Contabilización automática en Contaplus

En otras entradas de este blog hemos hecho referencia a la importación de asientos en Contaplus, lo que en algunos foros se denomina CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA.

Como los usuarios saben, Contaplus permite importar y exportar asientos mediante unos archivos “puente”, que según la documentación del programa, pueden ser “ASCII” o “Xbase”.

Los archivos puente

ASCII. Para el usuario medio, no informático, esto no es realmente muy útil. “ASCII” es el acrónimo de American Standard Code for Information Interchange — Código Estándar Estadounidense para el Intercambio de Información, como una rápida consulta por internet puede aclarar. Pero lo importante es que se trata de simples “archivos de texto”, que es posible crear con el bloc de notas de Windows.

xBase. Este término se acuñó para agrupar a las tablas de datos que se basan en un sistema de almacenamiento y un lenguaje de programación orientado al manejo de datos denominado “dBase”. Es curioso que la primera versión comercial recibiera el nombre de dBase II, para promover la idea de que era un producto experimentado. En 1985 se lanzó Contaplus como programa de contabilidad para el PC, a precio accesible y disponible en kioscos, y tuvo un enorme éxito. Contaplus almacenaba (y almacena hasta hoy) los datos en tablas de tipo dBase III, que se había lanzado en julio de 1984.

En resumen, para utilizar la IMPORTACIÓN de datos de Contaplus, es necesario generar los registros correspondientes a cada apunte en uno de esos formatos. En la ayuda de versión de 2012 que utilizo actualmente, se incluye una “Estructura XBase del Fichero de Traspaso” que habría que generar, así como algunas indicaciones valiosas e información sobre cómo incluir datos de las subcuentas que aparezcan en los asientos a importar, y que no existan aún en Contaplus.

La solución MESP

Con nuestra aplicación MESP (Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP), a la que venimos refiriéndonos en este blog, establecemos una conexión DIRECTA entre Excel y Contaplus, es decir, no se generan archivos “puente”.

El usuario medio de Contaplus tiende a ser también usuario de Excel, y no está realmente interesado en la estructura de los archivos ni en cómo generarlos. A veces dispone de los asientos en Excel porque su programa de facturación puede generarlos, otras veces porque la facturación en sí ya se hace en Excel, o por multitud de otros motivos. El caso es que las referencias a celdas de Excel son familiares para la gran mayoría de usuarios de Contaplus.

El proceso se realiza paso a paso: 

1)      Indicar la hoja Excel donde están los datos (esta hoja se abre, y se muestra al usuario), así como seleccionar la “empresa Contaplus” de destino.

2)      Indicar a qué información (campos) corresponde cada columna de datos en Excel. Esto se hace gráficamente mediante el ratón, o automáticamente si los encabezados de las columnas coinciden con los nombres de los campos.

    3)      Comprobar la validez de los datos. Si se encuentran errores, es posible corregirlos directamente sobre la hoja de origen sin cancelar el proceso. Si los errores consisten en que faltan subcuentas en Contaplus, es posible generar dichas subcuentas automáticamente.

4)      Realizar la exportación.

Al terminar el proceso los datos están integrados en Contaplus a todos los efectos, y disponibles inmediatamente.

Contabilización de datos bancarios

MESP incluye un modelo Excel para la conciliación electrónica de bancos, que completa las funciones de banca electrónica de Contaplus. Este modelo permite realizar punteos automáticos entre el diario y los movimientos descargados en formato AEB 43 (o CSB 43 como se les conocía anteriormente), de manera mucho más intuitiva, rápida y precisa.

Sin embargo, muchos de los usuarios de MESP y Contaplus utilizan los movimientos descargados en dicho formato, no sólo para conciliar la cuenta bancaria, sino para contabilizar los movimientos. Para ofrecer una solución fiable y eficaz a esta necesidad, nuestra nueva versión de MESP incluye la posibilidad de realizar asientos automáticos en Contaplus a partir de los datos del banco.

A nosotros nos gusta más denominarla contabilización “semiautomática”, porque se realiza siempre bajo la supervisión del usuario. Aunque MESP propone la contrapartida del cargo o abono del banco, es el usuario quien decide a qué subcuenta deberá ir finalmente. Respecto del concepto, es posible utilizar la información que incluye el banco en el archivo, modificarlo o sustituirlo.

Como en la utilidad general de exportación desde Excel a Contaplus, no se utilizan archivos “puente”, y una vez realizada esta exportación los asientos quedan incorporados a Contaplus y disponibles inmediatamente.

Gestión de cobros y pagos
Los usuarios de Facturaplus generalmente realizan la gestión de cobros de clientes y pagos a proveedores a través de esta aplicación, mediante los “recibos”, que es como Facturaplus denomina cualquier derecho de cobro u obligación de pago derivada respectivamente de facturas de venta o de compra.

MESP incluye un modelo para la gestión integrada de cuentas a cobrar (clientes), y otro simétrico para la de cuenta a pagar (proveedores). Lo interesante de la gestión de cuentas a cobrar desde MESP, es que está integrado con Facturaplus y Contaplus, y añade un buen número de funciones de las que carecen esas aplicaciones.

MESP convierte a Facturaplus en un sistema completo de gestión de cuentas a cobrar, incluyendo control de gestiones, mensajes-recordatorio, envío de emails a clientes, tratamiento de cobros parciales, etc.

En cuanto a la contabilización automática, que es lo que nos ocupa en esta entrada, MESP puede generar automáticamente los asientos correspondientes a cobros, devoluciones o compensaciones de deudas de clientes, actualizando los datos simultáneamente en Facturaplus y Contaplus.

Según nuestra experiencia, mantener sincronizada la información de clientes en Facturaplus con la de Contaplus, suele constituir un desafío para la mayoría de los usuarios de ambas aplicaciones. MESP se constituye en una valiosa ayuda para garantizar esta sincronización.

Conclusiones

MESP es una aplicación hecha por profesionales de la administración de empresas, PARA profesionales de la misma área. Con frecuencia las aplicaciones se mueven en ese terreno arenoso entre los usuarios que expresan sus necesidades y los informáticos que desarrollan los programas.

Con frecuencia, los proyectos de desarrollo informático se parecen a la versión caricaturizada que puede verse en http://www.projectcartoon.com/cartoon/28.

Sin embargo, mediante MESP el profesional de la contabilidad puede moverse en “terreno conocido” y realizar procesos de contabilización automática de forma perfectamente controlada, con herramientas que también conoce. Aumentará su productividad, su eficiencia y su eficacia, tres objetivos CLAVE siempre, y especialmente en el contexto actual de la PYME.

Saludos,

Rafael