La Gestión Documental Sage 50

En el ámbito de la contabilidad y de la gestión es innegable que la documentación y su orden cobran una importancia suprema. No solo debemos saber generar las facturas y los asientos contables, sino que debemos poder gestionar toda la documentación generada para acceder posteriormente a ella, sean escritos, contratos, nóminas, facturas, albaranes, transferencias y un largo etc. Existen multitud de terceros actores que nos pueden solicitar esta documentación, así como necesitarla nosotros mismos, por lo que, una vez entendemos la importancia del orden de los documentos en la actividad empresarial, podemos dar el paso a la gestión documental “virtual”. 

Desde hace años se viene impulsando este cambio por el que sustituimos el papel por los archivos digitales, cambio que nos hemos visto obligados a acelerar en parte por la pandemia que todavía vivimos. Esta nueva forma de gestionar los archivos nos ayudaría a no depender de multitud de carpetas físicas donde buscar los albaranes, las facturas o los movimientos bancarios, ni a tener que imprimir continuamente (con el consiguiente ahorro de papel, coste, tiempo y cuidado del medioambiente).

Debemos saber gestionar la documentación para poder acceder posteriormente a ella. Ahora esta gestión puede ser virtual.

Es curioso, porque en Sage 50 (nueva herramienta de contabilidad de Sage que sustituye a ContaPlus) no he encontrado ninguna guía o documentación que explique el funcionamiento de las prestaciones incluidas en los paquetes básicos referente a la Gestión Documental. Por esta razón (y otras que explicaré) he decidido escribir este artículo.

El funcionamiento de la Gestión Documental de Sage 50 es realmente sencillo; muy tosco y simple, pero sencillo. Solo podremos asociar documentos (todo tipo de documentos que Windows pueda abrir) a los asientos desde la opción “Asociar Documento”, donde se abre un explorador de carpetas desde “C:\”. Una vez aquí podemos elegir el archivo en cuestión, normalmente un PDF, y seleccionarlo de forma que quede vinculado con el asiento y siempre que estemos visualizando el asiento podamos abrirlo desde la opción “Visualizar Documento”. La última opción “Desasociar Documento” nos permite eliminar la asociación que hubiera previamente.

Sage 50 te permite asociar documentos a asientos contables desde la introducción de asientos de la herramienta.

Este es básicamente el funcionamiento de la Gestión Documental incluida en Sage 50, aunque hay que resaltar varios aspectos.

En primer lugar, es un engorro que el usuario tenga que hacer clic en “Asociar Documento”, asiento por asiento, además de que SIEMPRE te sitúa en “C:\” al abrir el árbol de carpetas de Windows para asociar el documento por lo que siempre hay que invertir tiempo en darle la ruta completa del archivo. Además, Sage 50 no permite asociar de forma rápida el mismo archivo a varios asientos o directamente no es posible asociar varios documentos al mismo asiento, situaciones que ocurren de forma más habitual de lo que a priori pueda uno pensar.

La asociación de documentos desde Sage 50 es lenta y pesada para el usuario

En segundo lugar, Sage 50 realiza una acción transparente para el usuario que, teniendo sentido, la ejecuta concierta torpeza a nuestro modo de ver. La acción es la siguiente: El usuario asocia el documento deseado y Sage 50 realiza una copia de dicho documento en una carpeta interna para (al menos así lo entendemos) no depender de que el documento original sea movido, modificado o borrado, y que la asociación quede intacta para el futuro (en este sentido, punto positivo). La carpeta interna donde realiza la copia es la siguiente ruta en el equipo donde esté instalado Sage 50 de forma original ‘sage50c\sage50cserv\Documentos\Asientos’. Desconocemos si el lector se ha dado cuenta, pero esta carpeta funciona como un ”cajón de sastre”, ya que en la ruta no podemos distinguir ni grupo de empresas, ni empresas ni ejercicios, por lo que si usamos este sistema debemos ser especialmente cuidadosos en los nombres de los archivos. Si solo nombrásemos los archivos con el número del asiento, se estarían sobrescribiendo archivos continuamente, dejando solo vigente el último asociado y dejando nuestra Gestión Documental totalmente inutilizada.

No ayuda a la sistematización de la gestión documental ni permite al usuario decidir en este sentido

Como último aspecto a criticar de la Gestión Documental de Sage 50, debemos indicar que el motivo de que sea tan básica y que solo permita asociar documentos a los asientos contables y no en otros módulos del programa, es porque quieren vendernos un módulo de GESTIÓN DOCUMENTAL aparte.

En esta Gestión Documental “Profesional” permiten asociar documentos en las fichas de Clientes, Proveedores, así como organizar las carpetas donde residirán los documentos de una manera más ágil y ordenada. Y no es que no nos parezca interesante esta opción, la cuestión es que al menos la asociación a algo más que a los asientos podrían haberla incluido en los paquetes básicos de la aplicación y no venderla aparte con un “Add-on” o “Módulo”.

Sage 50 te cobra una cuota mensual/anual aparte por una Gestión Documental en condiciones.

En AM Consultores somos inquietos por naturaleza, por lo que hemos investigado el funcionamiento de la Gestión Documental para poder implementarla a nivel interno y poder así ahorrar papel (con todos los beneficios que ello conlleva) y ganar en eficiencia. Como hemos indicado, en Sage 50 existen varios aspectos a mejorar para que pueda ser más eficiente que la gestión de los documentos de forma física. Por todo esto, estamos en pleno desarrollo de una herramienta (parte de la futura versión de Sage 50 de MESP) que permita resolver los aspectos negativos descritos de la Gestión Documental de Sage 50:

1. Asociación lenta asiento por asiento y la imposibilidad de la asociación múltiple: un asiento a varios documentos o un mismo documento a varios asientos de forma ágil.
2. Un único depósito de documento desde donde Sage 50 siempre accede, sin poder distinguir entre empresas y ejercicios y sin poder repetir nombres de los documentos.
3. La venta de una gestión documental “Profesional” adicional con el consiguiente coste extra mensual.

El desarrollo del modelo MESP que solucione estos aspectos está en fase inicial, pero ya hemos implementado una asociación de documentos a asientos mucho más ágil que la del propio programa de Sage. Animamos a nuestros usuarios y lectores a que nos dejen sus comentarios y sugerencias que puedan ayudarnos a mejorar este modelo.

Ya disponemos de una versión BETA que asocia documentos de forma más ágil y rápida

Os deseamos toda la suerte en la transición desde la Gestión Documental física a la virtual.

Gracias y un saludo a todos.

Impuesto de Sociedades y MESP

Cada año, a la hora de enfrentarnos al cálculo del Impuesto de Sociedades, los distintos consultores, asesores o gestores sabemos que debemos prestar atención a multitud de detalles y factores que afectan a este hecho. Por esta razón en AM Consultores hemos allanar, en la medida de lo posible, el camino desde la finalización de la contabilización de los asientos hasta el cálculo final del impuesto.

Nuestro modelo MESP_001 incluye una sección que ayuda a los distintos usuarios en la tarea de calcular el impuesto sobre el beneficio de las empresas. Hemos pulido y mejorado esta sección para ofrecer a los distintos usuarios toda la ayuda posible con la información incluida en contabilidad y la que los mismos usuarios incluyan en la hoja. De esta manera, el modelo se traerá de la contabilidad toda la información necesaria (ContaPlus y MESP Bridge a fecha de hoy) a nuestra hoja Excel y permitirá al usuario introducir la información de las diferencias temporarias y permanentes, así como incluir el importe que el usuario estime oportuno para la reserva de nivelación y las deducciones y bonificaciones. Por otro lado, el cálculo de la reserva de capitalización y la compensación de bases imponibles anteriores (si procede) se realiza de forma automática, siempre bajo supervisión del propio usuario, por supuesto.

Uno de los aspectos llamativos del modelo es la sugerencia del asiento contable que corresponde por el cálculo del impuesto, reduciendo así las tareas y cálculos a realizar por el contable.

Dejo el enlace al video-tutorial donde explicamos de forma exhaustiva el funcionamiento de esta sección.

https://www.youtube.com/watch? v=G2ArSm0tn0k

Un saludo.

MESP Bridge - La revolución en el análisis contable

AM Consultores lanza la versión 5.0 de MESP Bridge, la herramienta definitiva para el análisis contable. MESP Bridge permite al usuario independizarse de los programas de contabilidad y analizar desde su hoja de cálculo la información contable de las empresas.

Gracias a un conjunto de herramientas que se integran como un complemento de Excel, la incorporación y análisis de la información contable de las empresas adquiere una nueva dimensión. MESP Bridge incluye un completo paquete de utilidades que le van a permitir revisar y analizar la contabilidad de cualquier empresa con el único requisito de tener disponible un diario contable en Excel o formato CSV (Comma Separated Values).

Esta herramienta de productividad permite al usuario la generación y personalización de balances, cuentas de pérdidas y ganancias, ECPN, etc., y todo ello en Excel. También posee una utilidad que conecta estas hojas de cálculo con Microsoft WORD, para que se generen informes semiautomáticos con la información de las hojas, cuentas de resultados previsionales, ayuda para el cálculo del Impuesto de Sociedades, generación de los libros oficiales, generación de la memoria y un largo etcétera.

AM Consultores permite que los distintos usuarios no dependan del programa contable utilizado para poder analizar la información. Con MESP Bridge se generan distintas plantillas de importación para los diferentes formatos de origen (ContaPlus, SAGE50, ContaSol, A3, etc.) de los diarios, ahorrando tiempo en las siguientes incorporaciones de datos. El uso de esta nueva herramienta permite al analista contable ahorrar tiempo en la recepción e incorporación de la información de la empresa en cuestión, así como terminar con los “COPIA-PEGA” que pueden causar pérdida de fiabilidad e integridad en la información.

MESP Bridge está especialmente diseñado para los despachos de asesoría fiscal y contable y para los auditores, aunque es de gran utilidad en muchos otros ámbitos.

¿El precio? 999,00€ es su precio final. El uso de MESP Bridge no requiere pagos mensuales, no tiene limitaciones y la licencia es por equipo. El usuario se puede descargar una versión de prueba que funcionará durante 30 días con la única limitación de poder incorporar hasta 500 apuntes.

Para más información no deje visitar nuestra página web y nuestro canal de Youtube.

https://www.allegmusic.com/mesp-bridge

https://www.youtube.com/user/AMExcelChannel

No tiene nada que perder, anímese a cruzar este puente con nosotros.  

Balance de Sumas y Saldos

Balance de Sumas y Saldos

Con motivo del lanzamiento de nuestro tercer vídeo explicativo del Modelo de Informe de Asesorías o MESP_001 (https://youtu.be/PLLMLVF3jUM), queremos mencionar algunas características acerca de la importancia del Balance de Sumas y Saldos.

El Balance de Sumas y Saldos (BAL_SS de ahora en adelante) no es un documento contable sin importancia, ya que se debe, al menos, realizar un BAL_SS de forma trimestral siendo una información a incluir en la legalización de los libros en el Registro Mercantil. También se le conoce como Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, ya que nos permite comprobar si la contabilidad se encuentra cuadrada, es decir, todos los movimientos al debe suman el mismo importe que todos los movimientos al haber.

El BAL_SS refleja el resumen de todos los movimientos del libro diario a través del libro mayor, es decir, todas las cuentas contables que se encuentren abiertas en el libro mayor deben verse reflejadas (agrupadas o individualmente) en el mismo. La información a mostrar es el saldo acumulado al debe (suma de cargos), el saldo acumulado al haber (suma de abonos) y saldo de la cuenta.

De esta forma el usuario contable es capaz mediante un simple vistazo de comprobar si la contabilidad contiene algún tipo de descuadre, ya que, si la suma del debe no es igual a la suma del haber, o si la suma de todos los saldos de las cuentas no es 0, sabrá que existe algún asiento descuadrado. Siendo esta uno de sus principales usos, en nuestro Modelo de Informe de Asesorías hemos querido incluir todas las facilidades para ayudar al analista en esta labor de comprobación. 

De forma predeterminada MESP_001 muestra las cuentas agrupadas a nivel 3 en dos grandes grupos de columnas. Como hemos mencionado previamente, vemos que tenemos las sumas del debe, del haber y el saldo en distintas columnas, aunque de forma duplicada. En el primer grupo, encabezado con “Periodo” obtenemos la información referida SOLO al mes que hayamos seleccionado en nuestra portada u hoja “Interface”, y en el segundo grupo observamos los datos acumulados hasta el mes seleccionado. De esta manera el usuario contable dispondrá de mayor información para poder tomar sus propias conclusiones.

Para comprobar si existen descuadres, al final de la tabla tenemos una fila con los totales, que nos servirán para comprobar si la información contable se encuentra “saldada”.

En AM Consultores entendemos que dos empresas nunca son iguales y que depende de múltiples factores el uso que se le dé a cada herramienta, por ello hemos querido dar distintas opciones pudiendo elegir entre mostrar el BAL_SS a nivel 3, a nivel 4 y a nivel máximo. De esta manera, el encargado de revisar la información podrá adaptar la misma a su gusto o necesidad dependiendo de la empresa a analizar.

Esperamos que nuestra hoja de BAL_SS de nuestro Modelo de Informe de Asesorías o MESP_001 les pueda resultar útil y se animen a probar nuestras herramientas de productividad. Este es solo una de las múltiples características que nuestros modelos MESP pueden ofrecerle.

AM Consultores lanza el Informe tipo para Asesorías

AM Consultores lanza el Informe tipo para Asesorías

Como respuesta a la buena comunicación que mantenemos con nuestros clientes y al trabajo conjunto con algunos de ellos, hemos puesto a disposición de los usuarios de MESP este nuevo modelo, Informe tipo para Asesorías (MESP_001 de ahora en adelante)

En primer lugar, debemos indicar que nace como una necesidad. A lo largo de los años, la experiencia como consultores y el contacto con los usuarios MESP nos ha conducido hasta el lanzamiento de este modelo, el cual es la culminación de dos objetivos prioritarios: Realizar una profunda revisión de la información contable para poder corregirla y realizar proyecciones, así como desligar MESP y sus modelos de la necesidad un programa concreto de contabilidad. Esto quiere decir que gracias a MESP, MESPBridge y MESP_001, cualquier usuario de cualquier programa contable podrá importar un diario en Excel y analizar su información con una rapidez y eficiencia tales, que no podrá dejar usar esta herramienta de productividad.

Se pretende que la contabilidad no sólo sirva para cumplir con las obligaciones legales y fiscales, sino que sea una herramienta válida para la identificación de incidencias y toma de decisiones.

Balance

Con esta idea en la mente, la personalización del balance y de la cuenta de resultados cobra una importancia capital. Normalmente los programas de contabilidad son muy estrictos a la hora de mostrar la información en los estados contables. MESP_001 nos permite, partiendo de la base del NPGC en el balance, personalizarlo a nuestro antojo. Podemos desglosar las distintas cuentas para una mejor comprensión a la hora de realizar su análisis, ya que debe ser útil para el contable, director financiero o el usuario contable en cuestión, y no para Hacienda. Por ejemplo, si en nuestra contabilidad distinguimos los clientes de una zona geográfica por el octavo dígito, podremos realizar un balance con este desglose en unos pocos segundos y obtener una visión más real de la información a simple vista.

Como vemos MESP_001 aprovecha las ventajas de tener los datos accesibles desde Excel para ofrecer al usuario todas las posibilidades a la hora de cómo quiere mostrar la información para su posterior análisis.

En cuanto a la cuenta de pérdidas y ganancias el modelo no parte de un estado contable del NPGC, sino que divide los gastos por un lado y los ingresos por otro. Tanto en los gastos como en los ingresos, separa por defecto los denominados “De Explotación” del resto, para intentar tener una mayor organización de la información, sin perjuicio de que el usuario pueda, nuevamente, separar los gastos o ingresos a su criterio. Como en el caso del balance, podrá añadir y quitar líneas de datos a su antojo sin temor a repetir información ya que el propio modelo posee mecanismos de control que avisan al usuario de tal hecho.

PyG

Es en la cuenta de pérdidas y ganancias donde mayor énfasis hemos puesto para permitir al usuario realizar una proyección de la misma hasta final de año partiendo de la información contable. Esto se puede realizar ya que el modelo solo se trae la información hasta el mes que le indiquemos, obviando el resto de datos que la contabilidad contenga. De esta manera, y según el criterio de reparto proporcional que el usuario le indique al modelo, tendremos ante nosotros una proyección de nuestra cuenta de pérdidas y ganancias hasta final de año personalizada. También podremos indicar en una columna separada adiciones puntuales que los usuarios contables conocen y se deben tener en cuenta a la hora de realizar las previsiones para final de año.

En ambos casos (balance y PyG) tendremos la opción de ver u ocultar los datos del año anterior, con la intención de poder echar un vistazo rápido a la evolución de los distintos datos.

Como no queremos que este artículo sea una guía del modelo (para eso hemos iniciado una serie de vídeos donde se explica el funcionamiento exhaustivo del mismo), vamos a enumerar el resto de prestaciones que, sin ser menos importantes, prestan atención a distintos aspectos.

EBITDA

Podemos personalizar el cálculo del EBITDA de la empresa que estemos analizando, comenzando por una propuesta estándar y partiendo de los datos de la contabilidad.

Activo Fijo

EL modelo, mediante un análisis previo de la información contable, nos ofrece una visión global de los distintos activos fijos que tenemos en la empresa. Nuevamente, tenemos la opción de personalizar la información que se recoge en esta hoja para su correcta adecuación a la empresa en cuestión.

Gráfico

En una de las hojas del modelo, podremos obtener el grafico que estimemos oportuno teniendo sus datos mensuales y el acumulado hasta ese mes. Simplemente indicando que código de cuenta queremos traernos, el gráfico se adaptará y nos ofrecerá la información pertinente.

Balance de Sumas y Saldos

En este apartado tenemos la opción de poder tener un balance de sumas y saldos a tres dígitos, a cuatro dígitos y a máximo nivel. Las distintas opciones ofrecidas en este estado contable han demostrado ser especialmente importante para muchos de nuestros usuarios, por lo que le animamos a probarlo. Tendremos dos secciones, una para el período/mes seleccionado y otra para el acumulado hasta ese período/mes seleccionado.

Existencias

Tenemos una hoja en la que se nos ayuda a la hora de realizar una previsión de las existencias a final de año, así como su efecto en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Impuesto de Sociedades

Otro de los grandes atractivos que posee el modelo es la ayuda que nos ofrece a la hora de calcular el Impuesto de Sociedades que la sociedad pagará. Una vez tenemos todos los datos contables introducidos, en esta sección podremos realizar las correcciones que procedan en cada una de las empresas que estemos analizando: diferencias temporarias, diferencias permanentes, reservas de capitalización, reservas de nivelación, deducciones y bonificaciones.

De esta manera, e indicando el tipo al que la empresa debe tributar el impuesto, el modelo nos ofrecerá una sugerencia del cálculo del mismo.

Nuevamente, esta forma de trabajar a la hora de calcular el ISS ha resultado ser muy útil para los usuarios de MESP.

Gastos financieros

Este apartado ayuda al usuario en el cálculo de la limitación en la deducibilidad de los gastos financieros.

Incidencias

Sección especialmente útil a la hora de repasar la contabilidad y realizar las correcciones que hemos ido dejando para el final. El modelo repasa todas las cuentas contables abiertas y nos indica las incidencias que ha encontrado en las distintas subcuentas.

Nos informa de las subcuentas que tienen un saldo diferente al de su naturaleza, si existen subcuentas con saldo pero que no han presentado movimientos en el ejercicio (quizá queramos repasarlas), muestra el saldo de todas las cuentas que cuelgan del código ‘47’ indicando que es un saldo a confirmar por el usuario contable y nos informa si las cuentas de ‘Caja’ poseen saldos negativos a final de cada mes.

Como podemos observar, esta sección resulta especialmente útil cuando queremos tener una contabilidad ‘limpia’ y actualizada, pudiendo, de esta manera, mandar los informes mensuales pertinentes a nuestros clientes con una mayor seguridad en la información.

Punto de equilibrio

En algunas empresas es interesante realizar una estimación del punto de equilibrio teniendo en cuenta un grupo de subcuentas para los costes fijos y otro grupo para los costes variables. En este modelo podemos realizar este cálculo cambiando estas agrupaciones para una mayor adaptación a cada situación empresarial.

Cuadro de mando

Se puede configurar y genera un cuadro de mando con distintos datos y comparativas como la composición de masas del activo, el fondo de maniobra y los distintos ratios entre otros.

Si el usuario se sumerge en la configuración del cuadro de mando descubrirá que podrá llegar muy lejos y obtener los datos comparativos de la forma que desee mediante la inversión de no demasiado tiempo.

Otros Datos

Una pequeña sección que ayuda al usuario en las áreas de ‘Reservas de Capitalización’ y ‘Cálculo del incremento de los fondos propios’.

Le invitamos a que pruebe este y el resto de modelos que tiene disponibles bajo el paraguas de MESP y que nos ayude a mejorarlos con sus comentarios y sugerencias.

www.allegmusic.com/modelosmesp

https://www.youtube.com/watch? v=f5PCQChZmpo

Como siempre, un cordial saludo desde AM Consultores. Esperamos poder ayudarle pronto en la gestión de su PYME.

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