CSB o archivo norma 43 VS Extracto bancario en Excel

La gestión contable diaria de la empresa presenta distintas áreas de gran importancia, una de ellas es la contabilización de los movimientos bancarios. Ésta cobra mayor importancia cuanto mayor sea el número de los movimientos, debido al tiempo invertido en su contabilización.

Esta problemática ya se trató en otro artículo del blog que se centraba en la productividad y contabilización automática. Desde AM Consultores sabemos que el concepto “automático/a” es muy atractivo para el usuario, pero también sabemos que el control de la información que se introduce en la contabilidad es más importante. Por este motivo preferimos desarrollar herramientas que trabajen de manera semiautomática, es decir, que requieran de cierta supervisión por parte de la persona encargada de la introducción de la información en el sistema.

Con esta idea desarrollamos hace ya varios años el modelo MESP Conciliación electrónica de bancos (MESP_08), el cual trabaja con los archivos norma 43 AEB que se pueden descargar de la banca online de cada banco, y permite contabilizar los movimientos bancarios de una forma ágil y fiable.

El contacto con nuestros clientes nos ha demostrado su gran aceptación y buen funcionamiento. Pero también nos ha permitido comprobar que gran parte de los mismos no tenían acceso a los archivos norma 43 o sus bancos les cobraban por este servicio, lo que nos hizo pensar en alguna alternativa viable a dicho problema.

Fue a principios de este año 2017 cuando un miembro de nuestro equipo dio con la clave: Los archivos Excel con los movimientos bancarios. Todos y cada uno de los bancos ofrecen a sus clientes la información de sus movimientos bancarios en un archivo de este tipo en su banca online. Aunque éstos no tienen formato establecido y cada banco hace de su capa un sayo, poseen toda la información que la mayor parte de las empresas necesitan para introducir los movimientos bancarios en la contabilidad.

De esta manera MESP da la bienvenida a su última incorporación Exportación de Extractos bancario a su lista de modelos, completando de esta manera las necesidades del contable en la contabilización de los movimientos bancarios.

Si quiere comprobar su funcionamiento dejamos un enlace al video explicativo que hemos subido a nuestro canal de Youtube y un enlace a nuestra web.

Saludos  

Inteligencia del negocio en autoservicio

Hace más de dos años publicaba en este blog el artículo “¿Business Intelligence para Pymes?” probablemente sin entender que el concepto de “Inteligencia del negocio” estaba a efectos prácticos (y probablemente sigue) restringido a grandes organizaciones.

Abogaba por el uso de Excel como herramienta de análisis que permitiera convertir los datos en información útil para la gestión del negocio, sin importar la dimensión de éste.

Cuando se publicó ese artículo, era reciente el lanzamiento por parte de Microsoft de “PowerPivot”, un complemento para Excel que pone al alcance de TODOS el análisis de la información empresarial.

Productividad

Este blog está dedicado a promover el uso de Excel como herramienta de productividad en entornos de administración y contabilidad.

Los despachos de asesoría que atienden las necesidades de las Pymes comparten algunas necesidades, y experimentan problemas comunes relacionados con la recepción, tratamiento y análisis de los datos contables de sus clientes.

En general, estos despachos experimentan cuellos de botella al tener que tratar importantes volúmenes de datos contables en muy poco tiempo, ya que las obligaciones fiscales y mercantiles tienden a concentrarse en las mismas fechas.

Contabilización automática

Estamos asistiendo a una proliferación en el mercado de soluciones de “contabilización automática” dirigidas a facilitar la incorporación de datos contables procedentes de distintas fuentes, al sistema contable del despacho, para permitir su tratamiento.

En AM Consultores, hemos enfocado estos escenarios desde hace tiempo, con una perspectiva menos “informática” y más centrada en la empatía con el usuario. Para ello, nada mejor que MS Excel como herramienta de trabajo.

Todo el mundo, en el ámbito de los despachos de asesoría, conoce y utiliza Excel. Lamentablemente, el nivel de conocimiento de esta herramienta es muy variado y sorprende la escasez de profesionales que hayan tenido la oportunidad de profundizar en el conocimiento de esta hoja de cálculo.

Una de las áreas más infrautilizadas es la capacidad de acceso a datos de Excel. En este sentido, no es infrecuente que la preparación de informes, estados financieros, cuadros de mando, estadísticas y gráficos, esté precedida de largas y tediosas sesiones de introducción de datos manualmente en la hoja de cálculo.

A veces es posible el uso de las funciones copiar-pegar. En otras ocasiones, el software contable o de gestión “exporta a Excel” los listados, Pero generalmente la hoja de cálculo resultante necesita tantos “retoques”, que se consume un muy valioso tiempo únicamente para disponer de datos susceptibles de análisis.

Excel ofrece desde hace algunos años la herramienta “Tabla dinámica”, enormemente valiosa para análisis y simulaciones. Más recientemente, el complemento “Power Pivot” añade una nueva dimensión a este concepto, libreando al usuario de las limitaciones propias de las hojas de cálculo (analizar millones de registros ya es posible con un ordenador medio).

MESP

Nuestro Módulo Excel - Sistema de Productividad (MESP) está dirigido a conectar de forma ágil y transparente Excel con los datos contables y de gestión.

Originalmente orientado a usuarios de Contaplus y Facturaplus (de SAGE), MESP está ahora disponible para ser utilizado por usuarios de otros programas mediante una “pasarela” o puente (AMBridge), desarrollado también en Excel, que lee datos contables (generalmente listados de diario y subcuentas) procedentes virtualmente de cualquier programa del mercado, y almacena los datos normalizados en una base de datos a la que MESP-EXCEL pueden acceder de forma automática.

La elaboración de estados financieros normalizados (PGC) o personalizados, se convierte así en un proceso realmente automático.
La intención es que el esfuerzo de los asesores se dirija al estudio de los datos, y no a conseguir introducir los datos en un ordenador.

MESP no es un módulo fiscal. MESP facilita la tarea del asesor y le permite añadir valor a su tarea, mucho más allá de cumplir las cada vez más engorrosas obligaciones fiscales y mercantiles. Un análisis sosegado de los datos permite conocer mejor las características de la empresa que se estudia, y realizar una labor asesora mucho más eficaz y valiosa.

Sobre todo, MESP no es un software cerrado. Nadie conoce sus necesidades mejor que uno mismo. Ningún informático, por brillante que sea, es capaz de prever en una herramienta las distintas situaciones que pueden surgir. MESP  es una extensión de Excel y, en este sentido, el usuario podrá llevar a cabo cualquier tarea que se proponga utilizando datos “vivos”.

No hay límites al uso de esta herramienta. Preparar, por ejemplo, un dossier para la solicitud de un crédito o ayuda se convierte en una tarea más inteligente que mecánica. De la parte mecánica se hace cargo MESP-EXCEL.

Fra2Cplus

Desde el punto de vista de la contabilización automática, MESP ofrece algunos módulos complementarios como Fra2Cplus, diseñados para recoger datos de facturación (emitida o recibida), y mediante algunas reglas que el usuario puede configurar, generar asientos contables e incorporarlos de forma automática.

Es cada vez más frecuente que las empresas de toda dimensión utilicen sistemas de facturación sin conexión con su contabilidad. Por ejemplo, multitud de servicios de tienda “online”, TPV, etc. 
Todos estos programas generan informes de facturación susceptibles de integrarse en contabilidad mediante Fra2Cplus. En otros casos, los datos de facturación se recogen por personas que conocen la operativa de la empresa, pero no tienen formación contable. Hemos encontrado muchas veces esta situación, donde también se aplica con éxito Fra2Cplus.

Norma AEB43

Otra área “caliente” para implantar soluciones  de contabilización automática, es la información procedente de las entidades de crédito.

Nuestro modelo MESP_08 nació como una solución elegante a la necesidad de conciliar las cuentas de bancos. Funciona comparando los datos contabilizados y los recibidos de la entidad bancaria en la norma del cuaderno 43 de la AEB, y localizando y conciliando las partidas que se corresponden.

Con aquellas partidas registradas por el banco que no figuran en la contabilidad, pueden generarse asientos de forma semiautomática. Preferimos “semi”, ya que el usuario controla en todo momento la estructura del asiento generado. A veces “automático” significa “opaco” para el usuario, y esto no nos parece deseable.

La evolución de las formas de hacer negocio ha hecho cambiar la manera en que las empresas, especialmente las Pymes, enfocan la contabilización de tesorería. Cada vez es más frecuente contabilizar “bancos” casi exclusivamente a partir de los datos recibidos de la entidad. La utilidad de este módulo, pues, gravita ahora más en su capacidad de generación de asientos, ya que de esta forma la conciliación está garantizada.

En un contexto en el que el extracto bancario en norma AEB43 se convierte en una herramienta también para la inspección de la AEAT, la importancia de MESP se multiplica.
Los despachos profesionales de asesoría y consultoría pueden encontrar en MESP una herramienta ágil y flexible.

Contamos con un elevadísimo grado de satisfacción de nuestros usuarios. Anímese a descargar y probar MESP.

Saludos

MÁS CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA

Este último año ha sido realmente interesante desde el punto de vista profesional.

Hemos experimentado un crecimiento importante de consultas sobre cómo conectar Excel y Contaplus, y las licencias de nuestro Módulo Excel – Sistema de Productividad (MESP) han aumentado considerablemente.

Fra2Cplus

En las últimas semanas hemos puesto a disposición de los usuarios de MESP una plantilla Excel donde recoger los datos de facturas (emitidas o recibidas), para generar automáticamente los asientos contables correspondientes.

Como en el resto de los modelos MESP, la mayor parte del proceso se centra en verificar que los datos son válidos. El módulo también es capaz de generar en Contaplus las subcuentas de terceros que vayan siendo necesarias, ahorrando así una enorme cantidad de tiempo y evitando posibilidades de error.

Fra2Cplus resuelve una situación cada vez más frecuente, donde el empresario usa Contaplus para gestionar la contabilidad, pero las facturas se generan mediante otro software incapaz de enviar automáticamente la información a la contabilidad.

Como los lectores de este blog ya saben, desde hace tiempo el módulo MESP permite exportar asientos contables a Contaplus. Esta función requiere que los datos a exportar estén correctamente formados desde el punto de vista de “tabla de datos”, es decir, formando un bloque (área) contiguo, y encolumnados adecuadamente. Pero también han de estar correctamente organizados en ASIENTOS CONTABLES, es decir, con apuntes al Debe y al Haber.

Fra2Cplus supone un paso más en la automatización de la contabilidad, ya que a partir de una única línea de datos por factura, genera el asiento contable completo, teniendo en cuenta no sólo el IVA (o los distintos tipos de IVA que incluya la factura), sino también los posibles recargos de equivalencia y retenciones (fiscales o de otro tipo).

Datos bancarios norma 43

MESP también incluye una aplicación completa para generar asientos a partir de los datos que proporcionan los bancos mediante archivos norma AEB43.

Esta generación de asientos se incardina en una función algo más genérica de MESP, que persigue facilitar la CONCILIACIÓN BANCARIA.

Estos “puentes” de unión entre Excel y Contaplus permiten el tratamiento masivo de datos en un contexto económico en el que es cada vez más necesario MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD de los trabajos de administración.

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¡Feliz Navidad 2013!

Contaplus y migración a un ERP

Hace ya algunos años se planteaba un amigo cómo gestionar su negocio en un contexto de rápido crecimiento. ¡Ojalá tuviésemos más Pymes con ese tipo de problema hoy día! La discusión se centraba en si era mejor desarrollar una solución informática de gestión “a medida” en la casa, o adaptar una solución estándar existente en el mercado.

Aunque aquel amigo contaba con un buen equipo de personas y él mismo era muy aficionado al análisis minucioso de sistemas, la solución fue adquirir un sistema e invertir considerable tiempo y esfuerzo en la adaptación.

La mayoría de gerentes de Pymes que conozco, sin embargo, no tienen un especial interés en los detalles de las soluciones informáticas: quieren adquirir algo que funcione. Lamentablemente, con la toma de decisión de adquirir la licencia, apenas se ha iniciado un proceso que suele ser arduo y difícil y que, si no se gestiona bien, suele generar más problemas y frustraciones que satisfacciones.

En el contexto de las empresas de reducida dimensión es habitual encontrar instalaciones de Contaplus y Facturaplus (de SAGE SP, y conocidas en conjunto como PymePlus son las más utilizadas en España con más de 300.000 instalaciones) que parecen haber llegado a su límite en cuanto a sus posibilidades de ofrecer algo más que Balances y declaraciones de impuestos. Cuando hay que convertir los datos en INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN, parece que estas aplicaciones simplemente no dan la talla.

Y sin embargo, a nuestros clientes les aconsejamos que mediten cuidadosamente si un cambio (una “migración” en la jerga profesional) es la solución. Sin duda, en algunos casos esto es así. Invertir en los módulos que hagan falta de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tendrá mucho sentido para algunas de estas empresas, siempre que sepan ver más allá de las promesas de “tecnología de vanguardia”, “datos en la nube”, etc. 

Conocemos casos de empresas que llevan más de dos años intentando culminar con éxito una migración desde Contaplus a algunos de los más conocidos ERP’s (que no nombramos aquí por prudencia).

¿Cuál es el problema? Sencillamente que migrar a un ERP, de por sí, no es la solución. Lo que realmente es necesario es la herramienta informática adecuada, en el marco de trabajo adecuado. 

Las empresas necesitan desarrollar procedimientos de trabajo en las tareas de administración con tanta precisión como en el taller o en la logística.

No recuerdo ahora el autor de una cita que me viene a la mente: “El verdadero secreto del genio, en cualquier área, es la precisión”. Y esta precisión proviene de realizar los trabajos con sistemática. Por otra parte, en el área de contabilidad y administración es relativamente sencillo establecer estos sistemas de trabajo de manera que determinadas acciones se realicen siempre de la misma forma.

Las Pymes, ante la necesidad de “subir un escalón” y utilizar la información de Facturación, Inventarios, Cartera, Bancos y Contabilidad General para tomar decisiones y no sólo para salir del paso o cumplir con Hacienda, tienden a pensar que necesitan cambiar de programas, cuando lo que realmente eficaz es exprimir al máximo los que ya tienen, especialmente en estos momentos en que cualquier inversión importante hay que estudiarla con mucho cuidado.

La tesis que sostenemos, y que demostramos casi a diario con hechos, es que un enorme porcentaje de empresas pueden utilizar Contaplus y Facturaplus para todas sus necesidades de gestión, siempre que se complementen con un par de herramientas: Excel, y nuestro Módulo MESP. El esfuerzo hay que realizarlo en definir los procedimientos internos de manera que se garantice la precisión de la información.

Este conjunto de herramientas permite resolver las principales áreas de gestión que, de otra manera, haría necesario adquirir un buen número de “módulos” de un ERP: Contabilidad, Tesorería-Finanzas, Gestión de Activo Fijo, Compras, Ventas, Cartera, Almacén, Fabricación, importación y exportación de datos…

Si lo que su empresa necesita, sin embargo, es Gestionar proyectos o contratos complicados, implantar un sistema de pedidos “online” o poner datos a disposición de sus clientes a través de internet, por ejemplo, Pymeplus no será una solución aceptable.

Por lo que se refiere a “Inteligencia empresarial”, realmente ningún ERP va a aportar neuronas funcionales a su negocio. Créame, la única inteligencia de un negocio es la de su equipo humano… y eso si los gestores saben reconocerla, apreciarla y recompensarla. Si de lo que hablamos es de la capacidad de convertir grandes cantidades de datos en información valiosa para tomar decisiones, entonces está claro que necesitamos MS EXCEL, quizá el nuevo complemento de Microsoft denominado “PowerPivot”, y el conocimiento necesario para conectar Excel con los datos de gestión.

Pongamos un ejemplo en el “área sensible” de la cartera de efectos a cobrar. Si usted utiliza Facturaplus para generar facturas y recibos (utilice o no el ciclo completo pedido-albarán-factura-recibo), ya dispone de casi todo lo que necesita. Con Pymeplus podrá realizar la contabilización automática de las facturas y los cobros/devoluciones, y conectando Excel a sus datos, por ejemplo con nuestro módulo MESP, podrá gestionar los cobros con una precisión y puntualidad que ningún módulo de ERP le garantiza.

En nuestro canal de Youtube (AMExcelChannel) puede visualizar algunos videos “tutoriales” sobre diversas funcionalidades añadidas a Pymeplus a través de nuestro Módulo MESP. Concretamente, en este vínculo http://youtu.be/mHQmanYLElA , encontrará el ejemplo de CRM que hemos mencionado.

En conclusión: Si usted es responsable de una Pyme y está pensando “migrar” su sistema informático desde Pymeplus a “otro ERP más potente”, piénselo con cuidado. 

• ¿Realmente ha llegado al límite de lo que puede hacerse con Pymeplus? 
• ¿Ha valorado el coste en tiempo y dinero de la migración? 
• ¿Dispondrá del personal con la formación adecuada? 
• ¿Dispondrá su personal del tiempo necesario para adaptarse? 
• ¿Va a adaptarse el ERP a su empresa o tendrá que se la empresa quien se adapte al ERP?
• Al elevado coste de licencia, ¿podrá permitirse todos los módulos necesarios?
• ¿Ha valorado el coste de CONSULTORÍA asociado a la migración?
• Tome el plazo estimado de migración y multiplíquelo por 2,5. Con suerte, no se quedará corto.

Si es usted meticuloso, quizá le interese consultar el libro “Excel para Pymes” en el que se examinan las posibilidades reales de Pymeplus en conjunción con algunas técnicas de Excel.

Y siempre puede contribuir con sus ideas y opiniones en este cuaderno de bitácora ¿no?


Madrid, junio de 2012

Contabilización automática en Contaplus

En otras entradas de este blog hemos hecho referencia a la importación de asientos en Contaplus, lo que en algunos foros se denomina CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA.

Como los usuarios saben, Contaplus permite importar y exportar asientos mediante unos archivos “puente”, que según la documentación del programa, pueden ser “ASCII” o “Xbase”.

Los archivos puente

ASCII. Para el usuario medio, no informático, esto no es realmente muy útil. “ASCII” es el acrónimo de American Standard Code for Information Interchange — Código Estándar Estadounidense para el Intercambio de Información, como una rápida consulta por internet puede aclarar. Pero lo importante es que se trata de simples “archivos de texto”, que es posible crear con el bloc de notas de Windows.

xBase. Este término se acuñó para agrupar a las tablas de datos que se basan en un sistema de almacenamiento y un lenguaje de programación orientado al manejo de datos denominado “dBase”. Es curioso que la primera versión comercial recibiera el nombre de dBase II, para promover la idea de que era un producto experimentado. En 1985 se lanzó Contaplus como programa de contabilidad para el PC, a precio accesible y disponible en kioscos, y tuvo un enorme éxito. Contaplus almacenaba (y almacena hasta hoy) los datos en tablas de tipo dBase III, que se había lanzado en julio de 1984.

En resumen, para utilizar la IMPORTACIÓN de datos de Contaplus, es necesario generar los registros correspondientes a cada apunte en uno de esos formatos. En la ayuda de versión de 2012 que utilizo actualmente, se incluye una “Estructura XBase del Fichero de Traspaso” que habría que generar, así como algunas indicaciones valiosas e información sobre cómo incluir datos de las subcuentas que aparezcan en los asientos a importar, y que no existan aún en Contaplus.

La solución MESP

Con nuestra aplicación MESP (Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP), a la que venimos refiriéndonos en este blog, establecemos una conexión DIRECTA entre Excel y Contaplus, es decir, no se generan archivos “puente”.

El usuario medio de Contaplus tiende a ser también usuario de Excel, y no está realmente interesado en la estructura de los archivos ni en cómo generarlos. A veces dispone de los asientos en Excel porque su programa de facturación puede generarlos, otras veces porque la facturación en sí ya se hace en Excel, o por multitud de otros motivos. El caso es que las referencias a celdas de Excel son familiares para la gran mayoría de usuarios de Contaplus.

El proceso se realiza paso a paso: 

1)      Indicar la hoja Excel donde están los datos (esta hoja se abre, y se muestra al usuario), así como seleccionar la “empresa Contaplus” de destino.

2)      Indicar a qué información (campos) corresponde cada columna de datos en Excel. Esto se hace gráficamente mediante el ratón, o automáticamente si los encabezados de las columnas coinciden con los nombres de los campos.

    3)      Comprobar la validez de los datos. Si se encuentran errores, es posible corregirlos directamente sobre la hoja de origen sin cancelar el proceso. Si los errores consisten en que faltan subcuentas en Contaplus, es posible generar dichas subcuentas automáticamente.

4)      Realizar la exportación.

Al terminar el proceso los datos están integrados en Contaplus a todos los efectos, y disponibles inmediatamente.

Contabilización de datos bancarios

MESP incluye un modelo Excel para la conciliación electrónica de bancos, que completa las funciones de banca electrónica de Contaplus. Este modelo permite realizar punteos automáticos entre el diario y los movimientos descargados en formato AEB 43 (o CSB 43 como se les conocía anteriormente), de manera mucho más intuitiva, rápida y precisa.

Sin embargo, muchos de los usuarios de MESP y Contaplus utilizan los movimientos descargados en dicho formato, no sólo para conciliar la cuenta bancaria, sino para contabilizar los movimientos. Para ofrecer una solución fiable y eficaz a esta necesidad, nuestra nueva versión de MESP incluye la posibilidad de realizar asientos automáticos en Contaplus a partir de los datos del banco.

A nosotros nos gusta más denominarla contabilización “semiautomática”, porque se realiza siempre bajo la supervisión del usuario. Aunque MESP propone la contrapartida del cargo o abono del banco, es el usuario quien decide a qué subcuenta deberá ir finalmente. Respecto del concepto, es posible utilizar la información que incluye el banco en el archivo, modificarlo o sustituirlo.

Como en la utilidad general de exportación desde Excel a Contaplus, no se utilizan archivos “puente”, y una vez realizada esta exportación los asientos quedan incorporados a Contaplus y disponibles inmediatamente.

Gestión de cobros y pagos
Los usuarios de Facturaplus generalmente realizan la gestión de cobros de clientes y pagos a proveedores a través de esta aplicación, mediante los “recibos”, que es como Facturaplus denomina cualquier derecho de cobro u obligación de pago derivada respectivamente de facturas de venta o de compra.

MESP incluye un modelo para la gestión integrada de cuentas a cobrar (clientes), y otro simétrico para la de cuenta a pagar (proveedores). Lo interesante de la gestión de cuentas a cobrar desde MESP, es que está integrado con Facturaplus y Contaplus, y añade un buen número de funciones de las que carecen esas aplicaciones.

MESP convierte a Facturaplus en un sistema completo de gestión de cuentas a cobrar, incluyendo control de gestiones, mensajes-recordatorio, envío de emails a clientes, tratamiento de cobros parciales, etc.

En cuanto a la contabilización automática, que es lo que nos ocupa en esta entrada, MESP puede generar automáticamente los asientos correspondientes a cobros, devoluciones o compensaciones de deudas de clientes, actualizando los datos simultáneamente en Facturaplus y Contaplus.

Según nuestra experiencia, mantener sincronizada la información de clientes en Facturaplus con la de Contaplus, suele constituir un desafío para la mayoría de los usuarios de ambas aplicaciones. MESP se constituye en una valiosa ayuda para garantizar esta sincronización.

Conclusiones

MESP es una aplicación hecha por profesionales de la administración de empresas, PARA profesionales de la misma área. Con frecuencia las aplicaciones se mueven en ese terreno arenoso entre los usuarios que expresan sus necesidades y los informáticos que desarrollan los programas.

Con frecuencia, los proyectos de desarrollo informático se parecen a la versión caricaturizada que puede verse en http://www.projectcartoon.com/cartoon/28.

Sin embargo, mediante MESP el profesional de la contabilidad puede moverse en “terreno conocido” y realizar procesos de contabilización automática de forma perfectamente controlada, con herramientas que también conoce. Aumentará su productividad, su eficiencia y su eficacia, tres objetivos CLAVE siempre, y especialmente en el contexto actual de la PYME.

Saludos,

Rafael

Más sobre las nuevas Funciones Contaplus para Excel

En marzo de este año anunciamos la incorporación de nuevas funciones a nuestro Módulo Excel para usuarios de programas de SAGE SP (MESP), que permiten incorporar información de Contaplus directamente en Excel.

Estas funciones ofrecen una versatilidad importante, liberando al usuario de establecer conexiones de datos y consultas, y permiten incorporar información de Contaplus a cualquier modelo Excel.

Siguiendo la filosofía de MESP, no se trata meramente de “importar” información. Las funciones realizan una consulta cada vez que se recalculan, de modo que la hoja Excel que las contiene siempre accederá a los datos actualizados de Contaplus. Si quiere evitarse este efecto, por ejemplo para producir un informe estático a una fecha determinada, será necesario copiar las celdas y “pegar valores” sobre ellas, una técnica muy utilizada para sustituir rápidamente fórmulas por los resultados de las mismas.

Las “funciones Contaplus” incorporadas hasta el momento son:

EXISTESUBCTA(Subcta; CodEmp)
Devuelve VERDADERO o FALSO, según la subcuenta que se pase como primer parámetro exista o no en la tabla “subcta.dbf” de la empresa con el código “CodEmp”.

Si la empresa con el código “CodEmp” no existe, la función devuelve un error.

Todas las funciones disponen de una pantalla de ayuda similar a la que se ilustra aquí:



TIT_CTA(CodCta; CodEmp; [Nivel])

Devuelve el título de la cuenta o subcuenta que se pase como primer parámetro en el plan de cuentas de la empresa “CodEmp”.

El código de la cuenta puede tener cualquier número de dígitos lógico. Por ejemplo, si CodCta es “572”, como esta cuenta a tres dígitos está definida en el PGC, la función devolverá “Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros”.

Si CodCta es “57”, el resultado será “Tesorería”.

SI la empresa tiene definidos otros niveles (4, 5, etc. dígitos), la función extraerá correctamente los títulos a cualquier nivel. Si no existen, la función devuelve un texto de error (no un error de Excel), por ejemplo “#Error# Cuenta o nivel no definido en Plan de Cuentas de la empresa (Balan)”.

El parámetro “Nivel” es opcional, e indica el número de dígitos que tienen las subcuentas en la empresa (máximo 12 en Contaplus). Si no se indica, la función encontrará el valor mediante una consulta adicional.

SALDOSUB(Subcta; CodEmp; [Fecha_límite])

Con esta función es posible extraer el saldo de una cuenta o grupo de cuentas de forma instantánea.

El parámetro “Subcta” indica la subcuenta o cuenta. Es importante señalar que la función calculará el saldo de una única subcuenta cuyo código se pase. Sin embargo, si se pasan menos dígitos, la función devuelve el agregado de los saldos de las subcuentas que comiencen por este código.

Por ejemplo, si Subcta = “57”, la función devolverá el saldo agregado de todas las cuentas de tesorería. Si Subcta = “572”, devolverá el saldo agregado de las cuentas corrientes bancarias en euros, etc.

El parámetro “CodEmp”, determina la empresa a la que se conectará la función.

El parámetro “Fecha_límite” permite restringir el cálculo de saldo desde el comienzo del ejercicio hasta la fecha que se indique en este parámetro (incluida). Si se omite, la función calculará el saldo en base a la totalidad de movimientos de diario.




INFO_EMPCPLUS(CodEmp;dato)

Contaplus incorpora un buen número de datos respecto de cada empresa, que se reparten en al menos dos tablas. Estos datos van desde el nombre de la empresa que figura en Contaplus, a cualquiera de los datos que se incorporan en las declaraciones fiscales y mercantiles.

La función INFO_EMPCPLUS permite incorporar fácilmente cualquiera de estos datos a una hoja Excel, indicando el código de la empresa en Contaplus, y el nombre del dato deseado.

El usuario medio no tiene por qué conocer el “nombre del dato”, que se encuentra definido en las tablas de Contaplus. Nuestros usuarios de MESP disponen del modelo MESP_00 que permite explorar las tablas de datos para encontrar la información deseada, pero este puede ser un proceso largo y tedioso.

Hemos incorporado a INFO_EMPCPLUS una ayuda automática que permite seleccionar el dato deseado con una pulsación del ratón sobre una lista de todos los datos disponibles (ver figura).




INFO_TERCERO_CPLUS(CodEmp;Cli/Pro;CodTercero;Dato)

En muchos casos es necesario elaborar informes o estados de cuenta referidos a terceros (básicamente clientes y proveedores), con datos como el domicilio, el NIF, etc.

La función INFO_TERCERO_CPLUS permite exactamente esto, indicando mediante el parámetro “Cli/Pro” si el dato se refiere a “Cli” clientes o “Pro” proveedores. El parámetro “CodTercero” contendrá los últimos dígitos de la subcuenta.

Por ejemplo, INFO_TERCERO_CPLUS (“03”,”cli”,”000003”,”nif”) devolverá el NIF del cliente cuya subcuenta termina en “000003”.

Ejemplo práctico

Preparar un cuadro de mandos mensual se ha convertido en un ejercicio casi obligatorio para empresas de cualquier dimensión. Imaginemos que uno de los parámetros a medir en un cuadro de mandos es la comparación de los saldos de clientes con los de tesorería.

La hoja que se ilustra en la figura, se construye exclusivamente con las funciones Contaplus de MESP y las capacidades gráficas de Excel, sin demasiadas complicaciones.

Advertencia

Las funciones Contaplus de MESP no aspiran a sustituir a las consultas MS Query tradicionales. Estas funciones devuelven UN SOLO DATO, e incluyen consultas a las tablas de Contaplus. En determinados entornos, el tiempo de recálculo ser demasiado largo. Además, las funciones no se han definido como “volátiles”, lo que implica que Excel no siempre las recalcula automáticamente, y es necesario pulsar para asegurarse de que los valores están actualizados.

Con sus limitaciones, sin embargo, estas funciones añaden flexibilidad y potencia a la conexión Excel-Contaplus que supone MESP, poniendo al alcance del usuario de Excel los datos contables con una flexibilidad hasta ahora desconocida.

Madrid, mayo de 2012