Productividad

Este blog está dedicado a promover el uso de Excel como herramienta de productividad en entornos de administración y contabilidad.

Los despachos de asesoría que atienden las necesidades de las Pymes comparten algunas necesidades, y experimentan problemas comunes relacionados con la recepción, tratamiento y análisis de los datos contables de sus clientes.

En general, estos despachos experimentan cuellos de botella al tener que tratar importantes volúmenes de datos contables en muy poco tiempo, ya que las obligaciones fiscales y mercantiles tienden a concentrarse en las mismas fechas.

Contabilización automática

Estamos asistiendo a una proliferación en el mercado de soluciones de “contabilización automática” dirigidas a facilitar la incorporación de datos contables procedentes de distintas fuentes, al sistema contable del despacho, para permitir su tratamiento.

En AM Consultores, hemos enfocado estos escenarios desde hace tiempo, con una perspectiva menos “informática” y más centrada en la empatía con el usuario. Para ello, nada mejor que MS Excel como herramienta de trabajo.

Todo el mundo, en el ámbito de los despachos de asesoría, conoce y utiliza Excel. Lamentablemente, el nivel de conocimiento de esta herramienta es muy variado y sorprende la escasez de profesionales que hayan tenido la oportunidad de profundizar en el conocimiento de esta hoja de cálculo.

Una de las áreas más infrautilizadas es la capacidad de acceso a datos de Excel. En este sentido, no es infrecuente que la preparación de informes, estados financieros, cuadros de mando, estadísticas y gráficos, esté precedida de largas y tediosas sesiones de introducción de datos manualmente en la hoja de cálculo.

A veces es posible el uso de las funciones copiar-pegar. En otras ocasiones, el software contable o de gestión “exporta a Excel” los listados, Pero generalmente la hoja de cálculo resultante necesita tantos “retoques”, que se consume un muy valioso tiempo únicamente para disponer de datos susceptibles de análisis.

Excel ofrece desde hace algunos años la herramienta “Tabla dinámica”, enormemente valiosa para análisis y simulaciones. Más recientemente, el complemento “Power Pivot” añade una nueva dimensión a este concepto, libreando al usuario de las limitaciones propias de las hojas de cálculo (analizar millones de registros ya es posible con un ordenador medio).

MESP

Nuestro Módulo Excel - Sistema de Productividad (MESP) está dirigido a conectar de forma ágil y transparente Excel con los datos contables y de gestión.

Originalmente orientado a usuarios de Contaplus y Facturaplus (de SAGE), MESP está ahora disponible para ser utilizado por usuarios de otros programas mediante una “pasarela” o puente (AMBridge), desarrollado también en Excel, que lee datos contables (generalmente listados de diario y subcuentas) procedentes virtualmente de cualquier programa del mercado, y almacena los datos normalizados en una base de datos a la que MESP-EXCEL pueden acceder de forma automática.

La elaboración de estados financieros normalizados (PGC) o personalizados, se convierte así en un proceso realmente automático.
La intención es que el esfuerzo de los asesores se dirija al estudio de los datos, y no a conseguir introducir los datos en un ordenador.

MESP no es un módulo fiscal. MESP facilita la tarea del asesor y le permite añadir valor a su tarea, mucho más allá de cumplir las cada vez más engorrosas obligaciones fiscales y mercantiles. Un análisis sosegado de los datos permite conocer mejor las características de la empresa que se estudia, y realizar una labor asesora mucho más eficaz y valiosa.

Sobre todo, MESP no es un software cerrado. Nadie conoce sus necesidades mejor que uno mismo. Ningún informático, por brillante que sea, es capaz de prever en una herramienta las distintas situaciones que pueden surgir. MESP  es una extensión de Excel y, en este sentido, el usuario podrá llevar a cabo cualquier tarea que se proponga utilizando datos “vivos”.

No hay límites al uso de esta herramienta. Preparar, por ejemplo, un dossier para la solicitud de un crédito o ayuda se convierte en una tarea más inteligente que mecánica. De la parte mecánica se hace cargo MESP-EXCEL.

Fra2Cplus

Desde el punto de vista de la contabilización automática, MESP ofrece algunos módulos complementarios como Fra2Cplus, diseñados para recoger datos de facturación (emitida o recibida), y mediante algunas reglas que el usuario puede configurar, generar asientos contables e incorporarlos de forma automática.

Es cada vez más frecuente que las empresas de toda dimensión utilicen sistemas de facturación sin conexión con su contabilidad. Por ejemplo, multitud de servicios de tienda “online”, TPV, etc. 
Todos estos programas generan informes de facturación susceptibles de integrarse en contabilidad mediante Fra2Cplus. En otros casos, los datos de facturación se recogen por personas que conocen la operativa de la empresa, pero no tienen formación contable. Hemos encontrado muchas veces esta situación, donde también se aplica con éxito Fra2Cplus.

Norma AEB43

Otra área “caliente” para implantar soluciones  de contabilización automática, es la información procedente de las entidades de crédito.

Nuestro modelo MESP_08 nació como una solución elegante a la necesidad de conciliar las cuentas de bancos. Funciona comparando los datos contabilizados y los recibidos de la entidad bancaria en la norma del cuaderno 43 de la AEB, y localizando y conciliando las partidas que se corresponden.

Con aquellas partidas registradas por el banco que no figuran en la contabilidad, pueden generarse asientos de forma semiautomática. Preferimos “semi”, ya que el usuario controla en todo momento la estructura del asiento generado. A veces “automático” significa “opaco” para el usuario, y esto no nos parece deseable.

La evolución de las formas de hacer negocio ha hecho cambiar la manera en que las empresas, especialmente las Pymes, enfocan la contabilización de tesorería. Cada vez es más frecuente contabilizar “bancos” casi exclusivamente a partir de los datos recibidos de la entidad. La utilidad de este módulo, pues, gravita ahora más en su capacidad de generación de asientos, ya que de esta forma la conciliación está garantizada.

En un contexto en el que el extracto bancario en norma AEB43 se convierte en una herramienta también para la inspección de la AEAT, la importancia de MESP se multiplica.
Los despachos profesionales de asesoría y consultoría pueden encontrar en MESP una herramienta ágil y flexible.

Contamos con un elevadísimo grado de satisfacción de nuestros usuarios. Anímese a descargar y probar MESP.

Saludos