Las empresas que puedan adaptarse a estas circunstancias, y especialmente las de pequeña o mediana dimensión, deberían aprovechar para mejorar el rendimiento de sus recursos técnicos y humanos.
Citando a Peter Drücker, uno de los más conocidos gurús del mundo empresarial: “La contribución más importante y de hecho, insólita, que hicieron los gestores durante el siglo XX, fue multiplicar por 50 la productividad del TRABAJADOR MANUAL en las fábricas. La contribución más importante que los gestores han de hacer durante el siglo XXI es, de forma similar, aumentar la productividad del TRABAJO INTELECTUAL y del TRABAJADOR INTELECTUAL”.
Desde hace muchos años, los ordenadores constituyen una herramienta imprescindible para que el “trabajador intelectual” dedique su tiempo y esfuerzo a las tareas más humanas (que requieren inteligencia), y que las más mecánicas (que requieren la velocidad y precisión de una máquina) no le supongan un tiempo o esfuerzo apreciable.
En el contexto de las Pymes, sin embargo, esta visión un tanto idílica del trabajo de gestión financiera, contable y administrativa con frecuencia no responde a la realidad. Aunque los ordenadores, el hardware, son muy asequibles y de hecho omnipresentes en organizaciones de todos los tamaños, los programas que proporcionan utilidad a esas máquinas o bien ya no son tan asequibles, o su implantación deja que desear.
El desafío para las Pymes en esta área es el de dotarse, a coste razonable, de los recursos técnicos y humanos necesarios para desarrollar estas funciones de una manera excelente. La excelencia no debería ser un concepto restringido al ámbito académico o filosófico, sino una aspiración real y cotidiana para todos los profesionales, con independencia del tamaño de la organización en la que trabajan.
Debido a su dimensión, las Pymes están obligadas a “hacer más con menos”, también en cuanto se refiere a su administración. El empresario con frecuencia conoce íntimamente la actividad principal de su negocio, pero no domina los aspectos relacionados con la buena administración del mismo. Los gestores de Pymes tienen que entender que, aunque una buena administración raramente proporciona clientes o mejora los productos o servicios propios de la actividad, una mala administración puede fácilmente dar al traste con un proyecto que, de otra manera, sería rentable y satisfactorio.
Una buena administración en nuestros días requiere, pues, de herramientas informáticas adecuadas y correctamente utilizadas.
Competitividad
Uno de los conceptos con los que los medios de comunicación suelen aderezar casi todas las noticias sobre el mundo empresarial, es el de competitividad. Como casi todas las palabras de muchas silabas, el término es bastante descriptivo. Designa la capacidad de competir en el mercado, y determina las posibilidades de éxito o fracaso ante los competidores.
La competitividad puede venir referida a una empresa en un sector, o a un país entero en el concierto internacional.
En cualquiera de estos casos, es conveniente señalar que la capacidad de competir en el mercado depende del tipo de producto o servicio de que se trate. Si dicho producto está poco diferenciado, es bastante estándar, el PRECIO se convertirá en el elemento clave de competitividad. Si, por el contrario, se ofrece un producto o servicio muy diferenciado, la capacidad de competir puede venir determinada en gran medida por la CALIDAD percibida por el consumidor.
Un concepto tan importante como el de diferenciación lleva a las empresas a una incesante búsqueda de esas diferencias que puedan convertirse en ventajas competitivas respecto de sus rivales. Estas ventajas pueden ser intrínsecas del producto o servicio, que realmente sean diferentes de los de la competencia, o derivarse de aspectos asociados al mismo, como podrían ser el plazo y/o servicio de entrega, elementos de personalización, etc.
En los últimos tiempos, las presiones desde EE.UU. y la U.E. para que China flexibilice su política de tipos de cambio y deje que su “renmimbi” (moneda del pueblo) flote en el mercado hasta el nivel que corresponda, se han incrementado ostensiblemente ante la desproporcionada ventaja competitiva que los productos chinos vienen disfrutando.
Sin embargo, desde un punto de vista más elaborado, es fácil percibir cómo en muchos productos o servicios el concepto de CALIDAD se convierte en determinante a efectos de competir. ¿Cómo si no, serían precisamente los coches alemanes, generalmente de alto precio, los favoritos del mundo?Productividad y eficiencia en entornos de oficina
En la Europa de la Unión Monetaria, a diferencia de China y otros países emergentes, los gobiernos han renunciado a la posibilidad de influir a escala nacional en el tipo de cambio de la moneda, con lo que casi la totalidad de la presión para mejorar la competitividad se ha dirigido a reducir los costes laborales.
Y es en este ámbito en el que los conceptos de Productividad y Eficiencia se convierten en fundamentales. Los costes laborales por unidad de trabajo son bastante inflexibles a la baja por la existencia de legislación y convenios colectivos. A menos que empresas y trabajadores colaboren activamente para conseguir ostensibles mejoras de productividad en todas las áreas, corren el peligro de enzarzarse en amargos enfrentamientos sobre “abaratamiento” del empleo que no conducen a nada positivo.
Pretender recuperar productividad por la vía del abaratamiento de los costes laborales, es poco realista en la Europa del siglo XXI y además relegaría nuestra economía al nivel de “país emergente”.
La Productividad se define como la relación entre la producción obtenida y los recursos invertidos en la misma.
Uno de los errores más comunes es que la productividad en entornos de oficina “no puede medirse adecuadamente”, y que por tanto las mejoras obtenidas pasarán básicamente desapercibidas. En la oficina, un “aumento de la producción” no es per se un objetivo claro: ¿Producir 10 informes en vez de 7? Quizá el objetivo sea producir los 7 a tiempo, o quizá producir 5 a tiempo y sin errores.
Es sorprendente verificar que en muchas ocasiones los departamentos de Administración y Finanzas producen informes de manera rutinaria, que rara vez se llegan a utilizar. Simultáneamente se hace difícil atender las peticiones de estudios “ad hoc”, más útiles para el usuario que los requiere, pero que detraen tiempo para aquellos que está previsto producir y que constituyen el desarrollo “normal” del departamento.
Por tanto, para mejorar la productividad en entornos de oficina el mejor punto de partida es analizar la producción y confirmar que esta es realmente necesaria o útil para todos los destinatarios. No olvidemos que la producción es realmente un SERVICIO que, en parte, se materializa en INFORMES (y esto va, por ejemplo, desde elaborar el Balance y Cuenta de Resultados a la presentación de los impuestos), pero también incluye elementos de apoyo y consultoría.
Las empresas disponen de los factores clásicos de producción, como el trabajo, el capital y la organización, y es su prerrogativa y su responsabilidad utilizarlos de la manera más eficiente posible.
La organización: Este es de los factores o inputs que, por su carácter intangible es más difícil de medir, pero cuya importancia ha ido creciendo sin pausa desde la Revolución Industrial. La organización hay que entenderla en sentido amplio, incluyendo el diseño del servicio, de los procesos y productos, definición de las herramientas a utilizar, formación del personal, planificación y control del trabajo, etc.
Aunque la calidad de la organización es difícil de medir, es relativamente sencillo percibir si es eficaz o no en un entorno determinado, pues tiene efectos claros en la motivación del personal.
El trabajo: En cuanto input, es fácil entender que hablamos de horas o jornadas.
El capital: Las herramientas que deben ponerse a disposición del personal de oficinas, más allá de un entorno de trabajo adecuado, son conocidas:· Hardware: Los ordenadores son cada vez más asequibles a organizaciones de todo tipo y tamaño. Hace ya mucho tiempo que el coste de las máquinas no es un obstáculo para que, sea cual sea el tamaño de la organización, esta disponga de las necesarias.
· Software: La mejor solución para la mayoría de las organizaciones es adquirir licencia de programas de propósito general. Hay en el mercado suficiente variedad de sistemas para cubrir la práctica totalidad de las funciones empresariales sin necesidad de acudir a “desarrollos propios”. Sin embargo, es fundamental que las organizaciones dediquen tiempo y esfuerzo a ADAPTAR dichos sistemas a sus peculiaridades y, de forma igualmente importante, a formar a su personal en el adecuado uso del sistema.
La mejora de la productividad en los trabajos de administración es un campo profesional en sí mismo, y en este documento sólo podemos aspirar a esbozar brevemente la importancia de atenderlo. El elemento motivación se torna esencial, y si los responsables no saben generarla espontáneamente, deberían aprender las técnicas para hacerlo.
Cuando se analiza a qué dedican su tiempo los trabajadores de oficina y los motivos por los que se producen pérdidas de tiempo, es interesante realizar una clasificación similar a la que muestra la Ilustración [1].
Probablemente las pérdidas de tiempo de trabajo imputables al trabajador (grupo “D”), como son la falta de puntualidad, el absentismo, las distracciones, etc., son las más evidentes. El resto de pérdidas (grupo “C”) incluye malas condiciones de trabajo o de su planificación, y también fallos en los sistemas. Todos estamos familiarizados con situaciones como “no hemos podido hacer nada porque la red se hacía caído”, o “me he pasado la mañana esperando al de mantenimiento porque el correo electrónico no funcionaba”, etc. Como quiera que la dependencia de los sistemas informáticos y de telecomunicaciones crece de manera exponencial, su fiabilidad se convierte en un elemento clave para determinar la productividad en estos entornos.
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Finalmente, el denominado “grupo B” en la ilustración, agrupa los elementos relacionados con la mala utilización de las herramientas, bien por que sean inadecuadas, o bien por falta de formación y entrenamiento en su utilización.
El empresario a cargo de una Pyme, puede fácilmente verse abrumado ante estas consideraciones, y sentir que sólo las empresas más grandes pueden atender estas cuestiones. Esto sería un error, más aún en el contexto actual en el que los márgenes de beneficio se estrechan debido a la competencia, y no pueden absorber pérdidas derivadas de ineficiencias. La productividad determina qué empresas sobreviven y cuáles desaparecen.
Rafael
