Bienvenido

Bienvenido a "Excel y Contaplus", un blog para explorar cómo es posible aumentar la utilidad de Contaplus y Facturaplus mediante un buen uso de características de Excel que habitualmente no se enseñan en las academias.

Buscar en este blog

Cargando...

jueves, 28 de junio de 2012

Contaplus y migración a un ERP

Hace ya algunos años se planteaba un amigo cómo gestionar su negocio en un contexto de rápido crecimiento. ¡Ojalá tuviésemos más Pymes con ese tipo de problema hoy día! La discusión se centraba en si era mejor desarrollar una solución informática de gestión “a medida” en la casa, o adaptar una solución estándar existente en el mercado.

Aunque aquel amigo contaba con un buen equipo de personas y él mismo era muy aficionado al análisis minucioso de sistemas, la solución fue adquirir un sistema e invertir considerable tiempo y esfuerzo en la adaptación.

La mayoría de gerentes de Pymes que conozco, sin embargo, no tienen un especial interés en los detalles de las soluciones informáticas: quieren adquirir algo que funcione. Lamentablemente, con la toma de decisión de adquirir la licencia, apenas se ha iniciado un proceso que suele ser arduo y difícil y que, si no se gestiona bien, suele generar más problemas y frustraciones que satisfacciones.

En el contexto de las empresas de reducida dimensión es habitual encontrar instalaciones de Contaplus y Facturaplus (de SAGE SP, y conocidas en conjunto como PymePlus son las más utilizadas en España con más de 300.000 instalaciones) que parecen haber llegado a su límite en cuanto a sus posibilidades de ofrecer algo más que Balances y declaraciones de impuestos. Cuando hay que convertir los datos en INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN, parece que estas aplicaciones simplemente no dan la talla.

Y sin embargo, a nuestros clientes les aconsejamos que mediten cuidadosamente si un cambio (una “migración” en la jerga profesional) es la solución. Sin duda, en algunos casos esto es así. Invertir en los módulos que hagan falta de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tendrá mucho sentido para algunas de estas empresas, siempre que sepan ver más allá de las promesas de “tecnología de vanguardia”, “datos en la nube”, etc. 

Conocemos casos de empresas que llevan más de dos años intentando culminar con éxito una migración desde Contaplus a algunos de los más conocidos ERP’s (que no nombramos aquí por prudencia).

¿Cuál es el problema? Sencillamente que migrar a un ERP, de por sí, no es la solución. Lo que realmente es necesario es la herramienta informática adecuada, en el marco de trabajo adecuado. 

Las empresas necesitan desarrollar procedimientos de trabajo en las tareas de administración con tanta precisión como en el taller o en la logística.

No recuerdo ahora el autor de una cita que me viene a la mente: “El verdadero secreto del genio, en cualquier área, es la precisión”. Y esta precisión proviene de realizar los trabajos con sistemática. Por otra parte, en el área de contabilidad y administración es relativamente sencillo establecer estos sistemas de trabajo de manera que determinadas acciones se realicen siempre de la misma forma.

Las Pymes, ante la necesidad de “subir un escalón” y utilizar la información de Facturación, Inventarios, Cartera, Bancos y Contabilidad General para tomar decisiones y no sólo para salir del paso o cumplir con Hacienda, tienden a pensar que necesitan cambiar de programas, cuando lo que realmente eficaz es exprimir al máximo los que ya tienen, especialmente en estos momentos en que cualquier inversión importante hay que estudiarla con mucho cuidado.

La tesis que sostenemos, y que demostramos casi a diario con hechos, es que un enorme porcentaje de empresas pueden utilizar Contaplus y Facturaplus para todas sus necesidades de gestión, siempre que se complementen con un par de herramientas: Excel, y nuestro Módulo MESP. El esfuerzo hay que realizarlo en definir los procedimientos internos de manera que se garantice la precisión de la información.

Este conjunto de herramientas permite resolver las principales áreas de gestión que, de otra manera, haría necesario adquirir un buen número de “módulos” de un ERP: Contabilidad, Tesorería-Finanzas, Gestión de Activo Fijo, Compras, Ventas, Cartera, Almacén, Fabricación, importación y exportación de datos…

Si lo que su empresa necesita, sin embargo, es Gestionar proyectos o contratos complicados, implantar un sistema de pedidos “online” o poner datos a disposición de sus clientes a través de internet, por ejemplo, Pymeplus no será una solución aceptable.

Por lo que se refiere a “Inteligencia empresarial”, realmente ningún ERP va a aportar neuronas funcionales a su negocio. Créame, la única inteligencia de un negocio es la de su equipo humano… y eso si los gestores saben reconocerla, apreciarla y recompensarla. Si de lo que hablamos es de la capacidad de convertir grandes cantidades de datos en información valiosa para tomar decisiones, entonces está claro que necesitamos MS EXCEL, quizá el nuevo complemento de Microsoft denominado “PowerPivot”, y el conocimiento necesario para conectar Excel con los datos de gestión.

Pongamos un ejemplo en el “área sensible” de la cartera de efectos a cobrar. Si usted utiliza Facturaplus para generar facturas y recibos (utilice o no el ciclo completo pedido-albarán-factura-recibo), ya dispone de casi todo lo que necesita. Con Pymeplus podrá realizar la contabilización automática de las facturas y los cobros/devoluciones, y conectando Excel a sus datos, por ejemplo con nuestro módulo MESP, podrá gestionar los cobros con una precisión y puntualidad que ningún módulo de ERP le garantiza.

En nuestro canal de Youtube (AMExcelChannel) puede visualizar algunos videos “tutoriales” sobre diversas funcionalidades añadidas a Pymeplus a través de nuestro Módulo MESP. Concretamente, en este vínculo http://youtu.be/mHQmanYLElA , encontrará el ejemplo de CRM que hemos mencionado.

En conclusión: Si usted es responsable de una Pyme y está pensando “migrar” su sistema informático desde Pymeplus a “otro ERP más potente”, piénselo con cuidado. 
  • ¿Realmente ha llegado al límite de lo que puede hacerse con Pymeplus? 
  • ¿Ha valorado el coste en tiempo y dinero de la migración? 
  • ¿Dispondrá del personal con la formación adecuada? 
  • ¿Dispondrá su personal del tiempo necesario para adaptarse? 
  • ¿Va a adaptarse el ERP a su empresa o tendrá que se la empresa quien se adapte al ERP?
  • Al elevado coste de licencia, ¿podrá permitirse todos los módulos necesarios?
  • ¿Ha valorado el coste de CONSULTORÍA asociado a la migración?
  • Tome el plazo estimado de migración y multiplíquelo por 2,5. Con suerte, no se quedará corto.
Si es usted meticuloso, quizá le interese consultar el libro “Excel para Pymes” en el que se examinan las posibilidades reales de Pymeplus en conjunción con algunas técnicas de Excel.

Y siempre puede contribuir con sus ideas y opiniones en este cuaderno de bitácora ¿no?


Madrid, junio de 2012

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada