Estas funciones ofrecen una versatilidad importante, liberando al usuario de establecer conexiones de datos y consultas, y permiten incorporar información de Contaplus a cualquier modelo Excel.
Siguiendo la filosofía de MESP, no se trata meramente de “importar” información. Las funciones realizan una consulta cada vez que se recalculan, de modo que la hoja Excel que las contiene siempre accederá a los datos actualizados de Contaplus. Si quiere evitarse este efecto, por ejemplo para producir un informe estático a una fecha determinada, será necesario copiar las celdas y “pegar valores” sobre ellas, una técnica muy utilizada para sustituir rápidamente fórmulas por los resultados de las mismas.
Las “funciones Contaplus” incorporadas hasta el momento son:
EXISTESUBCTA(Subcta; CodEmp)
Devuelve VERDADERO o FALSO, según la subcuenta que se pase como primer parámetro exista o no en la tabla “subcta.dbf” de la empresa con el código “CodEmp”.
Si la empresa con el código “CodEmp” no existe, la función devuelve un error.
Todas las funciones disponen de una pantalla de ayuda similar a la que se ilustra aquí:
TIT_CTA(CodCta; CodEmp; [Nivel])
Devuelve el título de la cuenta o subcuenta que se pase como primer parámetro en el plan de cuentas de la empresa “CodEmp”.
El código de la cuenta puede tener cualquier número de dígitos lógico. Por ejemplo, si CodCta es “572”, como esta cuenta a tres dígitos está definida en el PGC, la función devolverá “Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros”.
Si CodCta es “57”, el resultado será “Tesorería”.
SI la empresa tiene definidos otros niveles (4, 5, etc. dígitos), la función extraerá correctamente los títulos a cualquier nivel. Si no existen, la función devuelve un texto de error (no un error de Excel), por ejemplo “#Error# Cuenta o nivel no definido en Plan de Cuentas de la empresa (Balan)”.
El parámetro “Nivel” es opcional, e indica el número de dígitos que tienen las subcuentas en la empresa (máximo 12 en Contaplus). Si no se indica, la función encontrará el valor mediante una consulta adicional.
SALDOSUB(Subcta; CodEmp; [Fecha_límite])
Con esta función es posible extraer el saldo de una cuenta o grupo de cuentas de forma instantánea.
El parámetro “Subcta” indica la subcuenta o cuenta. Es importante señalar que la función calculará el saldo de una única subcuenta cuyo código se pase. Sin embargo, si se pasan menos dígitos, la función devuelve el agregado de los saldos de las subcuentas que comiencen por este código.
Por ejemplo, si Subcta = “57”, la función devolverá el saldo agregado de todas las cuentas de tesorería. Si Subcta = “572”, devolverá el saldo agregado de las cuentas corrientes bancarias en euros, etc.
El parámetro “CodEmp”, determina la empresa a la que se conectará la función.
El parámetro “Fecha_límite” permite restringir el cálculo de saldo desde el comienzo del ejercicio hasta la fecha que se indique en este parámetro (incluida). Si se omite, la función calculará el saldo en base a la totalidad de movimientos de diario.
INFO_EMPCPLUS(CodEmp;dato)
Contaplus incorpora un buen número de datos respecto de cada empresa, que se reparten en al menos dos tablas. Estos datos van desde el nombre de la empresa que figura en Contaplus, a cualquiera de los datos que se incorporan en las declaraciones fiscales y mercantiles.
La función INFO_EMPCPLUS permite incorporar fácilmente cualquiera de estos datos a una hoja Excel, indicando el código de la empresa en Contaplus, y el nombre del dato deseado.
El usuario medio no tiene por qué conocer el “nombre del dato”, que se encuentra definido en las tablas de Contaplus. Nuestros usuarios de MESP disponen del modelo MESP_00 que permite explorar las tablas de datos para encontrar la información deseada, pero este puede ser un proceso largo y tedioso.
Hemos incorporado a INFO_EMPCPLUS una ayuda automática que permite seleccionar el dato deseado con una pulsación del ratón sobre una lista de todos los datos disponibles (ver figura).
INFO_TERCERO_CPLUS(CodEmp;Cli/Pro;CodTercero;Dato)
En muchos casos es necesario elaborar informes o estados de cuenta referidos a terceros (básicamente clientes y proveedores), con datos como el domicilio, el NIF, etc.
La función INFO_TERCERO_CPLUS permite exactamente esto, indicando mediante el parámetro “Cli/Pro” si el dato se refiere a “Cli” clientes o “Pro” proveedores. El parámetro “CodTercero” contendrá los últimos dígitos de la subcuenta.
Por ejemplo, INFO_TERCERO_CPLUS (“03”,”cli”,”000003”,”nif”) devolverá el NIF del cliente cuya subcuenta termina en “000003”.
Ejemplo práctico
Preparar un cuadro de mandos mensual se ha convertido en un ejercicio casi obligatorio para empresas de cualquier dimensión. Imaginemos que uno de los parámetros a medir en un cuadro de mandos es la comparación de los saldos de clientes con los de tesorería.
La hoja que se ilustra en la figura, se construye exclusivamente con las funciones Contaplus de MESP y las capacidades gráficas de Excel, sin demasiadas complicaciones.
Advertencia
Las funciones Contaplus de MESP no aspiran a sustituir a las consultas MS Query tradicionales. Estas funciones devuelven UN SOLO DATO, e incluyen consultas a las tablas de Contaplus. En determinados entornos, el tiempo de recálculo ser demasiado largo. Además, las funciones no se han definido como “volátiles”, lo que implica que Excel no siempre las recalcula automáticamente, y es necesario pulsarCon sus limitaciones, sin embargo, estas funciones añaden flexibilidad y potencia a la conexión Excel-Contaplus que supone MESP, poniendo al alcance del usuario de Excel los datos contables con una flexibilidad hasta ahora desconocida.
Madrid, mayo de 2012
