos la plantilla vamos rellenando los datos de los que disponemos generando nuestra plantilla de forma personalizada. Si vemos que existe el dato en la hoja Excel, pero no le hemos asignado un nombre, debemos guardar la plantilla y asignar los nombres que creamos oportunos. Si volvemos a comenzar a trabajar con una plantilla, pero queremos seguir construyendo una anterior deberemos pulsar en “Abrir” en esta ocasión.



Una vez guardada la plantilla, ahora queremos automatizar el proceso de generación del informe para esta empresa y todas las demás. Volvemos a nuestra hoja de cálculo donde tenemos los datos que queremos “conectar” con nuestra plantilla y pulsamos de nuevo “Conexión WORD” para ir ahora a “Generar WORD”.



Tenemos que elegir el modelo de informe o plantilla que hemos generado, momento en el cuál MESP nos mostrará las coincidencias de los nombres en nuestra hoja de cálculo y de los marcadores de nuestro documento Word.



Una vez confirmemos la generación del informe, MESP generará automáticamente el informe insertando en el lugar de los marcadores los datos asociados en los nombres de rangos de la hoja de cálculo desde la que estamos generando el informe.

En nuestro ejemplo, el resultado es el siguiente.

 


El lector ya habrá comenzado a imaginar las situaciones en las que poder aplicar la conexión Word de MESP. En la siguiente dirección de nuestra página web https://www.allegmusic.com/archivos-excel-demostrativos podrá descargarse la cuenta de pérdidas y ganancias y la plantilla del informe que hemos usado en este artículo. AM Consultores le anima a descargarse la versión gratuita de MESP https://www.allegmusic.com/descargar-mesp para comprobar de primera mano las posibilidades de esta utilidad. Si desea más información póngase en contacto con nosotros mediante correo electrónico en la siguiente dirección de correo conexionword@allegmusic.com.