Productividad
Este
blog está dedicado a promover el uso de Excel como herramienta de productividad
en entornos de administración y contabilidad.
Los
despachos de asesoría que atienden las necesidades de las Pymes comparten
algunas necesidades, y experimentan problemas comunes relacionados con la
recepción, tratamiento y análisis de los datos contables de sus clientes.
En
general, estos despachos experimentan cuellos de botella al tener que tratar
importantes volúmenes de datos contables en muy poco tiempo, ya que las
obligaciones fiscales y mercantiles tienden a concentrarse en las mismas
fechas.
Contabilización automática
Estamos
asistiendo a una proliferación en el mercado de soluciones de “contabilización
automática” dirigidas a facilitar la incorporación de datos contables
procedentes de distintas fuentes, al sistema contable del despacho, para
permitir su tratamiento.
En AM
Consultores, hemos enfocado estos escenarios desde hace tiempo, con una
perspectiva menos “informática” y más centrada en la empatía con el usuario.
Para ello, nada mejor que MS Excel como herramienta de trabajo.
Todo el
mundo, en el ámbito de los despachos de asesoría, conoce y utiliza Excel.
Lamentablemente, el nivel de conocimiento de esta herramienta es muy variado y
sorprende la escasez de profesionales que hayan tenido la oportunidad de
profundizar en el conocimiento de esta hoja de cálculo.
Una de
las áreas más infrautilizadas es la capacidad de acceso a datos de Excel. En
este sentido, no es infrecuente que la preparación de informes, estados
financieros, cuadros de mando, estadísticas y gráficos, esté precedida de
largas y tediosas sesiones de introducción de datos manualmente en la hoja de
cálculo.
A veces
es posible el uso de las funciones copiar-pegar. En otras ocasiones, el
software contable o de gestión “exporta a Excel” los listados, Pero
generalmente la hoja de cálculo resultante necesita tantos “retoques”, que se
consume un muy valioso tiempo únicamente para disponer de datos susceptibles de
análisis.
Excel
ofrece desde hace algunos años la herramienta “Tabla dinámica”, enormemente
valiosa para análisis y simulaciones. Más recientemente, el complemento “Power
Pivot” añade una nueva dimensión a este concepto, libreando al usuario de las
limitaciones propias de las hojas de cálculo (analizar millones de registros ya
es posible con un ordenador medio).
MESP
Nuestro
Módulo Excel - Sistema de Productividad (MESP) está dirigido a conectar de
forma ágil y transparente Excel con los datos contables y de gestión.
Originalmente
orientado a usuarios de Contaplus y Facturaplus (de SAGE), MESP está ahora
disponible para ser utilizado por usuarios de otros programas mediante una
“pasarela” o puente (AMBridge),
desarrollado también en Excel, que lee datos contables (generalmente listados
de diario y subcuentas) procedentes virtualmente de cualquier programa del
mercado, y almacena los datos normalizados en una base de datos a la que
MESP-EXCEL pueden acceder de forma automática.
La elaboración de estados financieros normalizados (PGC) o
personalizados, se convierte así en un proceso realmente automático.
La intención es que el esfuerzo de los asesores se dirija al
estudio de los datos, y no a conseguir introducir los datos en un ordenador.
MESP no es un módulo fiscal. MESP facilita la tarea del
asesor y le permite añadir valor a
su tarea, mucho más allá de cumplir las cada vez más engorrosas obligaciones
fiscales y mercantiles. Un análisis sosegado de los datos permite conocer mejor
las características de la empresa que se estudia, y realizar una labor asesora
mucho más eficaz y valiosa.
Sobre todo, MESP no es un software cerrado. Nadie
conoce sus necesidades mejor que uno mismo. Ningún informático, por brillante
que sea, es capaz de prever en una herramienta las distintas situaciones que
pueden surgir. MESP es una extensión de Excel y, en este sentido,
el usuario podrá llevar a cabo cualquier tarea que se proponga utilizando datos
“vivos”.
No hay límites al
uso de esta herramienta. Preparar, por ejemplo, un dossier para la solicitud de
un crédito o ayuda se convierte en una tarea más inteligente que mecánica. De
la parte mecánica se hace cargo MESP-EXCEL.
Fra2Cplus
Desde el punto de vista de la contabilización automática,
MESP ofrece algunos módulos complementarios como Fra2Cplus, diseñados para recoger datos de facturación (emitida o
recibida), y mediante algunas reglas que el usuario puede configurar, generar
asientos contables e incorporarlos de forma automática.
Es cada vez más frecuente que las empresas de toda dimensión
utilicen sistemas de facturación sin conexión con su contabilidad. Por ejemplo,
multitud de servicios de tienda “online”, TPV, etc.
Todos estos programas
generan informes de facturación susceptibles de integrarse en contabilidad
mediante Fra2Cplus. En otros casos,
los datos de facturación se recogen por personas que conocen la operativa de la
empresa, pero no tienen formación contable. Hemos encontrado muchas veces esta
situación, donde también se aplica con éxito Fra2Cplus.
Norma AEB43
Otra área “caliente” para implantar soluciones de contabilización automática, es la
información procedente de las entidades de crédito.
Nuestro modelo MESP_08 nació como una solución elegante a la
necesidad de conciliar las cuentas de
bancos. Funciona comparando los datos contabilizados y los recibidos de la
entidad bancaria en la norma del cuaderno 43 de la AEB, y localizando y conciliando
las partidas que se corresponden.
Con aquellas partidas registradas por el banco que no
figuran en la contabilidad, pueden generarse asientos de forma semiautomática. Preferimos
“semi”, ya que el usuario controla en todo momento la estructura del asiento
generado. A veces “automático” significa “opaco” para el usuario, y esto no nos
parece deseable.
La evolución de las formas de hacer negocio ha hecho cambiar
la manera en que las empresas, especialmente las Pymes, enfocan la
contabilización de tesorería. Cada vez es más frecuente contabilizar “bancos”
casi exclusivamente a partir de los datos recibidos de la entidad. La utilidad
de este módulo, pues, gravita ahora más en su capacidad de generación de
asientos, ya que de esta forma la conciliación está garantizada.
En un contexto en el que el extracto bancario en norma AEB43
se convierte en una herramienta también para la inspección de la AEAT, la
importancia de MESP se multiplica.
Los despachos profesionales de asesoría y consultoría pueden
encontrar en MESP una herramienta ágil y flexible.
Contamos con un elevadísimo grado de satisfacción de
nuestros usuarios. Anímese a descargar y probar MESP.
Saludos
