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Bienvenido a "Excel y Contaplus", un blog para explorar cómo es posible aumentar la utilidad de ContaPlus, FacturaPlus y ahora Sage 50, mediante un buen uso de características de Excel que habitualmente no se enseñan en las academias.

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jueves, 19 de abril de 2012

Facturaplus y Excel

Muchos de los usuarios de Contaplus también utilizan Facturaplus para gestionar, entre otras, las áreas de Facturación y cuentas a cobrar.

Dependiendo de la actividad de la empresa las facturas pueden ser muy sencillas, o complicarse progresivamente, si intervienen condiciones como productos o servicios a distintos tipos de IVA en la misma factura, descuentos porcentuales o lineales, descuento o recargo financiero por pronto pago o aplazamiento respectivamente, si se incluyen "suplidos", si se añaden cargos por transporte...

Las diversas posibles combinaciones de todas estas variables hacen que el "simple" cálculo de importe total de una factura, por ejemplo, sea mucho más complejo de lo intuitivamente previsible.

En las últimas versiones, SAGE ha modificado las estructuras de las tablas de datos que contienen las facturas para incluir campos que habitualmente se omiten al diseñar una base de datos, ya que es información que puede calcularse a partir de otros campos.

Un ejemplo sencillo: Hay una tabla denominada FACCLIL.DBF que contiene información sobre las líneas de cada factura. Un campo contiene el número de UNIDADES facturadas en esa línea, y otro campo que contiene el PRECIO UNITARIO aplicado. En principio, no tiene sentido añadir un campo de IMPORTE, ya que este dato se puede calcular fácilmente a partir de los otros dos (esto es un ejemplo simplificado, y eludimos que hay que tener en cuenta el IVA del artículo facturado, y que pueden aplicarse descuentos). Efectivamente, FACCLIL.DBF no tiene un campo con el importe de la línea.

Sin embargo, la tabla FACCLIT.DBF, en las últimas versiones ya incluye campos de totales calculados. Entendemos que SAGE ha sopesado los PROS (la información está disponible instantáneamente en una sola tabla, facilitando el acceso y evitando ciclos de cálculo) y los CONTRAS (aumento del tamaño de la tabla, falta de normalización de la base de datos, peligro de inconsistencia de la información si se alteran las facturas...) antes de tomar esta decisión.


Ahora, podemos vera partir del campo nº 100 estos campos de totales en la tabla FACCLIT.DBF, Cabeceras de facturas (la imagen está capturada del modelo MESP_00, que permite explorar las estructuras de las tablas de Contaplus y Facturaplus Pulse aquí para acceder a nuestra web y conocer la aplicación MESP

En AM Consultores hemos desarrollado una función para EXCEL que permite incorporar a una hoja de cálculo cualquier dato de cabecera de una factura, lo que facilita la generación de informes, listas para envío de correspondencia y cualquier otro uso de esta información directamente en EXCEL.

Los usuarios de versiones de Facturaplus en las que aún no se incluían estos campos "calculados", también los tendrán disponibles en Excel, ya que la función realiza los cálculos si detecta esta circunstancia.

Está previsto incluir esta función (provisionalmente denominada "DatoFra"), en la próxima versión de MESP.

Agradecemos de antemano los comentarios que queráis aportar para añadir nuevas funciones útiles.