Inteligencia del negocio en autoservicio

Hace más de dos años publicaba en este blog el artículo “¿Business Intelligence para Pymes?” probablemente sin entender que el concepto de “Inteligencia del negocio” estaba a efectos prácticos (y probablemente sigue) restringido a grandes organizaciones.

Abogaba por el uso de Excel como herramienta de análisis que permitiera convertir los datos en información útil para la gestión del negocio, sin importar la dimensión de éste.

Cuando se publicó ese artículo, era reciente el lanzamiento por parte de Microsoft de “PowerPivot”, un complemento para Excel que pone al alcance de TODOS el análisis de la información empresarial.

Contabilización automática en Contaplus

En otras entradas de este blog hemos hecho referencia a la importación de asientos en Contaplus, lo que en algunos foros se denomina CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA.

Como los usuarios saben, Contaplus permite importar y exportar asientos mediante unos archivos “puente”, que según la documentación del programa, pueden ser “ASCII” o “Xbase”.

Los archivos puente

ASCII. Para el usuario medio, no informático, esto no es realmente muy útil. “ASCII” es el acrónimo de American Standard Code for Information Interchange — Código Estándar Estadounidense para el Intercambio de Información, como una rápida consulta por internet puede aclarar. Pero lo importante es que se trata de simples “archivos de texto”, que es posible crear con el bloc de notas de Windows.

xBase. Este término se acuñó para agrupar a las tablas de datos que se basan en un sistema de almacenamiento y un lenguaje de programación orientado al manejo de datos denominado “dBase”. Es curioso que la primera versión comercial recibiera el nombre de dBase II, para promover la idea de que era un producto experimentado. En 1985 se lanzó Contaplus como programa de contabilidad para el PC, a precio accesible y disponible en kioscos, y tuvo un enorme éxito. Contaplus almacenaba (y almacena hasta hoy) los datos en tablas de tipo dBase III, que se había lanzado en julio de 1984.

En resumen, para utilizar la IMPORTACIÓN de datos de Contaplus, es necesario generar los registros correspondientes a cada apunte en uno de esos formatos. En la ayuda de versión de 2012 que utilizo actualmente, se incluye una “Estructura XBase del Fichero de Traspaso” que habría que generar, así como algunas indicaciones valiosas e información sobre cómo incluir datos de las subcuentas que aparezcan en los asientos a importar, y que no existan aún en Contaplus.

La solución MESP

Con nuestra aplicación MESP (Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP), a la que venimos refiriéndonos en este blog, establecemos una conexión DIRECTA entre Excel y Contaplus, es decir, no se generan archivos “puente”.

El usuario medio de Contaplus tiende a ser también usuario de Excel, y no está realmente interesado en la estructura de los archivos ni en cómo generarlos. A veces dispone de los asientos en Excel porque su programa de facturación puede generarlos, otras veces porque la facturación en sí ya se hace en Excel, o por multitud de otros motivos. El caso es que las referencias a celdas de Excel son familiares para la gran mayoría de usuarios de Contaplus.

El proceso se realiza paso a paso: 

1)      Indicar la hoja Excel donde están los datos (esta hoja se abre, y se muestra al usuario), así como seleccionar la “empresa Contaplus” de destino.

2)      Indicar a qué información (campos) corresponde cada columna de datos en Excel. Esto se hace gráficamente mediante el ratón, o automáticamente si los encabezados de las columnas coinciden con los nombres de los campos.

    3)      Comprobar la validez de los datos. Si se encuentran errores, es posible corregirlos directamente sobre la hoja de origen sin cancelar el proceso. Si los errores consisten en que faltan subcuentas en Contaplus, es posible generar dichas subcuentas automáticamente.

4)      Realizar la exportación.

Al terminar el proceso los datos están integrados en Contaplus a todos los efectos, y disponibles inmediatamente.

Contabilización de datos bancarios

MESP incluye un modelo Excel para la conciliación electrónica de bancos, que completa las funciones de banca electrónica de Contaplus. Este modelo permite realizar punteos automáticos entre el diario y los movimientos descargados en formato AEB 43 (o CSB 43 como se les conocía anteriormente), de manera mucho más intuitiva, rápida y precisa.

Sin embargo, muchos de los usuarios de MESP y Contaplus utilizan los movimientos descargados en dicho formato, no sólo para conciliar la cuenta bancaria, sino para contabilizar los movimientos. Para ofrecer una solución fiable y eficaz a esta necesidad, nuestra nueva versión de MESP incluye la posibilidad de realizar asientos automáticos en Contaplus a partir de los datos del banco.

A nosotros nos gusta más denominarla contabilización “semiautomática”, porque se realiza siempre bajo la supervisión del usuario. Aunque MESP propone la contrapartida del cargo o abono del banco, es el usuario quien decide a qué subcuenta deberá ir finalmente. Respecto del concepto, es posible utilizar la información que incluye el banco en el archivo, modificarlo o sustituirlo.

Como en la utilidad general de exportación desde Excel a Contaplus, no se utilizan archivos “puente”, y una vez realizada esta exportación los asientos quedan incorporados a Contaplus y disponibles inmediatamente.

Gestión de cobros y pagos
Los usuarios de Facturaplus generalmente realizan la gestión de cobros de clientes y pagos a proveedores a través de esta aplicación, mediante los “recibos”, que es como Facturaplus denomina cualquier derecho de cobro u obligación de pago derivada respectivamente de facturas de venta o de compra.

MESP incluye un modelo para la gestión integrada de cuentas a cobrar (clientes), y otro simétrico para la de cuenta a pagar (proveedores). Lo interesante de la gestión de cuentas a cobrar desde MESP, es que está integrado con Facturaplus y Contaplus, y añade un buen número de funciones de las que carecen esas aplicaciones.

MESP convierte a Facturaplus en un sistema completo de gestión de cuentas a cobrar, incluyendo control de gestiones, mensajes-recordatorio, envío de emails a clientes, tratamiento de cobros parciales, etc.

En cuanto a la contabilización automática, que es lo que nos ocupa en esta entrada, MESP puede generar automáticamente los asientos correspondientes a cobros, devoluciones o compensaciones de deudas de clientes, actualizando los datos simultáneamente en Facturaplus y Contaplus.

Según nuestra experiencia, mantener sincronizada la información de clientes en Facturaplus con la de Contaplus, suele constituir un desafío para la mayoría de los usuarios de ambas aplicaciones. MESP se constituye en una valiosa ayuda para garantizar esta sincronización.

Conclusiones

MESP es una aplicación hecha por profesionales de la administración de empresas, PARA profesionales de la misma área. Con frecuencia las aplicaciones se mueven en ese terreno arenoso entre los usuarios que expresan sus necesidades y los informáticos que desarrollan los programas.

Con frecuencia, los proyectos de desarrollo informático se parecen a la versión caricaturizada que puede verse en http://www.projectcartoon.com/cartoon/28.

Sin embargo, mediante MESP el profesional de la contabilidad puede moverse en “terreno conocido” y realizar procesos de contabilización automática de forma perfectamente controlada, con herramientas que también conoce. Aumentará su productividad, su eficiencia y su eficacia, tres objetivos CLAVE siempre, y especialmente en el contexto actual de la PYME.

Saludos,

Rafael

Más sobre las nuevas Funciones Contaplus para Excel

En marzo de este año anunciamos la incorporación de nuevas funciones a nuestro Módulo Excel para usuarios de programas de SAGE SP (MESP), que permiten incorporar información de Contaplus directamente en Excel.

Estas funciones ofrecen una versatilidad importante, liberando al usuario de establecer conexiones de datos y consultas, y permiten incorporar información de Contaplus a cualquier modelo Excel.

Siguiendo la filosofía de MESP, no se trata meramente de “importar” información. Las funciones realizan una consulta cada vez que se recalculan, de modo que la hoja Excel que las contiene siempre accederá a los datos actualizados de Contaplus. Si quiere evitarse este efecto, por ejemplo para producir un informe estático a una fecha determinada, será necesario copiar las celdas y “pegar valores” sobre ellas, una técnica muy utilizada para sustituir rápidamente fórmulas por los resultados de las mismas.

Las “funciones Contaplus” incorporadas hasta el momento son:

EXISTESUBCTA(Subcta; CodEmp)
Devuelve VERDADERO o FALSO, según la subcuenta que se pase como primer parámetro exista o no en la tabla “subcta.dbf” de la empresa con el código “CodEmp”.

Si la empresa con el código “CodEmp” no existe, la función devuelve un error.

Todas las funciones disponen de una pantalla de ayuda similar a la que se ilustra aquí:



TIT_CTA(CodCta; CodEmp; [Nivel])

Devuelve el título de la cuenta o subcuenta que se pase como primer parámetro en el plan de cuentas de la empresa “CodEmp”.

El código de la cuenta puede tener cualquier número de dígitos lógico. Por ejemplo, si CodCta es “572”, como esta cuenta a tres dígitos está definida en el PGC, la función devolverá “Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros”.

Si CodCta es “57”, el resultado será “Tesorería”.

SI la empresa tiene definidos otros niveles (4, 5, etc. dígitos), la función extraerá correctamente los títulos a cualquier nivel. Si no existen, la función devuelve un texto de error (no un error de Excel), por ejemplo “#Error# Cuenta o nivel no definido en Plan de Cuentas de la empresa (Balan)”.

El parámetro “Nivel” es opcional, e indica el número de dígitos que tienen las subcuentas en la empresa (máximo 12 en Contaplus). Si no se indica, la función encontrará el valor mediante una consulta adicional.

SALDOSUB(Subcta; CodEmp; [Fecha_límite])

Con esta función es posible extraer el saldo de una cuenta o grupo de cuentas de forma instantánea.

El parámetro “Subcta” indica la subcuenta o cuenta. Es importante señalar que la función calculará el saldo de una única subcuenta cuyo código se pase. Sin embargo, si se pasan menos dígitos, la función devuelve el agregado de los saldos de las subcuentas que comiencen por este código.

Por ejemplo, si Subcta = “57”, la función devolverá el saldo agregado de todas las cuentas de tesorería. Si Subcta = “572”, devolverá el saldo agregado de las cuentas corrientes bancarias en euros, etc.

El parámetro “CodEmp”, determina la empresa a la que se conectará la función.

El parámetro “Fecha_límite” permite restringir el cálculo de saldo desde el comienzo del ejercicio hasta la fecha que se indique en este parámetro (incluida). Si se omite, la función calculará el saldo en base a la totalidad de movimientos de diario.




INFO_EMPCPLUS(CodEmp;dato)

Contaplus incorpora un buen número de datos respecto de cada empresa, que se reparten en al menos dos tablas. Estos datos van desde el nombre de la empresa que figura en Contaplus, a cualquiera de los datos que se incorporan en las declaraciones fiscales y mercantiles.

La función INFO_EMPCPLUS permite incorporar fácilmente cualquiera de estos datos a una hoja Excel, indicando el código de la empresa en Contaplus, y el nombre del dato deseado.

El usuario medio no tiene por qué conocer el “nombre del dato”, que se encuentra definido en las tablas de Contaplus. Nuestros usuarios de MESP disponen del modelo MESP_00 que permite explorar las tablas de datos para encontrar la información deseada, pero este puede ser un proceso largo y tedioso.

Hemos incorporado a INFO_EMPCPLUS una ayuda automática que permite seleccionar el dato deseado con una pulsación del ratón sobre una lista de todos los datos disponibles (ver figura).




INFO_TERCERO_CPLUS(CodEmp;Cli/Pro;CodTercero;Dato)

En muchos casos es necesario elaborar informes o estados de cuenta referidos a terceros (básicamente clientes y proveedores), con datos como el domicilio, el NIF, etc.

La función INFO_TERCERO_CPLUS permite exactamente esto, indicando mediante el parámetro “Cli/Pro” si el dato se refiere a “Cli” clientes o “Pro” proveedores. El parámetro “CodTercero” contendrá los últimos dígitos de la subcuenta.

Por ejemplo, INFO_TERCERO_CPLUS (“03”,”cli”,”000003”,”nif”) devolverá el NIF del cliente cuya subcuenta termina en “000003”.

Ejemplo práctico

Preparar un cuadro de mandos mensual se ha convertido en un ejercicio casi obligatorio para empresas de cualquier dimensión. Imaginemos que uno de los parámetros a medir en un cuadro de mandos es la comparación de los saldos de clientes con los de tesorería.

La hoja que se ilustra en la figura, se construye exclusivamente con las funciones Contaplus de MESP y las capacidades gráficas de Excel, sin demasiadas complicaciones.

Advertencia

Las funciones Contaplus de MESP no aspiran a sustituir a las consultas MS Query tradicionales. Estas funciones devuelven UN SOLO DATO, e incluyen consultas a las tablas de Contaplus. En determinados entornos, el tiempo de recálculo ser demasiado largo. Además, las funciones no se han definido como “volátiles”, lo que implica que Excel no siempre las recalcula automáticamente, y es necesario pulsar para asegurarse de que los valores están actualizados.

Con sus limitaciones, sin embargo, estas funciones añaden flexibilidad y potencia a la conexión Excel-Contaplus que supone MESP, poniendo al alcance del usuario de Excel los datos contables con una flexibilidad hasta ahora desconocida.

Madrid, mayo de 2012