La Gestión Documental Sage 50

En el ámbito de la contabilidad y de la gestión es innegable que la documentación y su orden cobran una importancia suprema. No solo debemos saber generar las facturas y los asientos contables, sino que debemos poder gestionar toda la documentación generada para acceder posteriormente a ella, sean escritos, contratos, nóminas, facturas, albaranes, transferencias y un largo etc. Existen multitud de terceros actores que nos pueden solicitar esta documentación, así como necesitarla nosotros mismos, por lo que, una vez entendemos la importancia del orden de los documentos en la actividad empresarial, podemos dar el paso a la gestión documental “virtual”. 

Desde hace años se viene impulsando este cambio por el que sustituimos el papel por los archivos digitales, cambio que nos hemos visto obligados a acelerar en parte por la pandemia que todavía vivimos. Esta nueva forma de gestionar los archivos nos ayudaría a no depender de multitud de carpetas físicas donde buscar los albaranes, las facturas o los movimientos bancarios, ni a tener que imprimir continuamente (con el consiguiente ahorro de papel, coste, tiempo y cuidado del medioambiente).

Debemos saber gestionar la documentación para poder acceder posteriormente a ella. Ahora esta gestión puede ser virtual.

Es curioso, porque en Sage 50 (nueva herramienta de contabilidad de Sage que sustituye a ContaPlus) no he encontrado ninguna guía o documentación que explique el funcionamiento de las prestaciones incluidas en los paquetes básicos referente a la Gestión Documental. Por esta razón (y otras que explicaré) he decidido escribir este artículo.

El funcionamiento de la Gestión Documental de Sage 50 es realmente sencillo; muy tosco y simple, pero sencillo. Solo podremos asociar documentos (todo tipo de documentos que Windows pueda abrir) a los asientos desde la opción “Asociar Documento”, donde se abre un explorador de carpetas desde “C:\”. Una vez aquí podemos elegir el archivo en cuestión, normalmente un PDF, y seleccionarlo de forma que quede vinculado con el asiento y siempre que estemos visualizando el asiento podamos abrirlo desde la opción “Visualizar Documento”. La última opción “Desasociar Documento” nos permite eliminar la asociación que hubiera previamente.

Sage 50 te permite asociar documentos a asientos contables desde la introducción de asientos de la herramienta.

Este es básicamente el funcionamiento de la Gestión Documental incluida en Sage 50, aunque hay que resaltar varios aspectos.

En primer lugar, es un engorro que el usuario tenga que hacer clic en “Asociar Documento”, asiento por asiento, además de que SIEMPRE te sitúa en “C:\” al abrir el árbol de carpetas de Windows para asociar el documento por lo que siempre hay que invertir tiempo en darle la ruta completa del archivo. Además, Sage 50 no permite asociar de forma rápida el mismo archivo a varios asientos o directamente no es posible asociar varios documentos al mismo asiento, situaciones que ocurren de forma más habitual de lo que a priori pueda uno pensar.

La asociación de documentos desde Sage 50 es lenta y pesada para el usuario

En segundo lugar, Sage 50 realiza una acción transparente para el usuario que, teniendo sentido, la ejecuta concierta torpeza a nuestro modo de ver. La acción es la siguiente: El usuario asocia el documento deseado y Sage 50 realiza una copia de dicho documento en una carpeta interna para (al menos así lo entendemos) no depender de que el documento original sea movido, modificado o borrado, y que la asociación quede intacta para el futuro (en este sentido, punto positivo). La carpeta interna donde realiza la copia es la siguiente ruta en el equipo donde esté instalado Sage 50 de forma original ‘sage50c\sage50cserv\Documentos\Asientos’. Desconocemos si el lector se ha dado cuenta, pero esta carpeta funciona como un ”cajón de sastre”, ya que en la ruta no podemos distinguir ni grupo de empresas, ni empresas ni ejercicios, por lo que si usamos este sistema debemos ser especialmente cuidadosos en los nombres de los archivos. Si solo nombrásemos los archivos con el número del asiento, se estarían sobrescribiendo archivos continuamente, dejando solo vigente el último asociado y dejando nuestra Gestión Documental totalmente inutilizada.

No ayuda a la sistematización de la gestión documental ni permite al usuario decidir en este sentido

Como último aspecto a criticar de la Gestión Documental de Sage 50, debemos indicar que el motivo de que sea tan básica y que solo permita asociar documentos a los asientos contables y no en otros módulos del programa, es porque quieren vendernos un módulo de GESTIÓN DOCUMENTAL aparte.

En esta Gestión Documental “Profesional” permiten asociar documentos en las fichas de Clientes, Proveedores, así como organizar las carpetas donde residirán los documentos de una manera más ágil y ordenada. Y no es que no nos parezca interesante esta opción, la cuestión es que al menos la asociación a algo más que a los asientos podrían haberla incluido en los paquetes básicos de la aplicación y no venderla aparte con un “Add-on” o “Módulo”.

Sage 50 te cobra una cuota mensual/anual aparte por una Gestión Documental en condiciones.

En AM Consultores somos inquietos por naturaleza, por lo que hemos investigado el funcionamiento de la Gestión Documental para poder implementarla a nivel interno y poder así ahorrar papel (con todos los beneficios que ello conlleva) y ganar en eficiencia. Como hemos indicado, en Sage 50 existen varios aspectos a mejorar para que pueda ser más eficiente que la gestión de los documentos de forma física. Por todo esto, estamos en pleno desarrollo de una herramienta (parte de la futura versión de Sage 50 de MESP) que permita resolver los aspectos negativos descritos de la Gestión Documental de Sage 50:

1. Asociación lenta asiento por asiento y la imposibilidad de la asociación múltiple: un asiento a varios documentos o un mismo documento a varios asientos de forma ágil.
2. Un único depósito de documento desde donde Sage 50 siempre accede, sin poder distinguir entre empresas y ejercicios y sin poder repetir nombres de los documentos.
3. La venta de una gestión documental “Profesional” adicional con el consiguiente coste extra mensual.

El desarrollo del modelo MESP que solucione estos aspectos está en fase inicial, pero ya hemos implementado una asociación de documentos a asientos mucho más ágil que la del propio programa de Sage. Animamos a nuestros usuarios y lectores a que nos dejen sus comentarios y sugerencias que puedan ayudarnos a mejorar este modelo.

Ya disponemos de una versión BETA que asocia documentos de forma más ágil y rápida

Os deseamos toda la suerte en la transición desde la Gestión Documental física a la virtual.

Gracias y un saludo a todos.

Migración ContaPlus

 Ha llegado. El momento en el que SAGE nos obliga a abandonar CONTAPLUS, a cambiar a SAGE50 o a otro software contable ya que la cantidad de clientes descontentos sube por momentos. No hay vuelta atrás y debemos enfrentarnos a ello, dos de los problemas que se nos presentan en este momento son uno, el rechazo al cambio que nos surge de forma automática ya que los usuarios de ContaPlus habíamos aprendido a manejarnos con la herramienta de forma ágil a lo largo de los años y dos, la migración de los distintos ejercicios contables.

¿Qué ejercicios contables migramos?

Y no debemos desdeñar esta segunda problemática, ya que es tremendamente útil disponer de la información histórica de todas nuestras empresas, que en algunos casos entre empresas y ejercicios fiscales pueden ser cientos. Es aquí donde aparece un nuevo problema derivado, el coste de la migración, ya que SAGE en su plena generosidad nos regala (al menos cuando en AM Consultores adquirimos SAGE50) la migración de dos ejercicios fiscales, teniendo un coste importante el resto de migraciones. De hecho, SAGE no les permite a los clientes usuarios de SAGE50 acceder a la información histórica de ContaPlus a no ser que, o bien hubieran comprado la licencia perpetua de ContaPlus o bien contraten algún tipo de migración con ellos con el coste que ello supone.

                                    SAGE cobra por las migraciones realizadas

En cuanto a las migraciones desde ContaPlus y FacturaPlus a SAGE50, desde AM Consultores hemos preguntado directamente a SAGE indicándonos que la mejor opción es que sus técnicos realicen las migraciones necesarias (con el coste asociado por supuesto) y que de esta manera podemos obtener seguridad en el traspaso de los datos y acceso a distintos tutoriales de aprendizaje de la herramienta. Sin desmerecer esta vía, optamos por realizar la migración que el mismo SAGE50 ofrece de forma “gratuita” y que se realiza en pocos pasos y con pocas incidencias. Recomendamos que los usuarios al menos prueben esta vía, ya que es posible que ahorren una gran cantidad de dinero y de esta forma mantendrán el control de la información y de los procesos realizados.

Si el usuario opta por realizar las migraciones con SAGE deberá realizar un importante desembolso, así como depender de SAGE50 para siempre cada vez que quiera acceder a su información histórica. Si no quieres depender de SAGE para acceder a tu información histórica de ContaPlus, instalar y desinstalar el programa cada vez que cambies de equipo o servidor, MESP Bridge es tu programa. Incorporación de datos sencilla y rápida, sin límites al número de empresas o datos y con licencia perpetua.

                                    MESP Bridge como alternativa para mantener tu                                                                 información contable histórica

Módulo Excel Sistema de Productividad – MESP, le permite incorporar diarios contables desde una hoja Excel de una forma eficiente, en muy poco tiempo y desde la propia hoja de cálculo de Microsoft. Crea tantas empresas y ejercicios contables como quieras y mantén la información histórica de tus empresas ContaPlus para siempre. La migración desde ContaPlus a SAGE50 o cualquier otro programa será más sencilla al no estar obligado a realizar el traspaso de tus ejercicios históricos, con MESP los podrás traspasar en pocos minutos y dispondrás de ellos toda la vida.

Deja de preocuparte y descubre con MESP Bridge cómo mantener todas tus contabilidades históricas en un solo sistema de información contable accesible desde Excel y con multitud de prestaciones que te sorprenderán.

Tu información para toda la vida accesible desde Excel

AM Consultores quiere que seas independiente, por lo que en la adquisición de una licencia MESP Bridge se incluyen 2 horas de tutorial con uno de nuestros técnicos que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta, además de multitud de vídeos en nuestro canal de YouTube, así como manuales PDF que te ayudarán. Nuestro objetivo es proporcionarte una herramienta que permita que la migración desde ContaPlus a tu nueva aplicación contable te resulte menos incómoda y más barata.

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Impuesto de Sociedades y MESP

Cada año, a la hora de enfrentarnos al cálculo del Impuesto de Sociedades, los distintos consultores, asesores o gestores sabemos que debemos prestar atención a multitud de detalles y factores que afectan a este hecho. Por esta razón en AM Consultores hemos allanar, en la medida de lo posible, el camino desde la finalización de la contabilización de los asientos hasta el cálculo final del impuesto.

Nuestro modelo MESP_001 incluye una sección que ayuda a los distintos usuarios en la tarea de calcular el impuesto sobre el beneficio de las empresas. Hemos pulido y mejorado esta sección para ofrecer a los distintos usuarios toda la ayuda posible con la información incluida en contabilidad y la que los mismos usuarios incluyan en la hoja. De esta manera, el modelo se traerá de la contabilidad toda la información necesaria (ContaPlus y MESP Bridge a fecha de hoy) a nuestra hoja Excel y permitirá al usuario introducir la información de las diferencias temporarias y permanentes, así como incluir el importe que el usuario estime oportuno para la reserva de nivelación y las deducciones y bonificaciones. Por otro lado, el cálculo de la reserva de capitalización y la compensación de bases imponibles anteriores (si procede) se realiza de forma automática, siempre bajo supervisión del propio usuario, por supuesto.

Uno de los aspectos llamativos del modelo es la sugerencia del asiento contable que corresponde por el cálculo del impuesto, reduciendo así las tareas y cálculos a realizar por el contable.

Dejo el enlace al video-tutorial donde explicamos de forma exhaustiva el funcionamiento de esta sección.

https://www.youtube.com/watch? v=G2ArSm0tn0k

Un saludo.

Estructura económico-financiera de la empresa: Período Medio de Maduración (PMM)

Retomamos nuestro Blog con ganas renovadas y con el objetivo de mostrar a los distintos usuarios de MESP el potencial que posee nuestra herramienta. Tanto para los usuarios de ContaPlus como para los queno lo sean, nuestro Módulo Excel Sistema de Productividad les va ayudar a disponer automáticamente de la información necesaria (contenida en la contabilidad) en una hoja Excel para su posterior análisis.

En el artículo que nos ocupa vamos a comentar cómo es posible calcular el Período Medio de Maduración desde la contabilidad utilizando MESP (al final del artículo dejamos algunos enlaces de interés que explican más en profundidad el cálculo del PMM).

Comenzamos intentando averiguar uno de los subperíodos que componen el PMM como es el periodo medio de almacén (almacenamiento o aprovisionamiento).

Para el cálculo no se ha tenido en cuenta la posible depreciación que haya podido surgir a lo largo del año en cuestión. En caso de necesitarlo, el usuario no tendrá más que usar las mismas técnicas para obtener la información de las cuentas contables requeridas y aplicar estos importes a las fórmulas en su lugar correcto. En este mismo sentido, la empresa sobre la cual trabajamos es una empresa comercial, por lo que los subperiodos de fabricación y venta no se calculan. En caso necesario se podrán usar las mismas técnicas MESP para obtener estos periodos.

En primer lugar, vamos a colocar algunos datos básicos en nuestra hoja: Código de la empresa, fecha de inicio de ejercicio, fecha de fin el ejercicio y el número de días comerciales utilizado (se suele usar 360). Es conveniente fijar estos datos en la hoja para poder trabajar de forma más cómoda con las fórmulas más adelante. El código de empresa lo podemos averiguar de forma sencilla colocándonos en la celda donde queremos colocar este dato y pulsar en “Seleccionar Empresa” en la cinta de opciones de MESP y seleccionar la empresa en cuestión. Al no estar trabajando sobre un modelo MESP, la aplicación colocará el código de la empresa en la celda que estábamos situados. En caso de no disponer de la última versión de MESP, deberemos colocar de forma manual dicho código. En este caso, colocamos el código de la empresa en la celda B3:

A continuación, vamos a indicar en otras dos celdas las fechas de inicio y de fin del ejercicio contable de la empresa sobre la que queremos obtener los datos. De nuevo nos colocamos en una celda y nos dirigimos a la sección de Funciones MESP CPLUS (también válido para MESP Bridge) y seleccionamos la función INFO_EMPCPLUS, la cual nos va a pedir dos argumentos. El primer argumento es el código de la empresa, el cual ya tenemos situado en la celda anterior, y el segundo argumento es el tipo de dato que queremos. Si conocemos este tipo de dato (FECHAINI) no tenemos más que indicarlo entre comillas, en caso contrario en el propio formulario podremos buscar la información que necesitamos y pulsar en ella para obtener este dato.

Seguimos el mismo proceso para obtener la fecha de fin de ejercicio (FECHAFIN) en la celda que consideremos

En otra celda que nos convenga colocaremos el número de días del año que queremos usar para los cálculos del Periodo Medio de Maduración, en general es 360 pero en algunos casos puede ser interesante indicar 365.

Como ya hemos comentado, vamos a calcular el Periodo Medio de Maduración de una empresa comercial, por lo que solo tendremos que calcular los subperiodos de aprovisionamiento o almacenamiento y el de cobro.

Periodo de aprovisionamiento o almacenamiento

Para este cálculo necesitamos conocer 3 datos que se encuentran en la contabilidad, estos son:

• Compras anuales de mercaderías
• Existencias inciales
• Existencias finales

Mediante el uso de la función MESP SALDOSUB podremos traernos los importes de las subcuentas que necesitamos. El primer argumento es la cuenta contable, en nuestro ejemplo le indicamos el número 600 que le va a indicar a MESP que debe obtener el importe acumulado de todas las subcuentas que comiencen por este código (si es necesario obtener importes de más de una subcuenta no hay más que indicárselo separado por comas, por ejemplo: 600, 602). El segundo argumento es el código de la empresa donde residen los datos, por lo que le indicamos la celda donde ya tenemos este dato. El tercer argumento es la fecha límite que queremos para la obtención de datos, es decir, el saldo de la subcuenta hasta dicha fecha (relevante a la hora de obtener las existencias iniciales). En nuestro caso queremos que se traiga toda la información hasta el final del ejercicio con la excepción de las existencias iniciales (la función SALDOSUB no tiene en cuenta los asientos de regularización y cierre para la obtención de los importes, siempre y cuando estos estén correctamente indicados en MESP Bridge o en ContaPlus).

El cálculo de cada de una de las cifras sería el siguiente:

• Compras anuales de mercaderías: =SALDOSUB(600;”LL19”;”31/12/2019”)
• Existencias iniciales: =SALDOSUB(300;”LL19”;”01/01/2019”)
• Existencias finales: =SALDOSUB(300;”LL19”;”31/12/2019”)

Vemos cómo, para el cálculo de las existencias iniciales hemos de indicarle como tercer argumento la fecha inicial del ejercicio, de esta manera se traerá el importe contable de las existencias iniciales. Aquí mostramos como quedaría la función indicando los datos de forma manual en cada uno de sus argumentos, pero en nuestra hoja de cálculo estos argumentos serán referencias a celdas donde hemos colocado la información necesaria.

=SALDOSUB(H6;$B$3;$E$3)

=SALDOSUB(H7;$B$3;$D$3)

=SALDOSUB(H8;$B$3;$E$3)

Una vez tenemos estos tres datos, tenemos que calcular el valor de las mercaderías medias en almacén y la rotación de éstas. 

• Existencias medias en almacén: Existencias iniciales más existencias finales dividido entre 2.
• Rotación: Compras anuales de mercaderías entre las existencias medias en almacén.

Con todos estos datos en nuestra hoja de cálculo ya estamos en disposición de calcular el Período Medio de Aprovisionamiento, es decir, el número de días comerciales (indicado previamente) entre la rotación de las mercaderías.

Aspecto de la hoja en este punto:

Aspecto de la hoja en este punto mostrando las fórmulas de las celdas:

A continuación, debemos calcular el Período Medio de Cobro, utilizando la misma técnica que hemos aplicado anteriormente obteniendo los siguientes los siguientes datos:

• Ventas anuales a precio de venta
• Créditos con clientes iniciales
• Créditos con clientes finales
• Créditos medios con clientes
• Rotación

El aspecto de la hoja para el cálculo del Período Medio de Cobro sería el siguiente:

Aspecto de la hoja mostrando las fórmulas de las celdas:

Vemos como el cálculo del Periodo Medio de Maduración es sencillo con las funciones de MESP. Os dejamos en nuestra página de descargas el archivo utilizado para la realización de este artículo.

MESP, Módulo Excel Sistema de Productividad se ha diseñado tanto para introducir información en la contabilidad como para acceder a ella con agilidad y poder obtener la información contable en una cómoda hoja Excel. Uno de los objetivos es el análisis de esta información, desde la cual se pueden extraer conclusiones interesantes y que deben servir como una fuente más de información a la dirección. Con este objetivo en mente, el usuario contable de ContaPlus o MESP Bridge mediante el uso de nuestras funciones no tendrá más que cambiar el código de la empresa en la celda correspondiente y los datos de la hoja se actualizarán de forma automática, sirviéndole para más de una empresa en un abrir y cerrar de ojos.

Desde AM Consultores estamos convencidos de que la contabilidad sirve y debe servir para mucho más que para cumplir con Hacienda y que debe ser una herramienta más sobre la que apoyarse para la correcta toma de decisiones. Para ello disponemos de múltiples modelos MESP que se ocupan de distintas áreas dentro de la contabilidad para ofrecer al usuario contable todas las herramientas necesarias en su trabajo: Exportar Asientos a ContaPlus desde un diario contable en Excel, Exportar a ContaPlus facturas desde un listado en Excel, Exportar a ContaPlus movimientos bancarios desde un archivo CSB norma43 o desde un listado en Excel, obtener Balances en Excel, obtener Cuentas de Pérdidas y Ganancias en Excel, Balances de Sumas y Saldos, Informes mensuales, Punto de Equilibrio, EBITDA, Informe de Incidencias contables y un largo etcétera.

Os animamos a probar nuestra herramienta de productividad de forma gratuita durante 30 días sin ningún compromiso.

A continuación dejamos dos enlaces que pueden ser de interés para comprender y calcular el Período Medios de Maduración.

https://economipedia.com/definiciones/periodo-medio-de-maduracion-pmm.html

http://ocw.uv.es/ciencias-sociales-y-juridicas/analisis-contable/practica_10.pdf

MESP Bridge - La revolución en el análisis contable

AM Consultores lanza la versión 5.0 de MESP Bridge, la herramienta definitiva para el análisis contable. MESP Bridge permite al usuario independizarse de los programas de contabilidad y analizar desde su hoja de cálculo la información contable de las empresas.

Gracias a un conjunto de herramientas que se integran como un complemento de Excel, la incorporación y análisis de la información contable de las empresas adquiere una nueva dimensión. MESP Bridge incluye un completo paquete de utilidades que le van a permitir revisar y analizar la contabilidad de cualquier empresa con el único requisito de tener disponible un diario contable en Excel o formato CSV (Comma Separated Values).

Esta herramienta de productividad permite al usuario la generación y personalización de balances, cuentas de pérdidas y ganancias, ECPN, etc., y todo ello en Excel. También posee una utilidad que conecta estas hojas de cálculo con Microsoft WORD, para que se generen informes semiautomáticos con la información de las hojas, cuentas de resultados previsionales, ayuda para el cálculo del Impuesto de Sociedades, generación de los libros oficiales, generación de la memoria y un largo etcétera.

AM Consultores permite que los distintos usuarios no dependan del programa contable utilizado para poder analizar la información. Con MESP Bridge se generan distintas plantillas de importación para los diferentes formatos de origen (ContaPlus, SAGE50, ContaSol, A3, etc.) de los diarios, ahorrando tiempo en las siguientes incorporaciones de datos. El uso de esta nueva herramienta permite al analista contable ahorrar tiempo en la recepción e incorporación de la información de la empresa en cuestión, así como terminar con los “COPIA-PEGA” que pueden causar pérdida de fiabilidad e integridad en la información.

MESP Bridge está especialmente diseñado para los despachos de asesoría fiscal y contable y para los auditores, aunque es de gran utilidad en muchos otros ámbitos.

¿El precio? 999,00€ es su precio final. El uso de MESP Bridge no requiere pagos mensuales, no tiene limitaciones y la licencia es por equipo. El usuario se puede descargar una versión de prueba que funcionará durante 30 días con la única limitación de poder incorporar hasta 500 apuntes.

Para más información no deje visitar nuestra página web y nuestro canal de Youtube.

https://www.allegmusic.com/mesp-bridge

https://www.youtube.com/user/AMExcelChannel

No tiene nada que perder, anímese a cruzar este puente con nosotros.  

Balance de Sumas y Saldos

Balance de Sumas y Saldos

Con motivo del lanzamiento de nuestro tercer vídeo explicativo del Modelo de Informe de Asesorías o MESP_001 (https://youtu.be/PLLMLVF3jUM), queremos mencionar algunas características acerca de la importancia del Balance de Sumas y Saldos.

El Balance de Sumas y Saldos (BAL_SS de ahora en adelante) no es un documento contable sin importancia, ya que se debe, al menos, realizar un BAL_SS de forma trimestral siendo una información a incluir en la legalización de los libros en el Registro Mercantil. También se le conoce como Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, ya que nos permite comprobar si la contabilidad se encuentra cuadrada, es decir, todos los movimientos al debe suman el mismo importe que todos los movimientos al haber.

El BAL_SS refleja el resumen de todos los movimientos del libro diario a través del libro mayor, es decir, todas las cuentas contables que se encuentren abiertas en el libro mayor deben verse reflejadas (agrupadas o individualmente) en el mismo. La información a mostrar es el saldo acumulado al debe (suma de cargos), el saldo acumulado al haber (suma de abonos) y saldo de la cuenta.

De esta forma el usuario contable es capaz mediante un simple vistazo de comprobar si la contabilidad contiene algún tipo de descuadre, ya que, si la suma del debe no es igual a la suma del haber, o si la suma de todos los saldos de las cuentas no es 0, sabrá que existe algún asiento descuadrado. Siendo esta uno de sus principales usos, en nuestro Modelo de Informe de Asesorías hemos querido incluir todas las facilidades para ayudar al analista en esta labor de comprobación. 

De forma predeterminada MESP_001 muestra las cuentas agrupadas a nivel 3 en dos grandes grupos de columnas. Como hemos mencionado previamente, vemos que tenemos las sumas del debe, del haber y el saldo en distintas columnas, aunque de forma duplicada. En el primer grupo, encabezado con “Periodo” obtenemos la información referida SOLO al mes que hayamos seleccionado en nuestra portada u hoja “Interface”, y en el segundo grupo observamos los datos acumulados hasta el mes seleccionado. De esta manera el usuario contable dispondrá de mayor información para poder tomar sus propias conclusiones.

Para comprobar si existen descuadres, al final de la tabla tenemos una fila con los totales, que nos servirán para comprobar si la información contable se encuentra “saldada”.

En AM Consultores entendemos que dos empresas nunca son iguales y que depende de múltiples factores el uso que se le dé a cada herramienta, por ello hemos querido dar distintas opciones pudiendo elegir entre mostrar el BAL_SS a nivel 3, a nivel 4 y a nivel máximo. De esta manera, el encargado de revisar la información podrá adaptar la misma a su gusto o necesidad dependiendo de la empresa a analizar.

Esperamos que nuestra hoja de BAL_SS de nuestro Modelo de Informe de Asesorías o MESP_001 les pueda resultar útil y se animen a probar nuestras herramientas de productividad. Este es solo una de las múltiples características que nuestros modelos MESP pueden ofrecerle.

MIGRACIÓN CONTABLE A CONTAPLUS – LA IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE IVA

A lo largo de la vida de un contable, que es a su vez usuario de ContaPlus, es probable que tenga que enfrentarse en algún momento al hecho de tener que incorporar una contabilidad ya hecha o iniciada en otro sistema contable. Si alguien que está leyendo este artículo ya se ha visto en esta tesitura, sabrá que ContaPlus ofrece un sistema de importación NADA intuitivo y muy restrictivo.

Es por esta razón que AM Consultores, allá por el año 2012, desarrolló y lanzó al mercado MESP (Módulo Excel Sistema de Productividad) facilitando la incorporación de asientos contables desde una hoja de cálculo Excel a ContaPlus. Es cierto que, en el mercado, existen otras herramientas que ofrecen utilidades parecidas para abordar esta problemática; pero también es cierto, que casi ninguna de ellas (por no decir ninguna) te ofrecen la posibilidad de incorporar de forma independiente, sin ayuda de un consultor, la información contable y mantener los libros de IVA en ContaPlus tras el proceso. Y es este el objeto principal de este artículo.

Tras muchos años trabajando con el paquete PymePlus de SAGE, hemos identificado que datos son los que ContaPlus necesita para poder mantener los registros de IVA en orden, mas allá de la fecha, la subcuenta, el importe del debe y del haber y el concepto. Estos datos son el número de la factura, el tipo de IVA (0, 4, 10 o 21), la base imponible asociada al importe de IVA, la fecha de operación y fecha de expedición si fueran éstas diferentes de la fecha contable, el NIF del tercero y su nombre. Si disponemos de esta información y de nuestra herramienta de productividad favorita, MESP, tendremos los elementos necesarios para poder trabajar con la contabilidad recibida en muy poco tiempo y con la seguridad de mantener los datos relevantes en su sitio.

Recientemente, en nuestro canal de YouTube hemos lanzado un vídeo explicando como podemos realizar esta incorporación a ContaPlus desde una hoja Excel (https://www.youtube.com/watch? v=PecC4XVhxIE). En este vídeo explicamos el proceso para mantener los libros de IVA de las operaciones interiores, en caso de que necesites incorporar información con operaciones intracomunitarias, retenciones etc., será necesario una explicación más profunda. Con las herramientas que proporciona MESP en su paquete básico, podrá investigar como ContaPlus realiza los asientos y aprender para realizar importaciones de asientos de una mayor calidad. Nuestros modelos de “Estructura de archivos ContaPlus/FacturaPlus” (MESP_000) y “Listados de Diario de ContaPlus” (MESP_150) de forma combinada, le darán las claves para incorporar la información con todo lujo de detalles. Póngase en contacto con nosotros (https://www.allegmusic.com/contacto) y le informaremos sin ningún compromiso de esta utilidad y de muchas otras que pueden ser de su interés.

Por todo lo expuesto, podemos concluir que el sistema que se desarrolló en MESP, y que hemos ido mejorando a lo largo de los 7 años de su existencia, le va a permitir ser independiente, incorporar la información desde Excel (el botón más extendido y usado en todos los programas informáticos es el de “Exportar a Excel”) y poder mantener los libros de IVA tras la migración contable a ContaPlus.