Contaplus y migración a un ERP

Hace ya algunos años se planteaba un amigo cómo gestionar su negocio en un contexto de rápido crecimiento. ¡Ojalá tuviésemos más Pymes con ese tipo de problema hoy día! La discusión se centraba en si era mejor desarrollar una solución informática de gestión “a medida” en la casa, o adaptar una solución estándar existente en el mercado.

Aunque aquel amigo contaba con un buen equipo de personas y él mismo era muy aficionado al análisis minucioso de sistemas, la solución fue adquirir un sistema e invertir considerable tiempo y esfuerzo en la adaptación.

La mayoría de gerentes de Pymes que conozco, sin embargo, no tienen un especial interés en los detalles de las soluciones informáticas: quieren adquirir algo que funcione. Lamentablemente, con la toma de decisión de adquirir la licencia, apenas se ha iniciado un proceso que suele ser arduo y difícil y que, si no se gestiona bien, suele generar más problemas y frustraciones que satisfacciones.

En el contexto de las empresas de reducida dimensión es habitual encontrar instalaciones de Contaplus y Facturaplus (de SAGE SP, y conocidas en conjunto como PymePlus son las más utilizadas en España con más de 300.000 instalaciones) que parecen haber llegado a su límite en cuanto a sus posibilidades de ofrecer algo más que Balances y declaraciones de impuestos. Cuando hay que convertir los datos en INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN, parece que estas aplicaciones simplemente no dan la talla.

Y sin embargo, a nuestros clientes les aconsejamos que mediten cuidadosamente si un cambio (una “migración” en la jerga profesional) es la solución. Sin duda, en algunos casos esto es así. Invertir en los módulos que hagan falta de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tendrá mucho sentido para algunas de estas empresas, siempre que sepan ver más allá de las promesas de “tecnología de vanguardia”, “datos en la nube”, etc. 

Conocemos casos de empresas que llevan más de dos años intentando culminar con éxito una migración desde Contaplus a algunos de los más conocidos ERP’s (que no nombramos aquí por prudencia).

¿Cuál es el problema? Sencillamente que migrar a un ERP, de por sí, no es la solución. Lo que realmente es necesario es la herramienta informática adecuada, en el marco de trabajo adecuado. 

Las empresas necesitan desarrollar procedimientos de trabajo en las tareas de administración con tanta precisión como en el taller o en la logística.

No recuerdo ahora el autor de una cita que me viene a la mente: “El verdadero secreto del genio, en cualquier área, es la precisión”. Y esta precisión proviene de realizar los trabajos con sistemática. Por otra parte, en el área de contabilidad y administración es relativamente sencillo establecer estos sistemas de trabajo de manera que determinadas acciones se realicen siempre de la misma forma.

Las Pymes, ante la necesidad de “subir un escalón” y utilizar la información de Facturación, Inventarios, Cartera, Bancos y Contabilidad General para tomar decisiones y no sólo para salir del paso o cumplir con Hacienda, tienden a pensar que necesitan cambiar de programas, cuando lo que realmente eficaz es exprimir al máximo los que ya tienen, especialmente en estos momentos en que cualquier inversión importante hay que estudiarla con mucho cuidado.

La tesis que sostenemos, y que demostramos casi a diario con hechos, es que un enorme porcentaje de empresas pueden utilizar Contaplus y Facturaplus para todas sus necesidades de gestión, siempre que se complementen con un par de herramientas: Excel, y nuestro Módulo MESP. El esfuerzo hay que realizarlo en definir los procedimientos internos de manera que se garantice la precisión de la información.

Este conjunto de herramientas permite resolver las principales áreas de gestión que, de otra manera, haría necesario adquirir un buen número de “módulos” de un ERP: Contabilidad, Tesorería-Finanzas, Gestión de Activo Fijo, Compras, Ventas, Cartera, Almacén, Fabricación, importación y exportación de datos…

Si lo que su empresa necesita, sin embargo, es Gestionar proyectos o contratos complicados, implantar un sistema de pedidos “online” o poner datos a disposición de sus clientes a través de internet, por ejemplo, Pymeplus no será una solución aceptable.

Por lo que se refiere a “Inteligencia empresarial”, realmente ningún ERP va a aportar neuronas funcionales a su negocio. Créame, la única inteligencia de un negocio es la de su equipo humano… y eso si los gestores saben reconocerla, apreciarla y recompensarla. Si de lo que hablamos es de la capacidad de convertir grandes cantidades de datos en información valiosa para tomar decisiones, entonces está claro que necesitamos MS EXCEL, quizá el nuevo complemento de Microsoft denominado “PowerPivot”, y el conocimiento necesario para conectar Excel con los datos de gestión.

Pongamos un ejemplo en el “área sensible” de la cartera de efectos a cobrar. Si usted utiliza Facturaplus para generar facturas y recibos (utilice o no el ciclo completo pedido-albarán-factura-recibo), ya dispone de casi todo lo que necesita. Con Pymeplus podrá realizar la contabilización automática de las facturas y los cobros/devoluciones, y conectando Excel a sus datos, por ejemplo con nuestro módulo MESP, podrá gestionar los cobros con una precisión y puntualidad que ningún módulo de ERP le garantiza.

En nuestro canal de Youtube (AMExcelChannel) puede visualizar algunos videos “tutoriales” sobre diversas funcionalidades añadidas a Pymeplus a través de nuestro Módulo MESP. Concretamente, en este vínculo http://youtu.be/mHQmanYLElA , encontrará el ejemplo de CRM que hemos mencionado.

En conclusión: Si usted es responsable de una Pyme y está pensando “migrar” su sistema informático desde Pymeplus a “otro ERP más potente”, piénselo con cuidado. 

• ¿Realmente ha llegado al límite de lo que puede hacerse con Pymeplus? 
• ¿Ha valorado el coste en tiempo y dinero de la migración? 
• ¿Dispondrá del personal con la formación adecuada? 
• ¿Dispondrá su personal del tiempo necesario para adaptarse? 
• ¿Va a adaptarse el ERP a su empresa o tendrá que se la empresa quien se adapte al ERP?
• Al elevado coste de licencia, ¿podrá permitirse todos los módulos necesarios?
• ¿Ha valorado el coste de CONSULTORÍA asociado a la migración?
• Tome el plazo estimado de migración y multiplíquelo por 2,5. Con suerte, no se quedará corto.

Si es usted meticuloso, quizá le interese consultar el libro “Excel para Pymes” en el que se examinan las posibilidades reales de Pymeplus en conjunción con algunas técnicas de Excel.

Y siempre puede contribuir con sus ideas y opiniones en este cuaderno de bitácora ¿no?


Madrid, junio de 2012

Contabilización automática en Contaplus

En otras entradas de este blog hemos hecho referencia a la importación de asientos en Contaplus, lo que en algunos foros se denomina CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA.

Como los usuarios saben, Contaplus permite importar y exportar asientos mediante unos archivos “puente”, que según la documentación del programa, pueden ser “ASCII” o “Xbase”.

Los archivos puente

ASCII. Para el usuario medio, no informático, esto no es realmente muy útil. “ASCII” es el acrónimo de American Standard Code for Information Interchange — Código Estándar Estadounidense para el Intercambio de Información, como una rápida consulta por internet puede aclarar. Pero lo importante es que se trata de simples “archivos de texto”, que es posible crear con el bloc de notas de Windows.

xBase. Este término se acuñó para agrupar a las tablas de datos que se basan en un sistema de almacenamiento y un lenguaje de programación orientado al manejo de datos denominado “dBase”. Es curioso que la primera versión comercial recibiera el nombre de dBase II, para promover la idea de que era un producto experimentado. En 1985 se lanzó Contaplus como programa de contabilidad para el PC, a precio accesible y disponible en kioscos, y tuvo un enorme éxito. Contaplus almacenaba (y almacena hasta hoy) los datos en tablas de tipo dBase III, que se había lanzado en julio de 1984.

En resumen, para utilizar la IMPORTACIÓN de datos de Contaplus, es necesario generar los registros correspondientes a cada apunte en uno de esos formatos. En la ayuda de versión de 2012 que utilizo actualmente, se incluye una “Estructura XBase del Fichero de Traspaso” que habría que generar, así como algunas indicaciones valiosas e información sobre cómo incluir datos de las subcuentas que aparezcan en los asientos a importar, y que no existan aún en Contaplus.

La solución MESP

Con nuestra aplicación MESP (Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP), a la que venimos refiriéndonos en este blog, establecemos una conexión DIRECTA entre Excel y Contaplus, es decir, no se generan archivos “puente”.

El usuario medio de Contaplus tiende a ser también usuario de Excel, y no está realmente interesado en la estructura de los archivos ni en cómo generarlos. A veces dispone de los asientos en Excel porque su programa de facturación puede generarlos, otras veces porque la facturación en sí ya se hace en Excel, o por multitud de otros motivos. El caso es que las referencias a celdas de Excel son familiares para la gran mayoría de usuarios de Contaplus.

El proceso se realiza paso a paso: 

1)      Indicar la hoja Excel donde están los datos (esta hoja se abre, y se muestra al usuario), así como seleccionar la “empresa Contaplus” de destino.

2)      Indicar a qué información (campos) corresponde cada columna de datos en Excel. Esto se hace gráficamente mediante el ratón, o automáticamente si los encabezados de las columnas coinciden con los nombres de los campos.

    3)      Comprobar la validez de los datos. Si se encuentran errores, es posible corregirlos directamente sobre la hoja de origen sin cancelar el proceso. Si los errores consisten en que faltan subcuentas en Contaplus, es posible generar dichas subcuentas automáticamente.

4)      Realizar la exportación.

Al terminar el proceso los datos están integrados en Contaplus a todos los efectos, y disponibles inmediatamente.

Contabilización de datos bancarios

MESP incluye un modelo Excel para la conciliación electrónica de bancos, que completa las funciones de banca electrónica de Contaplus. Este modelo permite realizar punteos automáticos entre el diario y los movimientos descargados en formato AEB 43 (o CSB 43 como se les conocía anteriormente), de manera mucho más intuitiva, rápida y precisa.

Sin embargo, muchos de los usuarios de MESP y Contaplus utilizan los movimientos descargados en dicho formato, no sólo para conciliar la cuenta bancaria, sino para contabilizar los movimientos. Para ofrecer una solución fiable y eficaz a esta necesidad, nuestra nueva versión de MESP incluye la posibilidad de realizar asientos automáticos en Contaplus a partir de los datos del banco.

A nosotros nos gusta más denominarla contabilización “semiautomática”, porque se realiza siempre bajo la supervisión del usuario. Aunque MESP propone la contrapartida del cargo o abono del banco, es el usuario quien decide a qué subcuenta deberá ir finalmente. Respecto del concepto, es posible utilizar la información que incluye el banco en el archivo, modificarlo o sustituirlo.

Como en la utilidad general de exportación desde Excel a Contaplus, no se utilizan archivos “puente”, y una vez realizada esta exportación los asientos quedan incorporados a Contaplus y disponibles inmediatamente.

Gestión de cobros y pagos
Los usuarios de Facturaplus generalmente realizan la gestión de cobros de clientes y pagos a proveedores a través de esta aplicación, mediante los “recibos”, que es como Facturaplus denomina cualquier derecho de cobro u obligación de pago derivada respectivamente de facturas de venta o de compra.

MESP incluye un modelo para la gestión integrada de cuentas a cobrar (clientes), y otro simétrico para la de cuenta a pagar (proveedores). Lo interesante de la gestión de cuentas a cobrar desde MESP, es que está integrado con Facturaplus y Contaplus, y añade un buen número de funciones de las que carecen esas aplicaciones.

MESP convierte a Facturaplus en un sistema completo de gestión de cuentas a cobrar, incluyendo control de gestiones, mensajes-recordatorio, envío de emails a clientes, tratamiento de cobros parciales, etc.

En cuanto a la contabilización automática, que es lo que nos ocupa en esta entrada, MESP puede generar automáticamente los asientos correspondientes a cobros, devoluciones o compensaciones de deudas de clientes, actualizando los datos simultáneamente en Facturaplus y Contaplus.

Según nuestra experiencia, mantener sincronizada la información de clientes en Facturaplus con la de Contaplus, suele constituir un desafío para la mayoría de los usuarios de ambas aplicaciones. MESP se constituye en una valiosa ayuda para garantizar esta sincronización.

Conclusiones

MESP es una aplicación hecha por profesionales de la administración de empresas, PARA profesionales de la misma área. Con frecuencia las aplicaciones se mueven en ese terreno arenoso entre los usuarios que expresan sus necesidades y los informáticos que desarrollan los programas.

Con frecuencia, los proyectos de desarrollo informático se parecen a la versión caricaturizada que puede verse en http://www.projectcartoon.com/cartoon/28.

Sin embargo, mediante MESP el profesional de la contabilidad puede moverse en “terreno conocido” y realizar procesos de contabilización automática de forma perfectamente controlada, con herramientas que también conoce. Aumentará su productividad, su eficiencia y su eficacia, tres objetivos CLAVE siempre, y especialmente en el contexto actual de la PYME.

Saludos,

Rafael

Más sobre las nuevas Funciones Contaplus para Excel

En marzo de este año anunciamos la incorporación de nuevas funciones a nuestro Módulo Excel para usuarios de programas de SAGE SP (MESP), que permiten incorporar información de Contaplus directamente en Excel.

Estas funciones ofrecen una versatilidad importante, liberando al usuario de establecer conexiones de datos y consultas, y permiten incorporar información de Contaplus a cualquier modelo Excel.

Siguiendo la filosofía de MESP, no se trata meramente de “importar” información. Las funciones realizan una consulta cada vez que se recalculan, de modo que la hoja Excel que las contiene siempre accederá a los datos actualizados de Contaplus. Si quiere evitarse este efecto, por ejemplo para producir un informe estático a una fecha determinada, será necesario copiar las celdas y “pegar valores” sobre ellas, una técnica muy utilizada para sustituir rápidamente fórmulas por los resultados de las mismas.

Las “funciones Contaplus” incorporadas hasta el momento son:

EXISTESUBCTA(Subcta; CodEmp)
Devuelve VERDADERO o FALSO, según la subcuenta que se pase como primer parámetro exista o no en la tabla “subcta.dbf” de la empresa con el código “CodEmp”.

Si la empresa con el código “CodEmp” no existe, la función devuelve un error.

Todas las funciones disponen de una pantalla de ayuda similar a la que se ilustra aquí:



TIT_CTA(CodCta; CodEmp; [Nivel])

Devuelve el título de la cuenta o subcuenta que se pase como primer parámetro en el plan de cuentas de la empresa “CodEmp”.

El código de la cuenta puede tener cualquier número de dígitos lógico. Por ejemplo, si CodCta es “572”, como esta cuenta a tres dígitos está definida en el PGC, la función devolverá “Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros”.

Si CodCta es “57”, el resultado será “Tesorería”.

SI la empresa tiene definidos otros niveles (4, 5, etc. dígitos), la función extraerá correctamente los títulos a cualquier nivel. Si no existen, la función devuelve un texto de error (no un error de Excel), por ejemplo “#Error# Cuenta o nivel no definido en Plan de Cuentas de la empresa (Balan)”.

El parámetro “Nivel” es opcional, e indica el número de dígitos que tienen las subcuentas en la empresa (máximo 12 en Contaplus). Si no se indica, la función encontrará el valor mediante una consulta adicional.

SALDOSUB(Subcta; CodEmp; [Fecha_límite])

Con esta función es posible extraer el saldo de una cuenta o grupo de cuentas de forma instantánea.

El parámetro “Subcta” indica la subcuenta o cuenta. Es importante señalar que la función calculará el saldo de una única subcuenta cuyo código se pase. Sin embargo, si se pasan menos dígitos, la función devuelve el agregado de los saldos de las subcuentas que comiencen por este código.

Por ejemplo, si Subcta = “57”, la función devolverá el saldo agregado de todas las cuentas de tesorería. Si Subcta = “572”, devolverá el saldo agregado de las cuentas corrientes bancarias en euros, etc.

El parámetro “CodEmp”, determina la empresa a la que se conectará la función.

El parámetro “Fecha_límite” permite restringir el cálculo de saldo desde el comienzo del ejercicio hasta la fecha que se indique en este parámetro (incluida). Si se omite, la función calculará el saldo en base a la totalidad de movimientos de diario.




INFO_EMPCPLUS(CodEmp;dato)

Contaplus incorpora un buen número de datos respecto de cada empresa, que se reparten en al menos dos tablas. Estos datos van desde el nombre de la empresa que figura en Contaplus, a cualquiera de los datos que se incorporan en las declaraciones fiscales y mercantiles.

La función INFO_EMPCPLUS permite incorporar fácilmente cualquiera de estos datos a una hoja Excel, indicando el código de la empresa en Contaplus, y el nombre del dato deseado.

El usuario medio no tiene por qué conocer el “nombre del dato”, que se encuentra definido en las tablas de Contaplus. Nuestros usuarios de MESP disponen del modelo MESP_00 que permite explorar las tablas de datos para encontrar la información deseada, pero este puede ser un proceso largo y tedioso.

Hemos incorporado a INFO_EMPCPLUS una ayuda automática que permite seleccionar el dato deseado con una pulsación del ratón sobre una lista de todos los datos disponibles (ver figura).




INFO_TERCERO_CPLUS(CodEmp;Cli/Pro;CodTercero;Dato)

En muchos casos es necesario elaborar informes o estados de cuenta referidos a terceros (básicamente clientes y proveedores), con datos como el domicilio, el NIF, etc.

La función INFO_TERCERO_CPLUS permite exactamente esto, indicando mediante el parámetro “Cli/Pro” si el dato se refiere a “Cli” clientes o “Pro” proveedores. El parámetro “CodTercero” contendrá los últimos dígitos de la subcuenta.

Por ejemplo, INFO_TERCERO_CPLUS (“03”,”cli”,”000003”,”nif”) devolverá el NIF del cliente cuya subcuenta termina en “000003”.

Ejemplo práctico

Preparar un cuadro de mandos mensual se ha convertido en un ejercicio casi obligatorio para empresas de cualquier dimensión. Imaginemos que uno de los parámetros a medir en un cuadro de mandos es la comparación de los saldos de clientes con los de tesorería.

La hoja que se ilustra en la figura, se construye exclusivamente con las funciones Contaplus de MESP y las capacidades gráficas de Excel, sin demasiadas complicaciones.

Advertencia

Las funciones Contaplus de MESP no aspiran a sustituir a las consultas MS Query tradicionales. Estas funciones devuelven UN SOLO DATO, e incluyen consultas a las tablas de Contaplus. En determinados entornos, el tiempo de recálculo ser demasiado largo. Además, las funciones no se han definido como “volátiles”, lo que implica que Excel no siempre las recalcula automáticamente, y es necesario pulsar para asegurarse de que los valores están actualizados.

Con sus limitaciones, sin embargo, estas funciones añaden flexibilidad y potencia a la conexión Excel-Contaplus que supone MESP, poniendo al alcance del usuario de Excel los datos contables con una flexibilidad hasta ahora desconocida.

Madrid, mayo de 2012

¿Business Intelligence para Pymes?

Como es habitual, la expresión anglosajona "Business Intelligence" gana la partida a la traducción española "Inteligencia empresarial" (bien es cierto que, referido a según qué empresas, algunos consideraríamos la expresión un oxímoron).

En esencia, la Business Intelligence consiste en extraer información útil de los datos, para la toma de decisiones.

Como nuestra experiencia nos sigue indicando, en el contexto de la empresa de reducida dimensión se utilizan los sistemas informáticos básicamente para tareas del día a día, y para cumplir requisitos fiscales y mercantiles: hacer facturas y remesas, contabilizar las operaciones, presentar declaraciones fiscales, preparar cuentas anuales...

Pero el leit motiv de este blog es explotar las capacidades de conectar Excel con la información empresarial en Contaplus y Facturaplus para extraer información valiosa para la gestión de la empresa, más allá del mero cumplimiento de las obligaciones legales.

Es de señalar una vez más que Excel es una herramienta al alcance de empresas de todas las dimensiones. Esto significa que una Pyme y Zara, por poner un ejemplo conocido, pueden utilizar exactamente la misma herramienta para convertir datos en información.

Desde nuestra actividad como consultores, nos hemos centrado en difundir el uso de Excel + MS Query para incorporar a las hojas de cálculo cualquier dato que las aplicaciones de SAGE incorporan a sus tablas. Una vez el usuario se familiariza con esta técnica (y esto requiere algo de tiempo y esfuerzo), se libera de las limitaciones inherentes a cualquier paquete de software estándar, y puede exprimir al máximo los datos empresariales.

En algunos casos, nuestros clientes nos piden el desarrollo de un MIS (Sistema de Información a la Dirección), que siempre entregamos mediante modelos Excel "conectados" a los datos de Facturaplus y Contaplus.

En otros (menos) casos, se nos pide el desarrollo de Cuadros de Mando (Balanced Scorecards), que también entregamos en formato Excel con conexión a datos. Los Cuadros de Mando, sin embargo, requieren para una buena implantación un proceso más complejo: Hay que partir de una buena definición de la estrategia de la empresa que permita establecer objetivos concretos y los correspondientes planes operativos y parámetros de medida, para llegar a definir Cuadros de Mando útiles. Esto requiere que el empresario se implique en el desarrollo. Aún son escasas las empresas de pequeña y mediana dimensión que entienden que este proceso es necesario y, en épocas como las que vivimos (mayo 2012), imprescindible para sobrevivir.

Impresiona bastante la cantidad de empresarios que, a estas alturas del siglo XXI, son capaces de tomar decisiones duras, incluso drásticas, sin contar con la información objetiva que les permitiría hacer "cirugía de precisión" y no "cortar por lo sano".

Quizá parte del problema parta de que las grandes consultoras tienden a utilizar profusamente términos crípticos al alcance de -comparativamente- pocos profesionales, a solemnizar las comunicaciones para arrogarse una importancia que llega a ser risible en ocasiones, y fundamentalmente a inflar las facturas por honorarios. El resultado es que la Pyme, incluso entendiendo los beneficios asociados, considera instintivamente que estas técnicas están fuera de su alcance.

Sin embargo "data mining", "data warehousing", bases de datos y "cubos OLAP" no deberían convertirse en términos intimidatorios para el empresario, independientemente de su dimensión. Esas herramientas, realmente, están a su alcance. Se puede conseguir "Business Inteligence" a partir de una implantación adecuada de Contaplus y Facturaplus, eso sí, con el complemento de Excel y conocimientos adecuados.

"No hay almuerzo gratis" o, en términos más castizos, "quien algo quiere, algo le cuesta". El empresario ha de reconocer la importancia de aprovechar los datos de gestión para conocer a fondo el funcionamiento de su empresa, establecer los objetivos de acuerdo con una estrategia que hay que escribir para dejarla clara, y determinar qué se quiere medir.

La estrategia de Microsoft va en la línea de reforzar el papel de Excel como herramienta de Business Intelligence. Los lectores más avisados, quizá quieran explorar el complemento PowerPivot para MS Excel 2010, al que prevemos dedicar algún espacio en el futuro.

Agradeceremos vuestros comentarios.

Facturaplus y Excel

Muchos de los usuarios de Contaplus también utilizan Facturaplus para gestionar, entre otras, las áreas de Facturación y cuentas a cobrar.

Dependiendo de la actividad de la empresa las facturas pueden ser muy sencillas, o complicarse progresivamente, si intervienen condiciones como productos o servicios a distintos tipos de IVA en la misma factura, descuentos porcentuales o lineales, descuento o recargo financiero por pronto pago o aplazamiento respectivamente, si se incluyen "suplidos", si se añaden cargos por transporte...

Las diversas posibles combinaciones de todas estas variables hacen que el "simple" cálculo de importe total de una factura, por ejemplo, sea mucho más complejo de lo intuitivamente previsible.

En las últimas versiones, SAGE ha modificado las estructuras de las tablas de datos que contienen las facturas para incluir campos que habitualmente se omiten al diseñar una base de datos, ya que es información que puede calcularse a partir de otros campos.

Un ejemplo sencillo: Hay una tabla denominada FACCLIL.DBF que contiene información sobre las líneas de cada factura. Un campo contiene el número de UNIDADES facturadas en esa línea, y otro campo que contiene el PRECIO UNITARIO aplicado. En principio, no tiene sentido añadir un campo de IMPORTE, ya que este dato se puede calcular fácilmente a partir de los otros dos (esto es un ejemplo simplificado, y eludimos que hay que tener en cuenta el IVA del artículo facturado, y que pueden aplicarse descuentos). Efectivamente, FACCLIL.DBF no tiene un campo con el importe de la línea.

Sin embargo, la tabla FACCLIT.DBF, en las últimas versiones ya incluye campos de totales calculados. Entendemos que SAGE ha sopesado los PROS (la información está disponible instantáneamente en una sola tabla, facilitando el acceso y evitando ciclos de cálculo) y los CONTRAS (aumento del tamaño de la tabla, falta de normalización de la base de datos, peligro de inconsistencia de la información si se alteran las facturas...) antes de tomar esta decisión.


Ahora, podemos vera partir del campo nº 100 estos campos de totales en la tabla FACCLIT.DBF, Cabeceras de facturas (la imagen está capturada del modelo MESP_00, que permite explorar las estructuras de las tablas de Contaplus y Facturaplus Pulse aquí para acceder a nuestra web y conocer la aplicación MESP

En AM Consultores hemos desarrollado una función para EXCEL que permite incorporar a una hoja de cálculo cualquier dato de cabecera de una factura, lo que facilita la generación de informes, listas para envío de correspondencia y cualquier otro uso de esta información directamente en EXCEL.

Los usuarios de versiones de Facturaplus en las que aún no se incluían estos campos "calculados", también los tendrán disponibles en Excel, ya que la función realiza los cálculos si detecta esta circunstancia.

Está previsto incluir esta función (provisionalmente denominada "DatoFra"), en la próxima versión de MESP.

Agradecemos de antemano los comentarios que queráis aportar para añadir nuevas funciones útiles.

Funciones Contaplus para Excel

Nos preguntan con frecuencia si es posible incorporar a hojas Excel información sobre Contaplus mediante alguna función.

En la versión 4.0 de MESP, nuestro "Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP", que lanzaremos en unas semanas, incorporamos algunas funciones que, de forma sencilla permitirán realizar estas tareas.

Por ejemplo:

Esta hoja ofrece unos ejemplos sencillos de tres funciones:

infoEmpCplus: Acepta como parámetro el código de la empresa Contaplus, y el texto de un dato, por ejemplo "nombre". Devuelve ese dato. Hay una ayuda que permite conocer qué datos están disponibles (ejercicio, fechas de comienzo y fin, si está cerrado, si la empresa tiene activada la contabilidad anañítica, el nº de cuenta bancaria más frecuente...

Tit_Cta: Acepta como parámetros el código de cuenta o subcuenta, y el código de empresa Contaplus. Devuelve, si es posible, el título de la cuenta o subcuenta indicada. Si el código de cuenta es de 1 o 2 dígitos, el título corresponderá al PGC de 2007. A partir de 3 dígitos, devolverá el título asignado en el plan específico de la empresa Contaplus seleccionada. Si se definen desgloses, por ejemplo a 5 dígitos, y se asignan títulos, la función los reconocerá. Si no encuentra un título válido, devolcerá un mensaje explicativo.

SaldoSub: Acepta como parámetros el código de cuenta o subcuenta, el código de empresa Contaplus y, opcionalmente, una fecha. Devuelve el saldo de la cuenta o subcuenta en la empresa seleccionada, a la fecha indicada. Si se omite la fecha, devolverá el saldo resultante de la totalidad de movimientos. La función reconoce cuándo el parámetro es una subcuenta (devuelve un error si ésta no existe), o un nivel superior. Por ejemplo, si se pasa como cuenta el dígito "6", devolverá la suma de todos los movimientos de todas las subcuentas que comiencen por "6".

Se incluirán otras funciones Contaplus, así como un grupo de funciones específicas para usuarios de Facturaplus.

Cualquier sugerencia será bienvenida.

Hasta pronto,

Rafael

Exportar asientos de Excel a Contaplus

Crear subcuentas al exportar asientos a Contaplus

Muchos de los usuarios de nuestro Módulo Excel para programas de Sage SP (MESP) nos plantearon la posibilidad de dar de alta subcuentas en Contaplus a medida que ello fuera necesario, al exportar asientos desde Excel.

La última versión de MESP (3.0) ya incluye esta posibilidad. Si se detecta un asiento contable a una subcuenta no existente, el usuario podrá decidir que MESP la genere automáticamente, y podrá elegir asignarle el título mediante un text ("Creada desde MESP" es el texto por defecto), o bien utilizar información de la propia hoja Excel de origen para este propósito.

De esta forma, los usuarios que suelen disponer de asientos en Excel generados por otras aplicaciones, pueden ahora automatizar el pase a Contaplus de toda esta información, con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo, y eliminando los inevitables errores que un proceso manual llevaría consigo.

Otro módulo que permite generar asientos automáticamente en Contaplus, es el MESP_08, mediante el que se pueden conciliar cuentas bancarias de forma semiautomática con total precisión, siempre que obtengamos los movimientos del banco en formato electrónico (cuaderno 43 de la AEB).

MESP_08 permite generar asientos inmediatos en Contaplus a partir de los movimientos que el banco incluya en el archivo de datos.

Los modelos MESP suponen una ayuda muy eficaz para los usuarios de Contaplus y/o Facturaplus, elevando estas aplicaciones casi al nivel de un ERP, sin los costes de dinero y tiempo asociados a estas herramientas.

http://www.allegmusic.com/

El desafío a las Pymes

Las Pymes españolas se enfrentan a un desafío permanente para continuar operando en el mercado. Cuando escribo estas líneas, estamos aún inmersos en la gran crisis de 2008 que, entre otros dolorosos efectos, viene privando a gran parte de la “economía real” de recursos financieros para el desarrollo normal de su actividad.

Las empresas que puedan adaptarse a estas circunstancias, y especialmente las de pequeña o mediana dimensión, deberían aprovechar para mejorar el rendimiento de sus recursos técnicos y humanos.

Citando a Peter Drücker, uno de los más conocidos gurús del mundo empresarial: “La contribución más importante y de hecho, insólita, que hicieron los gestores durante el siglo XX, fue multiplicar por 50 la productividad del TRABAJADOR MANUAL en las fábricas. La contribución más importante que los gestores han de hacer durante el siglo XXI es, de forma similar, aumentar la productividad del TRABAJO INTELECTUAL y del TRABAJADOR INTELECTUAL”.

Desde hace muchos años, los ordenadores constituyen una herramienta imprescindible para que el “trabajador intelectual” dedique su tiempo y esfuerzo a las tareas más humanas (que requieren inteligencia), y que las más mecánicas (que requieren la velocidad y precisión de una máquina) no le supongan un tiempo o esfuerzo apreciable.

En el contexto de las Pymes, sin embargo, esta visión un tanto idílica del trabajo de gestión financiera, contable y administrativa con frecuencia no responde a la realidad. Aunque los ordenadores, el hardware, son muy asequibles y de hecho omnipresentes en organizaciones de todos los tamaños, los programas que proporcionan utilidad a esas máquinas o bien ya no son tan asequibles, o su implantación deja que desear.

El desafío para las Pymes en esta área es el de dotarse, a coste razonable, de los recursos técnicos y humanos necesarios para desarrollar estas funciones de una manera excelente. La excelencia no debería ser un concepto restringido al ámbito académico o filosófico, sino una aspiración real y cotidiana para todos los profesionales, con independencia del tamaño de la organización en la que trabajan.

Debido a su dimensión, las Pymes están obligadas a “hacer más con menos”, también en cuanto se refiere a su administración. El empresario con frecuencia conoce íntimamente la actividad principal de su negocio, pero no domina los aspectos relacionados con la buena administración del mismo. Los gestores de Pymes tienen que entender que, aunque una buena administración raramente proporciona clientes o mejora los productos o servicios propios de la actividad, una mala administración puede fácilmente dar al traste con un proyecto que, de otra manera, sería rentable y satisfactorio.

Una buena administración en nuestros días requiere, pues, de herramientas informáticas adecuadas y correctamente utilizadas.

Competitividad

Uno de los conceptos con los que los medios de comunicación suelen aderezar casi todas las noticias sobre el mundo empresarial, es el de competitividad. Como casi todas las palabras de muchas silabas, el término es bastante descriptivo. Designa la capacidad de competir en el mercado, y determina las posibilidades de éxito o fracaso ante los competidores.

La competitividad puede venir referida a una empresa en un sector, o a un país entero en el concierto internacional.

En cualquiera de estos casos, es conveniente señalar que la capacidad de competir en el mercado depende del tipo de producto o servicio de que se trate. Si dicho producto está poco diferenciado, es bastante estándar, el PRECIO se convertirá en el elemento clave de competitividad. Si, por el contrario, se ofrece un producto o servicio muy diferenciado, la capacidad de competir puede venir determinada en gran medida por la CALIDAD percibida por el consumidor.

Un concepto tan importante como el de diferenciación lleva a las empresas a una incesante búsqueda de esas diferencias que puedan convertirse en ventajas competitivas respecto de sus rivales. Estas ventajas pueden ser intrínsecas del producto o servicio, que realmente sean diferentes de los de la competencia, o derivarse de aspectos asociados al mismo, como podrían ser el plazo y/o servicio de entrega, elementos de personalización, etc.

Desde un punto de vista primario, las empresas pueden ser competitivas en el contexto internacional si sus costes son más bajos, y si el tipo de cambio de su moneda es beneficioso (competitividad-precio). Todos hemos experimentado en los últimos años cómo China se ha convertido en el origen de miles de productos en los que el PRECIO (y no necesariamente la calidad)  es el factor determinante de  competitividad

En los últimos tiempos, las presiones desde EE.UU. y la U.E. para que China flexibilice su política de tipos de cambio y deje que su “renmimbi” (moneda del pueblo) flote en el mercado hasta el nivel que corresponda, se han incrementado ostensiblemente ante la desproporcionada ventaja competitiva que los productos chinos vienen disfrutando.

Sin embargo, desde un punto de vista más elaborado, es fácil percibir cómo en muchos productos o servicios el concepto de CALIDAD se convierte en determinante a efectos de competir. ¿Cómo si no, serían precisamente los coches alemanes, generalmente de alto precio, los favoritos del mundo?

Productividad y eficiencia en entornos de oficina

En la Europa de la Unión Monetaria, a diferencia de China y otros países emergentes, los gobiernos han renunciado a la posibilidad de influir a escala nacional en el tipo de cambio de la moneda, con lo que casi la totalidad de la presión para mejorar la competitividad se ha dirigido a reducir los costes laborales.

Y es en este ámbito en el que los conceptos de Productividad y Eficiencia se convierten en fundamentales. Los costes laborales por unidad de trabajo son bastante inflexibles a la baja por la existencia de legislación y convenios colectivos. A menos que empresas y trabajadores colaboren activamente para conseguir ostensibles mejoras de productividad en todas las áreas, corren el peligro de enzarzarse en amargos enfrentamientos sobre “abaratamiento” del empleo que no conducen a nada positivo.

Pretender recuperar productividad por la vía del abaratamiento de los costes laborales, es poco realista en la Europa del siglo XXI y además relegaría nuestra economía al nivel de “país emergente”.

La Productividad se define como la relación entre la producción obtenida y los recursos invertidos en la misma.

Uno de los errores más comunes es que la productividad en entornos de oficina “no puede medirse adecuadamente”, y que por tanto las mejoras obtenidas pasarán básicamente desapercibidas. En la oficina, un “aumento de la producción” no es per se un objetivo claro: ¿Producir 10 informes en vez de 7? Quizá el objetivo sea producir los 7 a tiempo, o quizá producir 5 a tiempo y sin errores.

Es sorprendente verificar que en muchas ocasiones los departamentos de Administración y Finanzas  producen informes de manera rutinaria, que rara vez se llegan a utilizar. Simultáneamente se hace difícil atender las peticiones de estudios “ad hoc”, más útiles para el usuario que los requiere, pero que detraen tiempo para aquellos que está previsto producir y que constituyen el desarrollo “normal” del departamento.

Por tanto, para mejorar la productividad en entornos de oficina el mejor punto de partida es analizar la producción y confirmar que esta es realmente necesaria o útil para todos los destinatarios. No olvidemos que la producción es realmente un SERVICIO que, en parte, se materializa en INFORMES (y esto va, por ejemplo, desde elaborar el Balance y Cuenta de Resultados a la presentación de los impuestos), pero también incluye elementos de apoyo y consultoría.

Las empresas disponen de los factores clásicos de producción, como el trabajo, el capital y la organización, y es su prerrogativa y su responsabilidad utilizarlos de la manera más eficiente posible.

La organización: Este es de los factores o inputs que, por su carácter intangible es más difícil de medir, pero cuya importancia ha ido creciendo sin pausa desde la Revolución Industrial. La organización hay que entenderla en sentido amplio, incluyendo el diseño del servicio, de los procesos y productos, definición de las herramientas a utilizar, formación del personal, planificación y control del trabajo, etc.

Aunque la calidad de la organización es difícil de medir, es relativamente sencillo percibir si es eficaz o no en un entorno determinado, pues tiene efectos claros en la motivación del personal.

El trabajo: En cuanto input,  es fácil entender que hablamos de horas o jornadas.

El capital: Las herramientas que deben ponerse a disposición del personal de oficinas, más allá de un entorno de trabajo adecuado, son conocidas:

·         Hardware: Los ordenadores son cada vez más asequibles a organizaciones de todo tipo y tamaño. Hace ya mucho tiempo que el coste de las máquinas no es un obstáculo para que, sea cual sea el tamaño de la organización, esta disponga de las necesarias.

·         Software: La mejor solución para la mayoría de las organizaciones es adquirir licencia de programas de propósito general. Hay en el mercado suficiente variedad de sistemas para cubrir la práctica totalidad de las funciones empresariales sin necesidad de acudir a “desarrollos propios”. Sin embargo, es fundamental que las organizaciones dediquen tiempo y esfuerzo a ADAPTAR dichos sistemas a sus peculiaridades y, de forma igualmente importante, a formar a su personal en el adecuado uso del sistema.

La mejora de la productividad en los trabajos de administración es un campo profesional en sí mismo, y en este documento sólo podemos aspirar a esbozar brevemente la importancia de atenderlo. El elemento motivación se torna esencial, y si los responsables no saben generarla espontáneamente, deberían aprender las técnicas para hacerlo.

Cuando se analiza a qué dedican su tiempo los trabajadores de oficina y los motivos por los que se producen pérdidas de tiempo, es interesante realizar una clasificación similar a la que muestra la Ilustración [1].

Probablemente las pérdidas de tiempo de trabajo imputables al trabajador (grupo “D”), como son la falta de puntualidad, el absentismo, las distracciones, etc., son las más evidentes. El resto de pérdidas (grupo “C”) incluye malas condiciones de trabajo o de su planificación, y también fallos en los sistemas. Todos estamos familiarizados con situaciones como “no hemos podido hacer nada porque la red se hacía caído”, o “me he pasado la mañana esperando al de mantenimiento porque el correo electrónico no funcionaba”, etc. Como quiera que la dependencia de los sistemas informáticos y de telecomunicaciones crece de manera exponencial, su fiabilidad se convierte en un elemento clave para determinar la productividad en estos entornos.

Si nos centramos en el tiempo efectivamente dedicado a realizar el trabajo, podemos identificar dos grandes grupos de situaciones que afectan negativamente la productividad alargando el tiempo necesario para realizar una tarea. El que denominamos “grupo A” tiene que ver directamente con la calidad de los procedimientos e instrucciones. Con frecuencia se generan ineficiencias por falta de coordinación entre departamentos y personas o por el uso de distinta información para el mismo objetivo. En organizaciones pequeñas se tiende a trabajar sin procedimientos formales, lo que crea una dependencia (“eso sólo lo sabe fulanito”) indeseable.


Finalmente, el denominado “grupo B” en la ilustración, agrupa los elementos relacionados con la mala utilización de las herramientas, bien por que sean inadecuadas, o bien por falta de formación y entrenamiento en su utilización.

El empresario a cargo de una Pyme, puede fácilmente verse abrumado ante estas consideraciones, y sentir que sólo las empresas más grandes pueden atender estas cuestiones. Esto sería un error, más aún en el contexto actual en el que los márgenes de beneficio se estrechan debido a la competencia, y no pueden absorber pérdidas derivadas de ineficiencias. La productividad determina qué empresas sobreviven y cuáles desaparecen.

Rafael

[1] Adaptada de Increasing the Productivity of Office Staff, de Accel Team

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