En el ámbito de la contabilidad y de la gestión es innegable que la documentación y su orden cobran una importancia suprema. No solo debemos saber generar las facturas y los asientos contables, sino que debemos poder gestionar toda la documentación generada para acceder posteriormente a ella, sean escritos, contratos, nóminas, facturas, albaranes, transferencias y un largo etc. Existen multitud de terceros actores que nos pueden solicitar esta documentación, así como necesitarla nosotros mismos, por lo que, una vez entendemos la importancia del orden de los documentos en la actividad empresarial, podemos dar el paso a la gestión documental “virtual”.
Desde hace años se viene impulsando este cambio por el que sustituimos el papel por los archivos digitales, cambio que nos hemos visto obligados a acelerar en parte por la pandemia que todavía vivimos. Esta nueva forma de gestionar los archivos nos ayudaría a no depender de multitud de carpetas físicas donde buscar los albaranes, las facturas o los movimientos bancarios, ni a tener que imprimir continuamente (con el consiguiente ahorro de papel, coste, tiempo y cuidado del medioambiente).
Debemos saber gestionar la documentación para poder acceder posteriormente a ella. Ahora esta gestión puede ser virtual.
Es curioso, porque en Sage 50 (nueva herramienta de contabilidad de Sage que sustituye a ContaPlus) no he encontrado ninguna guía o documentación que explique el funcionamiento de las prestaciones incluidas en los paquetes básicos referente a la Gestión Documental. Por esta razón (y otras que explicaré) he decidido escribir este artículo.
Este es básicamente el
funcionamiento de la Gestión Documental incluida en Sage 50, aunque hay que
resaltar varios aspectos.
En primer lugar, es un engorro
que el usuario tenga que hacer clic en “Asociar Documento”, asiento por asiento, además de que SIEMPRE te sitúa en “C:\” al abrir el árbol de carpetas de
Windows para asociar el documento por lo que siempre hay que invertir tiempo en
darle la ruta completa del archivo. Además, Sage 50 no permite asociar de forma
rápida el mismo archivo a varios asientos o directamente no es posible asociar varios
documentos al mismo asiento, situaciones que ocurren de forma más habitual de
lo que a priori pueda uno pensar.
La asociación de documentos desde Sage 50 es lenta y pesada para el usuario
En segundo lugar, Sage 50 realiza
una acción transparente para el usuario que, teniendo sentido, la ejecuta concierta
torpeza a nuestro modo de ver. La acción es la siguiente: El usuario asocia el
documento deseado y Sage 50 realiza una copia de dicho documento en una carpeta
interna para (al menos así lo entendemos) no depender de que el documento
original sea movido, modificado o borrado, y que la asociación quede intacta
para el futuro (en este sentido, punto positivo). La carpeta interna donde
realiza la copia es la siguiente ruta en el equipo donde esté instalado Sage 50
de forma original ‘sage50c\sage50cserv\Documentos\Asientos’. Desconocemos si el
lector se ha dado cuenta, pero esta carpeta funciona como un ”cajón de sastre”,
ya que en la ruta no podemos distinguir ni grupo de empresas, ni empresas ni
ejercicios, por lo que si usamos este sistema debemos ser especialmente
cuidadosos en los nombres de los archivos. Si solo nombrásemos los archivos con
el número del asiento, se estarían sobrescribiendo archivos continuamente,
dejando solo vigente el último asociado y dejando nuestra Gestión Documental
totalmente inutilizada.
No ayuda a la sistematización de la gestión documental ni permite al usuario decidir en este sentido
Como último aspecto a criticar de
la Gestión Documental de Sage 50, debemos indicar que el motivo de que sea tan
básica y que solo permita asociar documentos a los asientos contables y no en
otros módulos del programa, es porque quieren vendernos un módulo de GESTIÓN
DOCUMENTAL aparte.
En esta Gestión Documental
“Profesional” permiten asociar documentos en las fichas de Clientes,
Proveedores, así como organizar las carpetas donde residirán los documentos de
una manera más ágil y ordenada. Y no es que no nos parezca interesante esta
opción, la cuestión es que al menos la asociación a algo más que a los asientos
podrían haberla incluido en los paquetes básicos de la aplicación y no venderla
aparte con un “Add-on” o “Módulo”.
Sage 50 te cobra una cuota mensual/anual aparte por una Gestión Documental en condiciones.
En AM Consultores somos inquietos por naturaleza, por lo que hemos investigado el funcionamiento de la Gestión Documental para poder implementarla a nivel interno y poder así ahorrar papel (con todos los beneficios que ello conlleva) y ganar en eficiencia. Como hemos indicado, en Sage 50 existen varios aspectos a mejorar para que pueda ser más eficiente que la gestión de los documentos de forma física. Por todo esto, estamos en pleno desarrollo de una herramienta (parte de la futura versión de Sage 50 de MESP) que permita resolver los aspectos negativos descritos de la Gestión Documental de Sage 50:
- Asociación lenta asiento por asiento y la imposibilidad de la asociación múltiple: un asiento a varios documentos o un mismo documento a varios asientos de forma ágil.
- Un único depósito de documento desde donde Sage 50 siempre accede, sin poder distinguir entre empresas y ejercicios y sin poder repetir nombres de los documentos.
- La venta de una gestión documental “Profesional” adicional con el consiguiente coste extra mensual.
El desarrollo del modelo MESP que
solucione estos aspectos está en fase inicial, pero ya hemos implementado una
asociación de documentos a asientos mucho más ágil que la del propio programa
de Sage. Animamos a nuestros usuarios y lectores a que nos dejen sus comentarios
y sugerencias que puedan ayudarnos a mejorar este modelo.
Ya disponemos de una versión BETA que asocia documentos de forma más ágil y rápida
Os deseamos toda la suerte en la
transición desde la Gestión Documental física a la virtual.
Gracias y un saludo a todos.
