Contaplus y migración a un ERP

Hace ya algunos años se planteaba un amigo cómo gestionar su negocio en un contexto de rápido crecimiento. ¡Ojalá tuviésemos más Pymes con ese tipo de problema hoy día! La discusión se centraba en si era mejor desarrollar una solución informática de gestión “a medida” en la casa, o adaptar una solución estándar existente en el mercado.

Aunque aquel amigo contaba con un buen equipo de personas y él mismo era muy aficionado al análisis minucioso de sistemas, la solución fue adquirir un sistema e invertir considerable tiempo y esfuerzo en la adaptación.

La mayoría de gerentes de Pymes que conozco, sin embargo, no tienen un especial interés en los detalles de las soluciones informáticas: quieren adquirir algo que funcione. Lamentablemente, con la toma de decisión de adquirir la licencia, apenas se ha iniciado un proceso que suele ser arduo y difícil y que, si no se gestiona bien, suele generar más problemas y frustraciones que satisfacciones.

En el contexto de las empresas de reducida dimensión es habitual encontrar instalaciones de Contaplus y Facturaplus (de SAGE SP, y conocidas en conjunto como PymePlus son las más utilizadas en España con más de 300.000 instalaciones) que parecen haber llegado a su límite en cuanto a sus posibilidades de ofrecer algo más que Balances y declaraciones de impuestos. Cuando hay que convertir los datos en INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN, parece que estas aplicaciones simplemente no dan la talla.

Y sin embargo, a nuestros clientes les aconsejamos que mediten cuidadosamente si un cambio (una “migración” en la jerga profesional) es la solución. Sin duda, en algunos casos esto es así. Invertir en los módulos que hagan falta de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tendrá mucho sentido para algunas de estas empresas, siempre que sepan ver más allá de las promesas de “tecnología de vanguardia”, “datos en la nube”, etc. 

Conocemos casos de empresas que llevan más de dos años intentando culminar con éxito una migración desde Contaplus a algunos de los más conocidos ERP’s (que no nombramos aquí por prudencia).

¿Cuál es el problema? Sencillamente que migrar a un ERP, de por sí, no es la solución. Lo que realmente es necesario es la herramienta informática adecuada, en el marco de trabajo adecuado. 

Las empresas necesitan desarrollar procedimientos de trabajo en las tareas de administración con tanta precisión como en el taller o en la logística.

No recuerdo ahora el autor de una cita que me viene a la mente: “El verdadero secreto del genio, en cualquier área, es la precisión”. Y esta precisión proviene de realizar los trabajos con sistemática. Por otra parte, en el área de contabilidad y administración es relativamente sencillo establecer estos sistemas de trabajo de manera que determinadas acciones se realicen siempre de la misma forma.

Las Pymes, ante la necesidad de “subir un escalón” y utilizar la información de Facturación, Inventarios, Cartera, Bancos y Contabilidad General para tomar decisiones y no sólo para salir del paso o cumplir con Hacienda, tienden a pensar que necesitan cambiar de programas, cuando lo que realmente eficaz es exprimir al máximo los que ya tienen, especialmente en estos momentos en que cualquier inversión importante hay que estudiarla con mucho cuidado.

La tesis que sostenemos, y que demostramos casi a diario con hechos, es que un enorme porcentaje de empresas pueden utilizar Contaplus y Facturaplus para todas sus necesidades de gestión, siempre que se complementen con un par de herramientas: Excel, y nuestro Módulo MESP. El esfuerzo hay que realizarlo en definir los procedimientos internos de manera que se garantice la precisión de la información.

Este conjunto de herramientas permite resolver las principales áreas de gestión que, de otra manera, haría necesario adquirir un buen número de “módulos” de un ERP: Contabilidad, Tesorería-Finanzas, Gestión de Activo Fijo, Compras, Ventas, Cartera, Almacén, Fabricación, importación y exportación de datos…

Si lo que su empresa necesita, sin embargo, es Gestionar proyectos o contratos complicados, implantar un sistema de pedidos “online” o poner datos a disposición de sus clientes a través de internet, por ejemplo, Pymeplus no será una solución aceptable.

Por lo que se refiere a “Inteligencia empresarial”, realmente ningún ERP va a aportar neuronas funcionales a su negocio. Créame, la única inteligencia de un negocio es la de su equipo humano… y eso si los gestores saben reconocerla, apreciarla y recompensarla. Si de lo que hablamos es de la capacidad de convertir grandes cantidades de datos en información valiosa para tomar decisiones, entonces está claro que necesitamos MS EXCEL, quizá el nuevo complemento de Microsoft denominado “PowerPivot”, y el conocimiento necesario para conectar Excel con los datos de gestión.

Pongamos un ejemplo en el “área sensible” de la cartera de efectos a cobrar. Si usted utiliza Facturaplus para generar facturas y recibos (utilice o no el ciclo completo pedido-albarán-factura-recibo), ya dispone de casi todo lo que necesita. Con Pymeplus podrá realizar la contabilización automática de las facturas y los cobros/devoluciones, y conectando Excel a sus datos, por ejemplo con nuestro módulo MESP, podrá gestionar los cobros con una precisión y puntualidad que ningún módulo de ERP le garantiza.

En nuestro canal de Youtube (AMExcelChannel) puede visualizar algunos videos “tutoriales” sobre diversas funcionalidades añadidas a Pymeplus a través de nuestro Módulo MESP. Concretamente, en este vínculo http://youtu.be/mHQmanYLElA , encontrará el ejemplo de CRM que hemos mencionado.

En conclusión: Si usted es responsable de una Pyme y está pensando “migrar” su sistema informático desde Pymeplus a “otro ERP más potente”, piénselo con cuidado. 

• ¿Realmente ha llegado al límite de lo que puede hacerse con Pymeplus? 
• ¿Ha valorado el coste en tiempo y dinero de la migración? 
• ¿Dispondrá del personal con la formación adecuada? 
• ¿Dispondrá su personal del tiempo necesario para adaptarse? 
• ¿Va a adaptarse el ERP a su empresa o tendrá que se la empresa quien se adapte al ERP?
• Al elevado coste de licencia, ¿podrá permitirse todos los módulos necesarios?
• ¿Ha valorado el coste de CONSULTORÍA asociado a la migración?
• Tome el plazo estimado de migración y multiplíquelo por 2,5. Con suerte, no se quedará corto.

Si es usted meticuloso, quizá le interese consultar el libro “Excel para Pymes” en el que se examinan las posibilidades reales de Pymeplus en conjunción con algunas técnicas de Excel.

Y siempre puede contribuir con sus ideas y opiniones en este cuaderno de bitácora ¿no?


Madrid, junio de 2012

Contabilización automática en Contaplus

En otras entradas de este blog hemos hecho referencia a la importación de asientos en Contaplus, lo que en algunos foros se denomina CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA.

Como los usuarios saben, Contaplus permite importar y exportar asientos mediante unos archivos “puente”, que según la documentación del programa, pueden ser “ASCII” o “Xbase”.

Los archivos puente

ASCII. Para el usuario medio, no informático, esto no es realmente muy útil. “ASCII” es el acrónimo de American Standard Code for Information Interchange — Código Estándar Estadounidense para el Intercambio de Información, como una rápida consulta por internet puede aclarar. Pero lo importante es que se trata de simples “archivos de texto”, que es posible crear con el bloc de notas de Windows.

xBase. Este término se acuñó para agrupar a las tablas de datos que se basan en un sistema de almacenamiento y un lenguaje de programación orientado al manejo de datos denominado “dBase”. Es curioso que la primera versión comercial recibiera el nombre de dBase II, para promover la idea de que era un producto experimentado. En 1985 se lanzó Contaplus como programa de contabilidad para el PC, a precio accesible y disponible en kioscos, y tuvo un enorme éxito. Contaplus almacenaba (y almacena hasta hoy) los datos en tablas de tipo dBase III, que se había lanzado en julio de 1984.

En resumen, para utilizar la IMPORTACIÓN de datos de Contaplus, es necesario generar los registros correspondientes a cada apunte en uno de esos formatos. En la ayuda de versión de 2012 que utilizo actualmente, se incluye una “Estructura XBase del Fichero de Traspaso” que habría que generar, así como algunas indicaciones valiosas e información sobre cómo incluir datos de las subcuentas que aparezcan en los asientos a importar, y que no existan aún en Contaplus.

La solución MESP

Con nuestra aplicación MESP (Módulo Excel para usuarios de programas de Sage SP), a la que venimos refiriéndonos en este blog, establecemos una conexión DIRECTA entre Excel y Contaplus, es decir, no se generan archivos “puente”.

El usuario medio de Contaplus tiende a ser también usuario de Excel, y no está realmente interesado en la estructura de los archivos ni en cómo generarlos. A veces dispone de los asientos en Excel porque su programa de facturación puede generarlos, otras veces porque la facturación en sí ya se hace en Excel, o por multitud de otros motivos. El caso es que las referencias a celdas de Excel son familiares para la gran mayoría de usuarios de Contaplus.

El proceso se realiza paso a paso: 

1)      Indicar la hoja Excel donde están los datos (esta hoja se abre, y se muestra al usuario), así como seleccionar la “empresa Contaplus” de destino.

2)      Indicar a qué información (campos) corresponde cada columna de datos en Excel. Esto se hace gráficamente mediante el ratón, o automáticamente si los encabezados de las columnas coinciden con los nombres de los campos.

    3)      Comprobar la validez de los datos. Si se encuentran errores, es posible corregirlos directamente sobre la hoja de origen sin cancelar el proceso. Si los errores consisten en que faltan subcuentas en Contaplus, es posible generar dichas subcuentas automáticamente.

4)      Realizar la exportación.

Al terminar el proceso los datos están integrados en Contaplus a todos los efectos, y disponibles inmediatamente.

Contabilización de datos bancarios

MESP incluye un modelo Excel para la conciliación electrónica de bancos, que completa las funciones de banca electrónica de Contaplus. Este modelo permite realizar punteos automáticos entre el diario y los movimientos descargados en formato AEB 43 (o CSB 43 como se les conocía anteriormente), de manera mucho más intuitiva, rápida y precisa.

Sin embargo, muchos de los usuarios de MESP y Contaplus utilizan los movimientos descargados en dicho formato, no sólo para conciliar la cuenta bancaria, sino para contabilizar los movimientos. Para ofrecer una solución fiable y eficaz a esta necesidad, nuestra nueva versión de MESP incluye la posibilidad de realizar asientos automáticos en Contaplus a partir de los datos del banco.

A nosotros nos gusta más denominarla contabilización “semiautomática”, porque se realiza siempre bajo la supervisión del usuario. Aunque MESP propone la contrapartida del cargo o abono del banco, es el usuario quien decide a qué subcuenta deberá ir finalmente. Respecto del concepto, es posible utilizar la información que incluye el banco en el archivo, modificarlo o sustituirlo.

Como en la utilidad general de exportación desde Excel a Contaplus, no se utilizan archivos “puente”, y una vez realizada esta exportación los asientos quedan incorporados a Contaplus y disponibles inmediatamente.

Gestión de cobros y pagos
Los usuarios de Facturaplus generalmente realizan la gestión de cobros de clientes y pagos a proveedores a través de esta aplicación, mediante los “recibos”, que es como Facturaplus denomina cualquier derecho de cobro u obligación de pago derivada respectivamente de facturas de venta o de compra.

MESP incluye un modelo para la gestión integrada de cuentas a cobrar (clientes), y otro simétrico para la de cuenta a pagar (proveedores). Lo interesante de la gestión de cuentas a cobrar desde MESP, es que está integrado con Facturaplus y Contaplus, y añade un buen número de funciones de las que carecen esas aplicaciones.

MESP convierte a Facturaplus en un sistema completo de gestión de cuentas a cobrar, incluyendo control de gestiones, mensajes-recordatorio, envío de emails a clientes, tratamiento de cobros parciales, etc.

En cuanto a la contabilización automática, que es lo que nos ocupa en esta entrada, MESP puede generar automáticamente los asientos correspondientes a cobros, devoluciones o compensaciones de deudas de clientes, actualizando los datos simultáneamente en Facturaplus y Contaplus.

Según nuestra experiencia, mantener sincronizada la información de clientes en Facturaplus con la de Contaplus, suele constituir un desafío para la mayoría de los usuarios de ambas aplicaciones. MESP se constituye en una valiosa ayuda para garantizar esta sincronización.

Conclusiones

MESP es una aplicación hecha por profesionales de la administración de empresas, PARA profesionales de la misma área. Con frecuencia las aplicaciones se mueven en ese terreno arenoso entre los usuarios que expresan sus necesidades y los informáticos que desarrollan los programas.

Con frecuencia, los proyectos de desarrollo informático se parecen a la versión caricaturizada que puede verse en http://www.projectcartoon.com/cartoon/28.

Sin embargo, mediante MESP el profesional de la contabilidad puede moverse en “terreno conocido” y realizar procesos de contabilización automática de forma perfectamente controlada, con herramientas que también conoce. Aumentará su productividad, su eficiencia y su eficacia, tres objetivos CLAVE siempre, y especialmente en el contexto actual de la PYME.

Saludos,

Rafael